Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh là những giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị để thông báo việc tạm ngừng hoạt động kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh. Mặc dù số lượng giấy tờ không nhiều nhưng thành phần hồ sơ có sự khác biệt giữa công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân.
Trên thực tế, doanh nghiệp thường gặp vướng mắc khi xác định ai có thẩm quyền quyết định tạm ngừng, có phải nộp biên bản họp hay không, sử dụng mẫu thông báo nào và chuẩn bị giấy tờ ủy quyền ra sao.
Việc xác định sai thành phần hồ sơ hoặc thẩm quyền ban hành văn bản có thể dẫn đến yêu cầu sửa đổi, bổ sung, ảnh hưởng đến kế hoạch tạm ngừng kinh doanh.
Bài viết dưới đây của Enterlaw hướng dẫn hồ sơ tạm ngừng kinh doanh theo từng loại hình doanh nghiệp, cách chuẩn bị những tài liệu quan trọng và checklist kiểm tra trước khi nộp theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh gồm những giấy tờ gì?
Căn cứ khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp gồm những tài liệu chính sau:
1. Thông báo tạm ngừng kinh doanh
Đây là giấy tờ bắt buộc đối với tất cả loại hình doanh nghiệp, được lập theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành.
2. Nghị quyết hoặc quyết định về việc tạm ngừng kinh doanh
Áp dụng đối với công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần và công ty hợp danh.
Văn bản phải được ban hành bởi chủ thể có thẩm quyền tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp.
3. Tài liệu ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có)
Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục, cần chuẩn bị giấy tờ ủy quyền phù hợp với quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Như vậy, ngoài thông báo tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định loại hình và hình thức thực hiện thủ tục để chuẩn bị các tài liệu tương ứng.
Lưu ý: Thành phần hồ sơ nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh cần được phân biệt với những tài liệu quản trị nội bộ doanh nghiệp phải lập và lưu giữ.
2. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh theo từng loại hình doanh nghiệp
Việc chuẩn bị hồ sơ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và thẩm quyền ban hành nghị quyết, quyết định về việc tạm ngừng kinh doanh.
Dưới đây là thành phần hồ sơ và những điểm cần lưu ý đối với từng loại hình.
2.1. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh công ty TNHH một thành viên
Đối với công ty TNHH một thành viên, hồ sơ gồm:
- Thông báo tạm ngừng kinh doanh theo mẫu hiện hành.
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Tài liệu ủy quyền nếu thực hiện thông qua người được ủy quyền.
Về thẩm quyền quyết định:
Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, văn bản phải thể hiện quyết định của chủ sở hữu công ty.
- Nếu chủ sở hữu là cá nhân, việc quyết định tạm ngừng được thực hiện theo thẩm quyền của chủ sở hữu.
- Nếu chủ sở hữu là tổ chức, cần xem xét cơ cấu quản lý, người đại diện có thẩm quyền và điều lệ công ty để xác định việc ban hành, ký văn bản.
Ví dụ: Công ty TNHH A do một cá nhân làm chủ sở hữu. Khi muốn tạm ngừng kinh doanh 06 tháng, công ty phải có quyết định của chủ sở hữu và thông báo tạm ngừng kinh doanh theo mẫu.
Trường hợp chủ sở hữu đồng thời là người đại diện theo pháp luật, người này có thể ký các văn bản tương ứng theo đúng tư cách, thẩm quyền của mình.
2.2. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh công ty TNHH hai thành viên trở lên
Hồ sơ gồm:
- Thông báo tạm ngừng kinh doanh.
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Tài liệu ủy quyền nếu có.
Về thẩm quyền quyết định:
Hội đồng thành viên là cơ quan có thẩm quyền ban hành nghị quyết hoặc quyết định được yêu cầu trong hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh.
Doanh nghiệp phải bảo đảm việc thông qua nghị quyết, quyết định phù hợp với Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty, những vấn đề cần chú ý gồm:
- Thẩm quyền triệu tập và tổ chức cuộc họp.
- Điều kiện tiến hành cuộc họp.
- Tỷ lệ biểu quyết thông qua nghị quyết, quyết định.
- Việc lập, ký và lưu giữ biên bản họp khi pháp luật yêu cầu.
Ví dụ: Công ty TNHH B có ba thành viên góp vốn. Giám đốc công ty muốn tạm ngừng kinh doanh 12 tháng.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện việc quyết định tạm ngừng theo thẩm quyền của Hội đồng thành viên, không chỉ dựa vào ý chí riêng của Giám đốc nếu Giám đốc không đồng thời có thẩm quyền quyết định nội dung đó.
2.3. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần
Hồ sơ gồm:
- Thông báo tạm ngừng kinh doanh.
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng quản trị về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Tài liệu ủy quyền nếu có.
Về thẩm quyền quyết định:
Theo khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, văn bản cần nộp trong hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh của công ty cổ phần là nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng quản trị.
Do đó, không mặc nhiên phải chuẩn bị nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông để thay thế văn bản này.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xem xét quy định quản trị nội bộ, điều lệ và các quyết định liên quan để bảo đảm việc tổ chức, thông qua nghị quyết đúng thẩm quyền.
Ví dụ: Công ty cổ phần C có năm thành viên Hội đồng quản trị. Công ty dự kiến tạm ngừng kinh doanh trong 09 tháng.
Hội đồng quản trị cần thông qua nghị quyết hoặc quyết định về việc tạm ngừng theo quy định. Văn bản này được sử dụng trong hồ sơ thông báo gửi cơ quan đăng ký kinh doanh.
Trường hợp việc thông qua được thực hiện tại cuộc họp, công ty còn phải tuân thủ nghĩa vụ lập và lưu giữ biên bản họp theo quy định.
2.4. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh công ty hợp danh
Đối với công ty hợp danh, hồ sơ gồm:
- Thông báo tạm ngừng kinh doanh.
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên.
- Tài liệu ủy quyền nếu có.
Về thẩm quyền quyết định:
Hội đồng thành viên công ty hợp danh thực hiện việc quyết định tạm ngừng theo quy định của Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty.
Khi chuẩn bị nghị quyết hoặc quyết định, cần kiểm tra quy định về quyền tham gia biểu quyết, điều kiện thông qua và thẩm quyền ký văn bản.
Đây là vấn đề cần chú ý vì công ty hợp danh có cơ cấu quản trị và chế độ trách nhiệm của thành viên khác với công ty TNHH, công ty cổ phần.
2.5. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh doanh nghiệp tư nhân
Đối với doanh nghiệp tư nhân, hồ sơ cơ bản gồm:
- Thông báo tạm ngừng kinh doanh theo mẫu.
- Tài liệu ủy quyền nếu chủ doanh nghiệp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.
Về thẩm quyền quyết định:
Chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định đối với hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm về hoạt động của doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Do đó, doanh nghiệp tư nhân không phải nộp nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên hay Hội đồng quản trị như các loại hình công ty.
Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm tính chính xác của thông tin trong thông báo và thực hiện thủ tục đúng quy định.
3. Mẫu thông báo tạm ngừng kinh doanh mới nhất
Thông báo tạm ngừng kinh doanh được lập theo Mẫu số 27 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 21/8/2026.
Đây là biểu mẫu sử dụng khi doanh nghiệp, chi nhánh, địa điểm kinh doanh thông báo tạm ngừng kinh doanh hoặc văn phòng đại diện thông báo tạm ngừng hoạt động, cũng như trường hợp tiếp tục hoạt động trước thời hạn theo nội dung tương ứng, khi lập thông báo, doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Tên và mã số doanh nghiệp.
- Thời điểm bắt đầu, kết thúc tạm ngừng.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật.
- Số điện thoại, địa chỉ thư điện tử theo yêu cầu.
- Nội dung thông báo, cam kết và chữ ký đúng thẩm quyền.
Doanh nghiệp có thể tra cứu biểu mẫu tại Thông tư 121/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Việc hướng dẫn chi tiết cách điền biểu mẫu cần được xem xét theo từng trường hợp cụ thể để tránh kê khai sai thông tin hoặc thời gian tạm ngừng.
4. Tạm ngừng kinh doanh có phải nộp biên bản họp không?
Theo khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, biên bản họp không thuộc thành phần hồ sơ bắt buộc phải nộp khi thông báo tạm ngừng kinh doanh.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua việc tổ chức họp, lập biên bản hoặc lưu giữ tài liệu quản trị nội bộ khi pháp luật yêu cầu.
Cần phân biệt hai nhóm tài liệu sau:
| Nội dung | Hồ sơ nộp cơ quan đăng ký kinh doanh | Hồ sơ quản trị nội bộ |
|---|---|---|
| Thông báo tạm ngừng kinh doanh | Bắt buộc | Lưu bản theo nhu cầu quản lý |
| Nghị quyết hoặc quyết định | Nộp theo loại hình công ty | Phải lưu giữ theo quy định |
| Biên bản họp | Không thuộc thành phần hồ sơ bắt buộc | Phải lập, lưu khi pháp luật yêu cầu |
| Tài liệu biểu quyết, kiểm phiếu | Không mặc nhiên phải nộp | Lập, lưu tùy trường hợp |
| Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục | Nộp theo quy định nếu có ủy quyền | Lưu để quản lý việc ủy quyền |
Ví dụ 1: Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Hội đồng thành viên tổ chức họp và thông qua nghị quyết tạm ngừng kinh doanh. Công ty phải thực hiện đúng các quy định về họp và lập biên bản. Tuy nhiên, bộ hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh không yêu cầu phải nộp kèm biên bản họp.
Ví dụ 2: Công ty cổ phần
Hội đồng quản trị họp và quyết định tạm ngừng kinh doanh.
Công ty cần lập, lưu biên bản họp theo quy định; còn hồ sơ gửi cơ quan đăng ký kinh doanh phải có nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng quản trị.
Kết luận: Không bắt buộc nộp biên bản họp là quy định về thành phần hồ sơ hành chính, không phải sự miễn trừ đối với các nghĩa vụ quản trị nội bộ của doanh nghiệp.
5. Hồ sơ tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Theo Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cần phân biệt trường hợp toàn bộ doanh nghiệp tạm ngừng với trường hợp chỉ tạm ngừng một đơn vị phụ thuộc.
5.1. Trường hợp toàn bộ doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh
Khi doanh nghiệp thông báo tạm ngừng kinh doanh, cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật đồng thời tình trạng pháp lý của doanh nghiệp và các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đang ở trạng thái hoạt động sang trạng thái tạm ngừng.
Vì vậy, doanh nghiệp không phải mặc nhiên chuẩn bị một bộ hồ sơ thông báo tạm ngừng riêng cho từng đơn vị phụ thuộc chỉ để thực hiện việc cập nhật đồng thời này.
5.2. Trường hợp chỉ tạm ngừng một đơn vị phụ thuộc
Nếu doanh nghiệp vẫn hoạt động bình thường nhưng muốn tạm ngừng riêng một chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, hồ sơ cơ bản gồm:
- Thông báo tạm ngừng kinh doanh hoặc tạm ngừng hoạt động của đơn vị tương ứng.
- Tài liệu ủy quyền nếu thực hiện thông qua người được ủy quyền.
Khoản 2 Điều 60 không yêu cầu nộp riêng nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị đối với trường hợp chỉ thông báo tạm ngừng một đơn vị phụ thuộc.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra thẩm quyền quyết định và các quy định quản trị nội bộ trước khi thực hiện.
Ví dụ: Công ty D có trụ sở chính tại Hà Nội và một chi nhánh tại Hải Phòng.
Nếu công ty chỉ muốn tạm ngừng chi nhánh Hải Phòng, hồ sơ phải xác định đúng chi nhánh cần tạm ngừng, thay vì thực hiện thông báo tạm ngừng kinh doanh đối với toàn bộ công ty.
6. Checklist kiểm tra hồ sơ tạm ngừng kinh doanh trước khi nộp
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra theo danh sách dưới đây để hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung.
| STT | Nội dung cần kiểm tra | Hoàn thành |
|---|---|---|
| 1 | Xác định đúng loại hình doanh nghiệp | ☐ |
| 2 | Sử dụng mẫu thông báo hiện hành | ☐ |
| 3 | Kiểm tra tên, mã số doanh nghiệp | ☐ |
| 4 | Ghi chính xác ngày bắt đầu, kết thúc tạm ngừng | ☐ |
| 5 | Kiểm tra thời hạn tạm ngừng theo quy định | ☐ |
| 6 | Chuẩn bị nghị quyết hoặc quyết định đúng thẩm quyền nếu thuộc trường hợp phải nộp | ☐ |
| 7 | Kiểm tra người ký và tư cách ký từng văn bản | ☐ |
| 8 | Hoàn thành các tài liệu quản trị nội bộ cần thiết | ☐ |
| 9 | Kiểm tra thông tin liên hệ bắt buộc | ☐ |
| 10 | Chuẩn bị tài liệu ủy quyền nếu có | ☐ |
| 11 | Bảo đảm nộp hồ sơ đúng thời hạn thông báo | ☐ |
Về thời hạn, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp đã từng tạm ngừng, còn cần kiểm tra giới hạn tổng thời gian tạm ngừng liên tiếp theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP và quy định chuyển tiếp tương ứng.
Để tìm hiểu về cách nộp, cơ quan tiếp nhận và thời gian xử lý hồ sơ, Quý khách hàng có thể tham khảo bài thủ tục tạm ngừng kinh doanh của Enterlaw.
7. Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ tạm ngừng kinh doanh
Một số lỗi khi chuẩn bị hồ sơ có thể khiến việc thông báo tạm ngừng không được giải quyết theo kế hoạch.
7.1. Nghị quyết hoặc quyết định không đúng thẩm quyền
Doanh nghiệp sử dụng văn bản do cá nhân hoặc cơ quan không có thẩm quyền ban hành theo loại hình doanh nghiệp.
Cách khắc phục: Kiểm tra Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Luật Doanh nghiệp và điều lệ để xác định đúng cơ quan quyết định, cách thông qua và người ký.
7.2. Nhầm lẫn giữa nghị quyết và biên bản họp
Có doanh nghiệp chỉ chuẩn bị biên bản họp nhưng thiếu nghị quyết hoặc quyết định phải nộp, hoặc cho rằng không phải nộp biên bản thì cũng không cần lập biên bản nội bộ.
Cách khắc phục: Phân biệt rõ tài liệu cần nộp và tài liệu phải lập, lưu theo quy định quản trị doanh nghiệp.
7.3. Người ký thông báo hoặc hồ sơ không đúng thẩm quyền
Người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền hoặc người ban hành văn bản nội bộ có thể có tư cách và phạm vi thẩm quyền khác nhau.
Cách khắc phục: Kiểm tra người có thẩm quyền ký từng tài liệu và chuẩn bị giấy tờ ủy quyền phù hợp nếu cần.
7.4. Thông tin trong hồ sơ không thống nhất
Ví dụ, thông báo ghi thời gian tạm ngừng 06 tháng nhưng nghị quyết hoặc quyết định lại xác định thời gian khác; hoặc tên, mã số doanh nghiệp có sai lệch.
Cách khắc phục: Đối chiếu thông tin trong toàn bộ tài liệu trước khi ký và nộp hồ sơ.
7.5. Chuẩn bị hồ sơ không phù hợp với phạm vi tạm ngừng
Doanh nghiệp chỉ muốn tạm ngừng một chi nhánh nhưng lại chuẩn bị hồ sơ theo hướng tạm ngừng toàn bộ doanh nghiệp.
Cách khắc phục: Xác định rõ chủ thể được thông báo tạm ngừng là doanh nghiệp hay một đơn vị phụ thuộc trước khi lập hồ sơ.
8. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ tạm ngừng kinh doanh
8.1. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh có cần nộp bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không?
Không. Theo thành phần hồ sơ tại khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không phải nộp bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để thông báo tạm ngừng kinh doanh.
8.2. Công ty cổ phần có bắt buộc phải nộp nghị quyết Đại hội đồng cổ đông không?
Theo thành phần hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh, văn bản cần nộp là nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng quản trị.
Doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ những quy định quản trị có liên quan trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ.
8.3. Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là tổ chức thì ai ký quyết định tạm ngừng?
Văn bản phải được ban hành theo thẩm quyền của chủ sở hữu công ty. Người ký cụ thể được xác định theo cơ cấu quản lý, quyền đại diện, phân cấp thẩm quyền và điều lệ có liên quan.
Không nên mặc nhiên cho rằng Giám đốc công ty hoặc bất kỳ người đại diện của chủ sở hữu đều có quyền ký trong mọi trường hợp.
8.4. Có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục không?
Có. Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Hồ sơ cần có giấy tờ ủy quyền phù hợp với hình thức và chủ thể được ủy quyền.
8.5. Nếu muốn thay đổi ngày bắt đầu tạm ngừng thì xử lý thế nào?
Trường hợp hồ sơ chưa được giải quyết, doanh nghiệp cần xem xét sửa đổi thông tin trong hồ sơ theo quy trình áp dụng.
Nếu đã được ghi nhận tạm ngừng, việc thay đổi kế hoạch phải căn cứ tình trạng pháp lý, thời điểm thực tế và quy định về thông báo tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn; không nên tự ý sửa lại ngày trên các tài liệu đã được tiếp nhận.
8.6. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh có cần giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế không?
Theo thành phần hồ sơ tại khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, không có yêu cầu nộp giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ thuế còn tồn tại theo quy định pháp luật.
Chuẩn bị đúng hồ sơ tạm ngừng kinh doanh giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, bảo đảm thời hạn thông báo và thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện thủ tục.
Nếu Quý khách hàng chưa xác định được thành phần hồ sơ, thẩm quyền ban hành nghị quyết, quyết định hoặc chưa có thời gian tự thực hiện, Enterlaw cung cấp dịch vụ tạm ngừng kinh doanh trọn gói, hỗ trợ từ tư vấn đến hoàn tất thủ tục theo ủy quyền.
Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý, Enterlaw sẵn sàng kiểm tra tình trạng doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ và hướng dẫn những vấn đề pháp lý liên quan.
Liên hệ Enterlaw để được tư vấn, hỗ trợ hồ sơ và nhận báo giá dịch vụ phù hợp với nhu cầu của Quý khách hàng.
