Hồ sơ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm là tập hợp các giấy tờ, tài liệu mà cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm thuộc diện phải cấp giấy chứng nhận cần chuẩn bị để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm.
Theo quy định pháp luật, hồ sơ cơ bản gồm đơn đề nghị, giấy tờ đăng ký kinh doanh, bản thuyết minh cơ sở vật chất và tài liệu liên quan đến sức khỏe, kiến thức an toàn thực phẩm của nhân sự. Tuy nhiên, biểu mẫu và hình thức chứng minh có thể khác nhau tùy lĩnh vực quản lý chuyên ngành.
Đặc biệt, quy định về đơn giản hóa thủ tục hành chính từ năm 2026 cho phép sử dụng thông tin trong các cơ sở dữ liệu để thay thế một số giấy tờ khi đáp ứng điều kiện.
Bài viết dưới đây của Enterlaw sẽ hướng dẫn thành phần hồ sơ, cách chuẩn bị và những lưu ý pháp lý quan trọng để cơ sở hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
1. Hồ sơ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm theo quy định pháp luật
Căn cứ khoản 1 Điều 36 Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12, được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 61/VBHN-VPQH ngày 15/08/2025, hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm gồm 5 nhóm giấy tờ:
- Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Bản thuyết minh về cơ sở vật chất, trang thiết bị, dụng cụ bảo đảm điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm;
- Giấy xác nhận đủ sức khỏe của chủ cơ sở và người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm;
- Giấy xác nhận đã được tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm của chủ cơ sở và người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm.
Đây là 5 nhóm tài liệu cơ bản được quy định tại cấp luật. Khi chuẩn bị hồ sơ, cơ sở phải đối chiếu thêm quy định chuyên ngành để xác định đúng mẫu đơn, hình thức xác nhận và những tài liệu thực tế phải nộp.
Đáng lưu ý, Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, quy định việc cắt giảm, thay thế một số thành phần hồ sơ thủ tục hành chính bằng thông tin được khai thác từ các cơ sở dữ liệu.
Do đó, trong những trường hợp đáp ứng điều kiện khai thác dữ liệu theo quy định, cơ sở có thể không phải nộp lại một số giấy tờ mà cơ quan giải quyết đã có khả năng khai thác thông tin đầy đủ, chính xác.
Ngoài ra, theo Nghị quyết 15/2026/NQ-CP ngày 06/04/2026, Chính phủ tạm ngưng áp dụng Nghị định 46/2026/NĐ-CP và Nghị quyết 66.13/2026/NQ-CP. Trong thời gian tạm ngưng, Nghị định 15/2018/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn liên quan tiếp tục được áp dụng.
2. Hướng dẫn chuẩn bị 5 nhóm giấy tờ trong hồ sơ xin giấy chứng nhận
Để chuẩn bị đúng hồ sơ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, cơ sở cần xác định nội dung và hình thức của từng nhóm tài liệu.
2.1. Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm
Đơn đề nghị là văn bản thể hiện yêu cầu của tổ chức, cá nhân về việc cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, nội dung đơn thường bao gồm:
- Tên cơ sở và tổ chức, cá nhân đề nghị cấp giấy;
- Địa chỉ cơ sở sản xuất, kinh doanh;
- Thông tin đăng ký kinh doanh;
- Loại hình và phạm vi sản xuất, kinh doanh thực phẩm;
- Thông tin người đại diện, liên hệ và cam kết theo biểu mẫu áp dụng.
Cần sử dụng đúng mẫu đơn theo lĩnh vực quản lý chuyên ngành.
Ví dụ, cơ sở sản xuất thực phẩm thuộc phạm vi quản lý ngành Y tế có mẫu đơn theo Nghị định 155/2018/NĐ-CP; trong khi cơ sở thuộc ngành Công Thương sử dụng biểu mẫu theo quy định chuyên ngành tương ứng.
Việc sử dụng sai mẫu đơn là một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung.
2.2. Giấy tờ đăng ký kinh doanh
Theo Điều 36 Luật An toàn thực phẩm, giấy tờ đăng ký kinh doanh là một trong những thành phần hồ sơ cơ bản. Tùy tư cách pháp lý của cơ sở, tài liệu có thể là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc giấy tờ đăng ký kinh doanh phù hợp theo quy định.
Khi rà soát, cần bảo đảm:
- Chủ thể đề nghị cấp giấy được đăng ký hợp pháp;
- Ngành, nghề đăng ký phù hợp với hoạt động thực phẩm thực tế;
- Thông tin về cơ sở, địa điểm và chủ thể kinh doanh thống nhất với những tài liệu khác.
Lưu ý về việc sử dụng dữ liệu thay giấy tờ:
Theo Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP, thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu và đáp ứng điều kiện khai thác có thể được sử dụng để thay thế thành phần hồ sơ tương ứng.
Vì vậy, đối với thông tin đăng ký doanh nghiệp đã được cơ quan giải quyết khai thác đầy đủ, chính xác theo quy định, không mặc nhiên yêu cầu doanh nghiệp phải nộp thêm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp dữ liệu chưa thể khai thác hoặc thông tin chưa đầy đủ, cơ quan giải quyết có thể yêu cầu bổ sung tài liệu.
Đối với hộ kinh doanh và các chủ thể khác, cần kiểm tra thành phần hồ sơ cụ thể, không tự động áp dụng cùng một cách xử lý cho mọi trường hợp.
2.3. Bản thuyết minh cơ sở vật chất, trang thiết bị và dụng cụ
Bản thuyết minh là tài liệu thể hiện những điều kiện thực tế mà cơ sở đã chuẩn bị để bảo đảm an toàn thực phẩm. Tùy loại hình hoạt động và biểu mẫu áp dụng, bản thuyết minh thường tập trung vào:
- Diện tích, cách bố trí mặt bằng và các khu vực chức năng;
- Trang thiết bị, máy móc và dụng cụ sử dụng;
- Nguồn nước, điều kiện vệ sinh và xử lý chất thải;
- Khu vực, thiết bị và phương tiện bảo quản thực phẩm;
- Những biện pháp phòng ngừa ô nhiễm thực phẩm.
Nguyên tắc quan trọng là nội dung thuyết minh phải phù hợp với hiện trạng thực tế của cơ sở.
Ví dụ, một xưởng sản xuất bánh cần thể hiện khu vực tiếp nhận nguyên liệu, chế biến, đóng gói và bảo quản thành phẩm. Trong khi đó, bản thuyết minh của cơ sở kinh doanh, phân phối thực phẩm sẽ tập trung nhiều hơn vào khu vực lưu trữ, trưng bày và bảo quản.
Đối với lĩnh vực có biểu mẫu riêng, cơ sở phải sử dụng đúng mẫu tương ứng với hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc kết hợp cả hai.
Sơ đồ mặt bằng, danh mục thiết bị và những tài liệu mô tả khác cần được chuẩn bị theo biểu mẫu, thành phần hồ sơ của thủ tục áp dụng; không phải mọi tài liệu hỗ trợ đều đương nhiên là giấy tờ bắt buộc nộp riêng.
2.4. Tài liệu chứng minh điều kiện sức khỏe
Theo điểm d khoản 1 Điều 36 Luật An toàn thực phẩm, hồ sơ có thành phần chứng minh điều kiện sức khỏe của chủ cơ sở và người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm. Tuy nhiên, hình thức tài liệu được áp dụng có sự khác biệt giữa các lĩnh vực, chẳng hạn:
- Lĩnh vực Y tế: Một số thủ tục yêu cầu giấy xác nhận đủ sức khỏe của chủ cơ sở và người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm theo quy định.
- Lĩnh vực Công Thương: Quy định chuyên ngành cho phép sử dụng giấy xác nhận đủ sức khỏe hoặc danh sách tổng hợp đủ sức khỏe theo hình thức áp dụng.
- Lĩnh vực nông, lâm, thủy sản: Cần đối chiếu Điều 36 Luật An toàn thực phẩm và quy định chuyên ngành tương ứng.
Ngoài ra, Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP có quy định việc sử dụng dữ liệu từ hệ thống sổ sức khỏe điện tử để thay thế giấy khám sức khỏe trong trường hợp đáp ứng điều kiện khai thác dữ liệu.
Không nên hiểu quy định này đồng nghĩa với việc bãi bỏ mọi giấy tờ chứng minh sức khỏe trong hồ sơ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm.
Cơ sở phải xác định đúng đối tượng, hình thức chứng minh và thành phần hồ sơ hiện hành của thủ tục cần thực hiện.
2.5. Tài liệu xác nhận tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm
Theo điểm đ khoản 1 Điều 36 Luật An toàn thực phẩm, hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu về tài liệu xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm của chủ cơ sở và người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm theo quy định chuyên ngành.
Hiện nay, đối với nhiều thủ tục, tài liệu chứng minh được thể hiện dưới hình thức:
- Danh sách người đã được tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm;
- Giấy xác nhận hoặc tài liệu xác nhận tập huấn theo quy định;
- Xác nhận của chủ cơ sở đối với những người đã được tập huấn, khi pháp luật cho phép.
Ví dụ, đối với thủ tục cấp giấy chứng nhận thuộc phạm vi quản lý ngành Y tế, danh sách người đã được tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm có xác nhận của chủ cơ sở là một thành phần hồ sơ được công bố.
Tương tự, trong lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, quy định chuyên ngành hướng dẫn việc chủ cơ sở tổ chức thực hiện và xác nhận tập huấn.
Cần phân biệt nghĩa vụ tập huấn kiến thức với việc phải có chứng chỉ riêng do cơ quan nhà nước cấp. Không có một hình thức chứng chỉ thống nhất bắt buộc cho tất cả các cơ sở và nhân sự.
3. Hồ sơ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm theo từng lĩnh vực
Mặc dù Điều 36 Luật An toàn thực phẩm quy định khung hồ sơ chung, nhưng mẫu đơn và cách chuẩn bị tài liệu cụ thể có thể khác nhau theo lĩnh vực quản lý chuyên ngành.
Một số điểm cần lưu ý:
| Lĩnh vực | Điểm khác biệt khi chuẩn bị hồ sơ |
|---|---|
| Y tế | Sử dụng biểu mẫu tương ứng; chú ý giấy tờ sức khỏe và danh sách người được tập huấn có xác nhận |
| Công Thương | Có mẫu đơn, bản thuyết minh riêng cho cơ sở sản xuất, kinh doanh hoặc kết hợp; hình thức chứng minh sức khỏe theo quy định chuyên ngành |
| Nông, lâm, thủy sản | Hồ sơ theo Điều 36 Luật An toàn thực phẩm; mẫu tham khảo và hình thức xác nhận tập huấn theo quy định chuyên ngành |
| Sản xuất thực phẩm bảo vệ sức khỏe | Áp dụng hồ sơ, thủ tục chứng nhận đạt yêu cầu thực hành sản xuất tốt (GMP) theo chế độ riêng |
Đối với lĩnh vực Y tế, quy định tại Nghị định 155/2018/NĐ-CP là một trong những căn cứ cần đối chiếu.
Trong lĩnh vực Công Thương, Nghị định 17/2020/NĐ-CP có các biểu mẫu bản thuyết minh theo hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm.
Đối với lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, Văn bản hợp nhất 88/2026/VBHN-TT-BNNMT ngày 21/09/2026 hướng dẫn thành phần hồ sơ và mẫu tham khảo tại các phụ lục tương ứng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp có xưởng sản xuất bánh và một hộ kinh doanh nhà hàng đều có thể phải xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, nhưng không nên sử dụng nguyên một bộ biểu mẫu cho cả hai trường hợp.
Vì vậy, trước khi chuẩn bị hồ sơ, cần xác định đúng nhóm thực phẩm, hoạt động kinh doanh và quy định chuyên ngành đang áp dụng.
4. Phân biệt hồ sơ phải nộp và tài liệu phục vụ thẩm định thực tế
Trong quá trình chuẩn bị xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, cơ sở thường cần nhiều tài liệu để chứng minh việc đáp ứng các điều kiện pháp luật. Tuy nhiên, cần phân biệt hai nhóm:
| Nhóm tài liệu | Mục đích |
|---|---|
| Hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận | Những giấy tờ phải nộp theo thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính |
| Tài liệu phục vụ thẩm định thực tế | Tài liệu chứng minh điều kiện sản xuất, kinh doanh và phục vụ việc kiểm tra tại cơ sở |
Tùy loại hình hoạt động, những tài liệu phục vụ thẩm định có thể liên quan đến:
- Nguồn gốc, xuất xứ nguyên liệu thực phẩm;
- Quy trình sản xuất, chế biến và bảo quản;
- Hoạt động vệ sinh, kiểm soát an toàn thực phẩm;
- Thông tin về trang thiết bị, phương tiện bảo quản;
- Tài liệu phục vụ truy xuất nguồn gốc theo quy định.
Các tài liệu trên cần được chuẩn bị phù hợp với hoạt động thực tế và yêu cầu của pháp luật chuyên ngành.
Không nên mặc nhiên coi tất cả tài liệu phục vụ thẩm định là thành phần bắt buộc phải nộp cùng đơn đề nghị, nếu thủ tục hành chính không quy định. Đồng thời, hồ sơ đầy đủ mới là một trong những điều kiện để được xem xét cấp giấy. Cơ sở vẫn phải đáp ứng các điều kiện an toàn thực phẩm thực tế theo quy định.
5. Những sai sót thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy chứng nhận
Việc chuẩn bị hồ sơ không đúng quy định có thể dẫn đến yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc kéo dài quá trình giải quyết, một số sai sót thường gặp gồm:
- Sử dụng mẫu đơn không đúng lĩnh vực quản lý chuyên ngành;
- Thông tin tên, địa chỉ hoặc chủ thể kinh doanh không thống nhất;
- Chưa kiểm tra ngành nghề kinh doanh phù hợp;
- Bản thuyết minh không đúng biểu mẫu hoặc không phù hợp hiện trạng cơ sở;
- Thiếu tài liệu chứng minh sức khỏe theo yêu cầu áp dụng;
- Tài liệu tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm không đúng hình thức xác nhận;
- Sử dụng hồ sơ của một loại hình kinh doanh cho cơ sở thực hiện hoạt động khác;
- Nộp tài liệu không đúng yêu cầu về bản chính, bản sao hoặc hình thức điện tử.
Để hạn chế sai sót, trước khi nộp hồ sơ cần kiểm tra ba nhóm thông tin quan trọng:
- Thông tin pháp lý: Chủ thể kinh doanh, địa chỉ, ngành nghề và phạm vi hoạt động.
- Điều kiện cơ sở: Bản thuyết minh, trang thiết bị và tình trạng thực tế.
- Tài liệu nhân sự: Sức khỏe, tập huấn kiến thức và hình thức xác nhận theo quy định.
Ngoài ra, cần kiểm tra khả năng khai thác dữ liệu điện tử của thủ tục để tránh phải chuẩn bị hoặc nộp lại những giấy tờ đã được thay thế theo quy định.
6. Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm
6.1. Hồ sơ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm cần chuẩn bị mấy bộ?
Đối với nhiều thủ tục cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đang được công bố, cơ sở cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ. Tuy nhiên, số lượng bản chính, bản sao và hình thức nộp phải được xác định theo thủ tục hành chính cụ thể.
6.2. Có bắt buộc phải nộp sơ đồ mặt bằng khi xin giấy chứng nhận không?
Không thể kết luận mọi cơ sở đều phải nộp một sơ đồ mặt bằng riêng. Sơ đồ mặt bằng có thể là một phần của bản thuyết minh hoặc tài liệu cần chuẩn bị theo biểu mẫu, yêu cầu chuyên ngành. Vì vậy, cần kiểm tra thành phần hồ sơ và mẫu bản thuyết minh áp dụng đối với loại hình cơ sở.
6.3. Hồ sơ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm có cần công chứng, chứng thực không?
Không phải mọi giấy tờ trong hồ sơ đều bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Yêu cầu về bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao có xác nhận của cơ sở hoặc tài liệu điện tử được xác định theo quy định của từng thủ tục hành chính.
Trường hợp thông tin đã được thay thế bằng dữ liệu theo Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP, việc cung cấp giấy tờ tương ứng cũng phải thực hiện theo quy định về khai thác, sử dụng dữ liệu.
7. Tư vấn chuẩn bị hồ sơ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm tại Enterlaw
Việc chuẩn bị hồ sơ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm cần xác định đúng lĩnh vực quản lý, biểu mẫu và thành phần tài liệu bắt buộc. Hồ sơ chính xác giúp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và thuận lợi hơn trong quá trình thẩm định.
Enterlaw cung cấp dịch vụ xin Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, hỗ trợ Quý khách hàng rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục theo quy định.
Quý khách hàng cũng có thể tham khảo dịch vụ xin giấy phép con để được tư vấn các yêu cầu pháp lý chuyên ngành khác.
Quý khách hàng đang chuẩn bị hồ sơ hoặc cần kiểm tra tài liệu hiện có, hãy liên hệ Enterlaw để được luật sư tư vấn, đánh giá và đề xuất phương án thực hiện phù hợp.
