Điều lệ công ty: Hướng dẫn xây dựng, sửa đổi và áp dụng đúng pháp luật

Điều lệ công ty là luật nội bộ của doanh nghiệp vậy nó có những nội dung gì, hay vướng mắc và phát sinh tranh chấp từ điều lệ như thế nào, những kinh nghiệm thực tiễn, những bài học đắt giá sẽ được chia sẻ trong bài viết này.

Điều lệ công ty thường được chuẩn bị ngay khi thành lập doanh nghiệp, nhưng trên thực tế lại chưa được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm đúng mức. Không ít công ty sử dụng một mẫu điều lệ có sẵn, chỉ thay đổi tên, địa chỉ, vốn điều lệ và thông tin thành viên mà chưa xây dựng các nguyên tắc quản trị phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.

Cách làm này có thể giúp hoàn thiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nhưng chưa chắc tạo ra một bản điều lệ có giá trị thực sự trong quá trình quản lý và điều hành. Khi phát sinh bất đồng giữa các thành viên, cổ đông hoặc người quản lý, những quy định chung chung, thiếu rõ ràng trong điều lệ rất dễ trở thành nguyên nhân khiến tranh chấp kéo dài.

Một bản điều lệ công ty được xây dựng cẩn thận không chỉ đáp ứng yêu cầu khi thành lập doanh nghiệp mà còn xác định cơ cấu quản lý, thẩm quyền ra quyết định, quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật cũng như cơ chế xử lý những vấn đề nội bộ quan trọng.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện các vấn đề liên quan đến điều lệ công ty, từ khái niệm, giá trị pháp lý, nội dung bắt buộc đến cách xây dựng, sửa đổi và áp dụng điều lệ trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

1. Điều lệ công ty là gì?

Luật Doanh nghiệp không đưa ra một định nghĩa riêng về “điều lệ công ty”. Tuy nhiên, từ các quy định của pháp luật có thể hiểu đây là văn bản ghi nhận những nguyên tắc nền tảng về tổ chức, quản lý và hoạt động của công ty, được các thành viên hoặc cổ đông thống nhất xây dựng trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật.

Theo khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, điều lệ công ty gồm:

- Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp;

- Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

Như vậy, điều lệ không phải là một văn bản chỉ được sử dụng khi thành lập công ty. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể và trong nhiều trường hợp nên sửa đổi, bổ sung điều lệ để phù hợp với những thay đổi về thành viên, cổ đông, vốn, cơ cấu tổ chức, người đại diện theo pháp luật hoặc phương thức quản trị.

Về bản chất, điều lệ có thể được xem là một bản thỏa thuận nội bộ có tính nền tảng giữa các thành viên hoặc cổ đông. Tuy nhiên, quyền tự thỏa thuận này không phải là tuyệt đối. Nội dung điều lệ không được trái với quy định bắt buộc của Luật Doanh nghiệp và các quy định pháp luật có liên quan.

Ví dụ, các thành viên có thể thỏa thuận tỷ lệ biểu quyết cao hơn mức luật định đối với một số quyết định quan trọng nếu pháp luật cho phép điều lệ quy định khác. Nhưng điều lệ không thể loại bỏ quyền cơ bản mà pháp luật đã bảo đảm cho thành viên hoặc cổ đông, cũng không thể hợp pháp hóa một cơ chế quản trị trái với điều cấm của luật.

Từ góc độ quản trị, điều lệ công ty nên được hiểu là “khung pháp lý nội bộ” điều chỉnh cách thức doanh nghiệp vận hành. Nếu điều lệ được xây dựng rõ ràng, doanh nghiệp sẽ có cơ sở xử lý công việc thống nhất; ngược lại, điều lệ sơ sài có thể khiến nhiều vấn đề phải giải quyết bằng cách suy đoán, thương lượng hoặc tranh chấp.

2. Những loại hình doanh nghiệp nào phải có điều lệ?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, điều lệ là thành phần quan trọng trong hồ sơ thành lập và cơ chế quản trị của các loại hình công ty, gồm:

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
Công ty cổ phần;
Công ty hợp danh.

Đối với doanh nghiệp tư nhân, pháp luật không đặt ra cơ chế điều lệ công ty như đối với các loại hình nêu trên. Nguyên nhân là doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ, không có sự phân chia phần vốn góp giữa nhiều thành viên và chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Mặc dù cùng phải có điều lệ, mỗi loại hình công ty lại có đặc điểm quản trị khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng chung một mẫu điều lệ cho mọi loại hình.

Điều lệ công ty TNHH một thành viên

Điều lệ cần làm rõ quyền hạn của chủ sở hữu, cơ cấu tổ chức quản lý, thẩm quyền của Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên, quyền của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cơ chế kiểm soát hoạt động của người quản lý.

Trường hợp chủ sở hữu là tổ chức, điều lệ càng cần quy định rõ vai trò của người đại diện theo ủy quyền và cách thức thực hiện quyền của chủ sở hữu.

Điều lệ công ty TNHH hai thành viên trở lên

Điều lệ phải chú trọng cơ chế quản lý phần vốn góp, quyền và nghĩa vụ của từng thành viên, điều kiện chuyển nhượng phần vốn, triệu tập và tổ chức họp Hội đồng thành viên, tỷ lệ biểu quyết cũng như phương án giải quyết khi các thành viên không đạt được sự thống nhất.

Đây là loại hình rất dễ phát sinh mâu thuẫn nếu điều lệ chỉ sao chép lại quy định chung của luật mà không dự liệu những vấn đề đặc thù giữa các thành viên.

Điều lệ công ty cổ phần

Do số lượng cổ đông có thể lớn và việc chuyển nhượng cổ phần tương đối linh hoạt, điều lệ công ty cổ phần thường phức tạp hơn. Văn bản này cần quy định rõ các loại cổ phần, quyền của từng nhóm cổ đông, thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, cơ chế biểu quyết và kiểm soát các giao dịch có khả năng phát sinh xung đột lợi ích.

Đối với công ty đại chúng, ngoài Luật Doanh nghiệp, điều lệ còn phải phù hợp với pháp luật về chứng khoán và quản trị công ty đại chúng.

Điều lệ công ty hợp danh

Điều lệ cần thể hiện rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của thành viên hợp danh, thành viên góp vốn; cơ chế tiếp nhận thành viên mới; việc phân chia lợi nhuận, chịu lỗ và xử lý trách nhiệm đối với nghĩa vụ của công ty.

Do thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với nghĩa vụ của công ty, điều lệ của loại hình này cần được xây dựng đặc biệt chặt chẽ.

Có thể thấy, điều lệ không chỉ thay đổi theo loại hình doanh nghiệp mà còn phải phù hợp với quy mô, cơ cấu sở hữu và cách thức vận hành thực tế của từng công ty.

3. Vai trò của điều lệ công ty

Một điều lệ được xây dựng đúng và đầy đủ có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình thành lập, quản trị, phát triển và xử lý tranh chấp. Giá trị của điều lệ thể hiện trên nhiều phương diện khác nhau.

3.1. Là cơ sở xác lập cơ cấu tổ chức và quản lý công ty

Điều lệ xác định mô hình quản trị, chức danh quản lý, phạm vi thẩm quyền và mối quan hệ giữa các cơ quan trong công ty.

Chẳng hạn, trong công ty cổ phần, điều lệ giúp phân định thẩm quyền giữa Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trong công ty TNHH, điều lệ xác định rõ phạm vi quyết định của chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên.

Sự phân định này giúp hạn chế trường hợp một cá nhân hoặc một cơ quan nội bộ quyết định vượt quá thẩm quyền, làm phát sinh tranh chấp về hiệu lực của nghị quyết, quyết định hoặc hợp đồng.

3.2. Bảo vệ quyền lợi của thành viên và cổ đông

Điều lệ là căn cứ quan trọng để xác định quyền tham gia quản lý, quyền biểu quyết, quyền tiếp cận thông tin, quyền nhận lợi nhuận và quyền chuyển nhượng phần vốn góp hoặc cổ phần.

Nếu được xây dựng phù hợp, điều lệ còn có thể thiết lập cơ chế bảo vệ thành viên hoặc cổ đông thiểu số, hạn chế khả năng nhóm chi phối lạm dụng quyền lực để đưa ra quyết định bất lợi cho những người còn lại.

Tuy nhiên, các quy định bảo vệ này phải phù hợp với Luật Doanh nghiệp. Điều lệ không được tước bỏ hoặc hạn chế trái pháp luật các quyền cơ bản của thành viên, cổ đông.

3.3. Là căn cứ tổ chức và thông qua quyết định nội bộ

Điều lệ thường quy định cụ thể về:

Thẩm quyền triệu tập cuộc họp;
Điều kiện tiến hành họp;
Hình thức tham dự và biểu quyết;
Tỷ lệ thông qua nghị quyết;
Cách thức lấy ý kiến bằng văn bản;
Thể thức lập biên bản;
Hiệu lực của nghị quyết, quyết định.

Đây là những nội dung đặc biệt quan trọng. Trên thực tế, nhiều nghị quyết nội bộ bị yêu cầu hủy bỏ hoặc phát sinh tranh chấp không hẳn vì nội dung quyết định sai, mà vì trình tự triệu tập, tổ chức họp hoặc biểu quyết không phù hợp với luật và điều lệ.

3.4. Phân định quyền của người đại diện theo pháp luật

Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Khi có nhiều người đại diện, điều lệ cần quy định cụ thể chức danh, quyền và nghĩa vụ của từng người.

Nếu điều lệ không phân chia rõ quyền và nghĩa vụ thì theo Luật Doanh nghiệp, mỗi người đại diện theo pháp luật đều có thể được xem là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; đồng thời, các người đại diện có thể phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp.

Do đó, việc chỉ ghi tên nhiều người đại diện theo pháp luật mà không xác định phạm vi thẩm quyền có thể tạo ra rủi ro lớn trong ký kết hợp đồng, quản lý tài khoản, sử dụng con dấu và điều hành hoạt động của công ty.

3.5. Phòng ngừa và giải quyết tranh chấp nội bộ

Một bản điều lệ tốt cần dự liệu các tình huống có thể phát sinh, chẳng hạn:

Thành viên không góp đủ vốn;
Thành viên hoặc cổ đông muốn rút khỏi công ty;
Các bên bất đồng về chiến lược kinh doanh;
Cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành;
Tỷ lệ biểu quyết giữa các nhóm ngang nhau;
Người quản lý vi phạm nghĩa vụ;
Thành viên hoặc cổ đông qua đời, mất năng lực hoặc chuyển nhượng vốn;
Phát sinh tranh chấp về quyền điều hành.

Điều lệ không thể loại bỏ hoàn toàn tranh chấp, nhưng có thể tạo ra quy trình và căn cứ rõ ràng để các bên xử lý bất đồng trước khi phải đưa vụ việc ra Tòa án hoặc Trọng tài.

3.6. Là căn cứ kiểm tra tính hợp lệ của hoạt động quản trị

Trong nhiều vụ tranh chấp doanh nghiệp, cơ quan giải quyết không chỉ xem xét Luật Doanh nghiệp mà còn phải đối chiếu với điều lệ đang có hiệu lực của công ty.

Một quyết định có thể phù hợp với lợi ích kinh doanh nhưng vẫn gặp rủi ro nếu được ban hành sai thẩm quyền hoặc sai trình tự quy định tại điều lệ. Ngược lại, điều lệ cũng không thể được sử dụng để bảo vệ một quyết định trái với quy định bắt buộc của pháp luật.

Vì vậy, điều lệ vừa là công cụ trao quyền, vừa là giới hạn đối với các thành viên, cổ đông và người quản lý công ty.

4. Căn cứ pháp lý xây dựng và áp dụng điều lệ công ty

Khi xây dựng hoặc sửa đổi điều lệ, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào Điều 24 Luật Doanh nghiệp. Điều lệ cần được đối chiếu với toàn bộ nhóm quy định tương ứng với loại hình công ty và các văn bản pháp luật chuyên ngành có liên quan.

Các căn cứ quan trọng hiện nay bao gồm:

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14;
Luật số 03/2022/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật;
Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025;
Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025;
Pháp luật về đầu tư, chứng khoán, thuế, lao động và các quy định chuyên ngành tương ứng với hoạt động của doanh nghiệp.

Ngoài Điều 24 quy định trực tiếp về điều lệ, doanh nghiệp còn phải rà soát các quy định về:

Người đại diện theo pháp luật;
Quyền và nghĩa vụ của thành viên, cổ đông;
Cơ cấu tổ chức quản lý;
Thẩm quyền của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị;
Điều kiện, trình tự triệu tập và tổ chức họp;
Tỷ lệ thông qua nghị quyết;
Chuyển nhượng phần vốn góp, cổ phần;
Mua lại phần vốn góp hoặc cổ phần;
Giao dịch với người có liên quan;
Trách nhiệm của người quản lý;
Tổ chức lại, giải thể và thanh lý tài sản.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng điều lệ có thể được quyền quy định khác với luật trong một số trường hợp mà Luật Doanh nghiệp sử dụng các cụm từ như “trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác”, “theo quy định tại Điều lệ công ty” hoặc nội dung tương tự.

Ngược lại, nếu pháp luật đưa ra một quy định bắt buộc mà không cho phép thỏa thuận khác, điều lệ phải tuân thủ. Phần điều lệ trái với quy định bắt buộc của pháp luật có nguy cơ không được công nhận hoặc không thể áp dụng khi phát sinh tranh chấp.

Bởi vậy, xây dựng điều lệ không đơn giản là đưa toàn bộ nội dung Luật Doanh nghiệp vào một văn bản nội bộ. Công việc quan trọng hơn là xác định đâu là quy định bắt buộc phải tuân thủ, đâu là nội dung doanh nghiệp được quyền lựa chọn và đâu là vấn đề cần thiết kế riêng cho phù hợp với thực tế quản trị.

5. Điều lệ công ty gồm những nội dung gì?

Điều lệ công ty không chỉ là một văn bản phục vụ thủ tục đăng ký doanh nghiệp mà còn là nền tảng pháp lý điều chỉnh toàn bộ hoạt động quản trị trong suốt quá trình tồn tại của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, Luật Doanh nghiệp quy định khá rõ những nội dung tối thiểu phải có trong điều lệ. Tuy nhiên, đây chỉ là những nội dung bắt buộc. Trên thực tế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bổ sung thêm nhiều quy định khác nhằm phù hợp với mô hình quản trị của mình, miễn là không trái quy định của pháp luật.

Theo khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, điều lệ công ty phải có các nội dung chủ yếu sau:

5.1. Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có)

Đây là nhóm thông tin nhằm xác định tư cách pháp lý của doanh nghiệp.

Thông thường nội dung này bao gồm:

Tên tiếng Việt.
Tên tiếng nước ngoài (nếu có).
Tên viết tắt.
Địa chỉ trụ sở chính.
Chi nhánh.
Văn phòng đại diện.
Địa điểm kinh doanh (nếu doanh nghiệp muốn quy định).

Đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc, điều lệ chỉ nên quy định nguyên tắc thành lập và quản lý. Không nên liệt kê quá chi tiết danh sách chi nhánh vì sau này mỗi lần mở thêm hoặc đóng chi nhánh lại phải sửa điều lệ.

5.2. Ngành, nghề kinh doanh

Điều lệ cần ghi nhận ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp phù hợp với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề, điều lệ cũng cần được sửa đổi tương ứng.

Đối với doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, điều lệ nên quy định thêm nguyên tắc tuân thủ điều kiện kinh doanh nhằm bảo đảm hoạt động của công ty luôn phù hợp với quy định của pháp luật.

5.3. Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần

Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của điều lệ.

Tùy từng loại hình doanh nghiệp mà nội dung sẽ khác nhau.

Đối với công ty TNHH

Điều lệ thường quy định:

Mức vốn điều lệ.
Giá trị phần vốn góp của từng thành viên.
Thời hạn góp vốn.
Hình thức góp vốn.
Quyền và nghĩa vụ tương ứng với tỷ lệ vốn góp.

Đối với công ty cổ phần

Ngoài vốn điều lệ còn cần quy định:

Tổng số cổ phần được quyền chào bán.
Loại cổ phần.
Mệnh giá cổ phần.
Quyền của từng loại cổ phần.
Nguyên tắc phát hành thêm cổ phần.

Đây là nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các cổ đông nên cần được xây dựng rất chặt chẽ.

5.4. Họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và các thông tin cơ bản của thành viên hoặc cổ đông sáng lập

Điều lệ cần xác định rõ chủ sở hữu của doanh nghiệp.

Thông thường sẽ bao gồm:

Họ và tên.
Ngày tháng năm sinh.
Quốc tịch.
Địa chỉ liên lạc.
Tỷ lệ vốn góp hoặc số lượng cổ phần.
Giá trị vốn góp.

Đối với tổ chức góp vốn thì cần ghi nhận:

Tên tổ chức.
Mã số doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở.
Người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền.

5.5. Quyền và nghĩa vụ của thành viên hoặc cổ đông

Đây là nội dung thường bị xem nhẹ nhưng lại là nguyên nhân của rất nhiều tranh chấp trong doanh nghiệp.

Ngoài các quyền và nghĩa vụ theo Luật Doanh nghiệp, điều lệ nên quy định rõ:

Quyền tiếp cận hồ sơ doanh nghiệp.
Quyền yêu cầu cung cấp thông tin.
Quyền biểu quyết.
Quyền đề cử nhân sự quản lý.
Nghĩa vụ bảo mật thông tin.
Nghĩa vụ không cạnh tranh với công ty (nếu phù hợp).
Trách nhiệm khi vi phạm điều lệ.

Những quy định này càng rõ ràng thì khả năng phát sinh tranh chấp càng thấp.

5.6. Cơ cấu tổ chức quản lý

Điều lệ cần quy định cụ thể mô hình quản trị của doanh nghiệp.

Ví dụ:

Đối với công ty TNHH:

Chủ tịch Hội đồng thành viên.
Hội đồng thành viên.
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
Ban Kiểm soát (nếu có).

Đối với công ty cổ phần:

Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị.
Ban Kiểm soát hoặc Kiểm toán nội bộ theo mô hình quản trị.
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Đây là nội dung quyết định cách doanh nghiệp vận hành trong thực tế.

5.7. Người đại diện theo pháp luật

Điều lệ cần quy định:

Chức danh.
Quyền hạn.
Nghĩa vụ.
Phạm vi đại diện.
Nguyên tắc phối hợp nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật.

Đây là nội dung rất quan trọng.

Trong thực tế, nhiều công ty có hai hoặc ba người đại diện theo pháp luật nhưng điều lệ chỉ ghi tên mà không phân chia thẩm quyền.

Khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp rất khó xác định trách nhiệm của từng người.

5.8. Thể thức thông qua quyết định của công ty

Đây là "linh hồn" của điều lệ.

Điều lệ nên quy định rất cụ thể:

Điều kiện triệu tập họp.
Điều kiện tiến hành họp.
Hình thức họp trực tiếp hoặc trực tuyến.
Lấy ý kiến bằng văn bản.
Tỷ lệ biểu quyết.
Trường hợp phải biểu quyết đặc biệt.
Hiệu lực của nghị quyết.

Nếu điều lệ quy định càng rõ thì càng hạn chế tranh chấp sau này.

5.9. Nguyên tắc phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ

Đây là nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các thành viên hoặc cổ đông.

Điều lệ nên quy định:

Điều kiện chia lợi nhuận.
Thời điểm chia lợi nhuận.
Nguyên tắc trích lập quỹ.
Xử lý khoản lỗ.
Phân chia tài sản còn lại khi giải thể.

5.10. Trường hợp thành viên hoặc cổ đông được quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp hoặc cổ phần

Mặc dù Luật Doanh nghiệp đã có quy định về vấn đề này, nhưng điều lệ vẫn nên cụ thể hóa:

Trình tự yêu cầu.
Hồ sơ.
Thời hạn giải quyết.
Phương thức xác định giá mua lại.
Cơ chế thanh toán.

Việc quy định chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp xử lý nhanh khi phát sinh nhu cầu chuyển nhượng hoặc rút vốn.

5.11. Nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ

Đây là nội dung mà rất nhiều mẫu điều lệ hiện nay bỏ qua.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, điều lệ nên quy định trước:

Trình tự thương lượng.
Hòa giải nội bộ.
Quyền yêu cầu triệu tập cuộc họp bất thường.
Cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Lựa chọn Tòa án hoặc Trọng tài thương mại.

Những quy định này sẽ giúp giảm đáng kể thời gian và chi phí nếu sau này phát sinh tranh chấp giữa các thành viên hoặc cổ đông.

5.12. Thể thức sửa đổi, bổ sung điều lệ

Điều lệ cũng cần quy định rõ:

Ai có quyền đề nghị sửa đổi.
Cơ quan nào quyết định.
Tỷ lệ biểu quyết.
Thời điểm điều lệ mới có hiệu lực.
Người chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện.

Việc quy định đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động khi cần điều chỉnh điều lệ để phù hợp với sự phát triển trong tương lai.

Có thể thấy, Luật Doanh nghiệp chỉ quy định những nội dung tối thiểu mà điều lệ phải có. Tuy nhiên, một bản điều lệ tốt không dừng lại ở việc "đủ điều kiện đăng ký doanh nghiệp", mà cần được thiết kế như một bộ quy tắc quản trị nội bộ, dự liệu các tình huống có thể phát sinh trong quá trình hoạt động. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của các thành viên, cổ đông và nâng cao hiệu quả quản trị trong dài hạn.

6. Có nên sử dụng mẫu điều lệ công ty tải trên Internet?

Khi thành lập doanh nghiệp, nhiều cá nhân và tổ chức thường tìm kiếm các từ khóa như "mẫu điều lệ công ty TNHH", "mẫu điều lệ công ty cổ phần" hoặc "download điều lệ công ty" để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Đây là một lựa chọn hoàn toàn dễ hiểu. Tuy nhiên, điều mà nhiều người chưa nhận ra là phần lớn các mẫu điều lệ được chia sẻ trên Internet chỉ được xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, chứ chưa phải là một bản điều lệ phù hợp để quản trị doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

Nói cách khác, một bản điều lệ đủ để thành lập công ty chưa chắc đã đủ để vận hành công ty.

6.1. Mẫu điều lệ trên mạng thường được xây dựng theo hướng "an toàn"

Phần lớn các mẫu điều lệ hiện nay đều được biên soạn theo hướng bám sát quy định của Luật Doanh nghiệp.

Điều này có ưu điểm là:

Dễ sử dụng.
Ít bị cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa đổi.
Phù hợp với doanh nghiệp có cơ cấu đơn giản.

Tuy nhiên, nhược điểm cũng rất rõ.

Các mẫu điều lệ này thường chỉ sao chép quy định của pháp luật mà chưa dự liệu những tình huống phát sinh trong thực tế như:

Thành viên không góp đủ vốn.
Thành viên muốn rút vốn giữa chừng.
Chuyển nhượng vốn cho người ngoài.
Thành viên không hợp tác trong điều hành.
Công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật.
Tranh chấp quyền biểu quyết.
Bế tắc trong việc thông qua quyết định.

Trong khi đó, đây lại là những vấn đề xảy ra khá phổ biến đối với doanh nghiệp.

6.2. Điều lệ càng đơn giản thì tranh chấp càng dễ phát sinh

Qua quá trình tư vấn và giải quyết tranh chấp doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy nhiều vụ việc có nguyên nhân từ việc điều lệ quy định quá sơ sài.

Ví dụ:

Điều lệ chỉ quy định:

"Quyết định của Hội đồng thành viên được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp."

Về mặt pháp lý, quy định này không sai.

Tuy nhiên, khi công ty có ba hoặc bốn thành viên với tỷ lệ góp vốn khác nhau, rất nhiều vấn đề sẽ phát sinh mà Luật Doanh nghiệp chỉ quy định theo nguyên tắc chung.

Chẳng hạn:

Có được họp trực tuyến hay không?
Có được biểu quyết bằng email không?
Thành viên vắng mặt nhiều lần xử lý như thế nào?
Người được ủy quyền biểu quyết đến đâu?
Khi tỷ lệ biểu quyết ngang nhau thì giải quyết thế nào?

Nếu điều lệ không quy định trước, doanh nghiệp sẽ phải thương lượng lại từng vấn đề hoặc thậm chí đưa nhau ra Tòa án.

6.3. Điều lệ cần phản ánh đúng đặc điểm của từng doanh nghiệp

Không có hai doanh nghiệp nào hoàn toàn giống nhau.

Một công ty gia đình với hai thành viên sẽ có nhu cầu quản trị khác với một công ty có nhiều nhà đầu tư.

Do đó, điều lệ cũng cần được xây dựng phù hợp với:

Quy mô doanh nghiệp.
Loại hình công ty.
Cơ cấu sở hữu.
Chiến lược phát triển.
Mức độ phân quyền quản lý.
Khả năng phát sinh tranh chấp.

Đây là lý do các doanh nghiệp lớn thường dành rất nhiều thời gian để xây dựng hoặc sửa đổi điều lệ trước khi chính thức đi vào hoạt động.

6.4. Những nội dung nên bổ sung ngoài quy định của Luật Doanh nghiệp

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, một bản điều lệ nên bổ sung thêm nhiều quy định mà Luật Doanh nghiệp không bắt buộc nhưng rất cần thiết trong thực tiễn quản trị, chẳng hạn:

Nguyên tắc xử lý khi thành viên chậm góp vốn.
Điều kiện chuyển nhượng vốn giữa các thành viên.
Quyền ưu tiên mua phần vốn góp hoặc cổ phần.
Cơ chế giải quyết xung đột lợi ích.
Quy định về bảo mật thông tin nội bộ.
Nghĩa vụ không cạnh tranh của thành viên quản lý.
Điều kiện bổ nhiệm, miễn nhiệm người quản lý.
Trách nhiệm bồi thường khi gây thiệt hại cho công ty.
Cơ chế giải quyết bế tắc trong biểu quyết.
Trình tự hòa giải trước khi khởi kiện.

Những điều khoản này tuy không phải lúc nào cũng được sử dụng, nhưng khi xảy ra tranh chấp lại có giá trị rất lớn trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

6.5. Góp ý nhỏ của Luật sư

Nếu doanh nghiệp chỉ có một chủ sở hữu và quy mô nhỏ, việc sử dụng mẫu điều lệ thông dụng có thể đáp ứng được nhu cầu trong giai đoạn đầu.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có từ hai thành viên trở lên, đặc biệt là công ty có nhiều cổ đông hoặc có nhà đầu tư góp vốn, chúng tôi khuyến nghị nên xây dựng điều lệ riêng thay vì sử dụng mẫu có sẵn.

Chi phí để xây dựng một bản điều lệ phù hợp thường không lớn, nhưng có thể giúp doanh nghiệp hạn chế rất nhiều tranh chấp trong tương lai. Trên thực tế, nhiều vụ tranh chấp giữa các thành viên kéo dài nhiều năm chỉ vì điều lệ quy định không rõ hoặc bỏ sót những vấn đề quan trọng ngay từ khi thành lập.

Có thể khẳng định rằng, điều lệ công ty không nên được coi là một mẫu biểu hành chính. Đây là "bộ quy tắc quản trị nội bộ" có giá trị sử dụng trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc đầu tư xây dựng điều lệ ngay từ đầu luôn là giải pháp tiết kiệm và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc sửa chữa hậu quả khi tranh chấp đã phát sinh.

7. Những điều khoản quan trọng mà doanh nghiệp thường bỏ sót trong điều lệ công ty

Nhiều doanh nghiệp cho rằng điều lệ chỉ cần đáp ứng các nội dung bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp là đủ. Tuy nhiên, trong quá trình tư vấn và giải quyết tranh chấp nội bộ, chúng tôi nhận thấy phần lớn các vụ việc không phát sinh từ những nội dung mà luật đã quy định, mà xuất phát từ những vấn đề điều lệ không quy định hoặc quy định quá chung chung.

Một bản điều lệ tốt không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn phải dự liệu trước những tình huống có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Dưới đây là những điều khoản mà doanh nghiệp nên cân nhắc bổ sung.

7.1. Điều khoản xử lý khi các thành viên bế tắc trong biểu quyết

Đây là tình huống khá phổ biến tại các doanh nghiệp có từ hai đến bốn thành viên góp vốn với tỷ lệ sở hữu tương đương.

Ví dụ:

Hai thành viên cùng sở hữu 50% vốn điều lệ.
Bốn thành viên, mỗi người góp 25%.

Khi xảy ra bất đồng, doanh nghiệp có thể không thông qua được bất kỳ quyết định nào, từ việc bổ nhiệm Giám đốc đến tăng vốn, ký hợp đồng lớn hoặc phân chia lợi nhuận.

Nếu điều lệ không có cơ chế xử lý, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng "đóng băng" hoạt động.

Do đó, điều lệ nên quy định trước các phương án như:

Tổ chức thương lượng bắt buộc.
Hòa giải nội bộ.
Mời chuyên gia hoặc luật sư độc lập tham gia tư vấn.
Quyền mua lại phần vốn góp của bên còn lại.
Cơ chế bán toàn bộ doanh nghiệp nếu không thể tiếp tục hợp tác.

7.2. Điều khoản hạn chế chuyển nhượng phần vốn góp hoặc cổ phần

Luật Doanh nghiệp đã quy định về việc chuyển nhượng vốn và cổ phần. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp nên cụ thể hóa thêm để bảo vệ sự ổn định của cơ cấu sở hữu.

Ví dụ:

Thành viên phải ưu tiên chào bán cho các thành viên hiện hữu trước khi chuyển nhượng cho người ngoài.
Quy định thời hạn hạn chế chuyển nhượng đối với cổ đông sáng lập trong phạm vi pháp luật cho phép.
Điều kiện chấp thuận người nhận chuyển nhượng trong một số trường hợp đặc biệt.
Phương thức xác định giá chuyển nhượng nếu các bên không thống nhất được.

Những quy định này giúp hạn chế nguy cơ xuất hiện thành viên hoặc cổ đông mới không phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.

7.3. Điều khoản về nghĩa vụ bảo mật và không cạnh tranh

Đây là nội dung rất quan trọng nhưng lại ít được đưa vào điều lệ.

Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, thành viên góp vốn, cổ đông lớn hoặc người quản lý thường được tiếp cận nhiều thông tin quan trọng như:

Danh sách khách hàng.
Chiến lược kinh doanh.
Giá thành sản phẩm.
Công nghệ sản xuất.
Dữ liệu tài chính.
Kế hoạch đầu tư.

Điều lệ nên quy định rõ trách nhiệm bảo mật thông tin và nghĩa vụ không sử dụng các thông tin này để phục vụ lợi ích cá nhân hoặc cạnh tranh không lành mạnh với doanh nghiệp.

Tuy nhiên, các điều khoản này cần được xây dựng hợp lý, bảo đảm phù hợp với pháp luật dân sự, lao động và cạnh tranh để có khả năng áp dụng trong thực tế.

7.4. Điều khoản xử lý khi thành viên không góp đủ vốn

Không ít doanh nghiệp sau khi thành lập mới phát hiện một hoặc nhiều thành viên không thực hiện đúng cam kết góp vốn.

Nếu điều lệ chỉ dẫn chiếu chung đến Luật Doanh nghiệp thì đôi khi chưa đủ để xử lý nhanh tình huống phát sinh.

Điều lệ nên quy định cụ thể:

Thời hạn góp vốn.
Trách nhiệm khi góp vốn chậm.
Cách xác định lại tỷ lệ sở hữu.
Trình tự xử lý phần vốn chưa góp.
Quyền của các thành viên còn lại đối với phần vốn đó.

Việc quy định rõ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp xử lý minh bạch và giảm nguy cơ tranh chấp.

7.5. Điều khoản định giá phần vốn góp hoặc cổ phần

Một trong những tranh chấp phổ biến là các bên không thống nhất được giá trị phần vốn góp khi có nhu cầu chuyển nhượng hoặc công ty mua lại.

Để hạn chế tình trạng này, điều lệ có thể quy định trước nguyên tắc định giá, chẳng hạn:

Theo giá trị sổ sách.
Theo báo cáo tài chính đã được kiểm toán.
Theo kết quả của tổ chức thẩm định giá độc lập.
Theo phương pháp được các bên thống nhất.

Việc có sẵn cơ chế định giá sẽ giúp quá trình chuyển nhượng hoặc mua lại diễn ra nhanh chóng và minh bạch hơn.

7.6. Điều khoản xử lý khi thành viên hoặc cổ đông qua đời, mất năng lực hành vi dân sự

Đây là nội dung thường bị bỏ quên, đặc biệt ở các doanh nghiệp gia đình.

Nếu một thành viên hoặc cổ đông qua đời mà điều lệ không có quy định cụ thể, việc xác định người kế thừa quyền và nghĩa vụ có thể kéo dài, ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

Điều lệ nên quy định nguyên tắc xử lý trong các trường hợp như:

Thừa kế phần vốn góp hoặc cổ phần.
Tiếp nhận người thừa kế làm thành viên hoặc cổ đông.
Công ty hoặc các thành viên còn lại mua lại phần vốn góp.
Trình tự giải quyết nếu có nhiều người thừa kế.

Những quy định này giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định khi xảy ra các sự kiện ngoài ý muốn.

7.7. Điều khoản giải quyết tranh chấp nội bộ

Đây là "điều khoản phòng ngừa" mà hầu hết các doanh nghiệp đều nên có.

Thay vì ngay lập tức khởi kiện, điều lệ có thể quy định các bước giải quyết theo trình tự:

Thương lượng giữa các bên.
Hòa giải nội bộ.
Hòa giải với sự tham gia của luật sư hoặc chuyên gia độc lập.
Giải quyết tại Trọng tài thương mại (nếu có thỏa thuận).
Khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền.

Một quy trình rõ ràng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần giữ gìn mối quan hệ giữa các thành viên và bảo vệ hoạt động bình thường của doanh nghiệp.

7.8. Góp ý nhỏ của Luật sư

Điều lệ công ty không nên chỉ được nhìn nhận như một tài liệu để hoàn thiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Giá trị thực sự của điều lệ chỉ được thể hiện khi doanh nghiệp bắt đầu vận hành và phải đối mặt với những quyết định quan trọng hoặc các tình huống phát sinh ngoài dự kiến.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, một bản điều lệ được xây dựng kỹ lưỡng ngay từ đầu có thể giúp doanh nghiệp phòng ngừa nhiều tranh chấp về quản trị, góp vốn, chuyển nhượng vốn, quyền biểu quyết và điều hành công ty. Chi phí đầu tư cho việc xây dựng điều lệ thường rất nhỏ so với chi phí, thời gian và nguồn lực mà doanh nghiệp phải bỏ ra để giải quyết một vụ tranh chấp kéo dài.

Do đó, khi xây dựng hoặc sửa đổi điều lệ, doanh nghiệp không nên chỉ đặt mục tiêu "đúng luật", mà cần hướng tới một bản điều lệ phù hợp với đặc điểm hoạt động, cơ cấu sở hữu và chiến lược phát triển của chính mình. Đây mới là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả và phát triển bền vững.

8. Khi nào cần sửa đổi điều lệ công ty?

Điều lệ công ty không phải là văn bản bất biến. Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, việc sửa đổi, bổ sung điều lệ là điều hoàn toàn bình thường và trong nhiều trường hợp còn là yêu cầu bắt buộc để bảo đảm tính thống nhất giữa hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp với quy định của pháp luật và tình hình hoạt động thực tế.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp mà quên cập nhật điều lệ. Điều này dẫn đến tình trạng hồ sơ lưu tại công ty không còn thống nhất với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông. Khi xảy ra tranh chấp, sự thiếu thống nhất này có thể làm phát sinh nhiều khó khăn trong quá trình quản trị và giải quyết vụ việc.

Dưới đây là những trường hợp doanh nghiệp nên hoặc cần sửa đổi điều lệ.

8.1. Thay đổi tên công ty

Tên doanh nghiệp là một trong những nội dung bắt buộc phải được ghi nhận trong điều lệ.

Do đó, khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục đổi tên, điều lệ cũng cần được sửa đổi để bảo đảm thống nhất với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các tài liệu nội bộ khác.

Ngoài việc cập nhật tên mới, doanh nghiệp cũng nên rà soát các điều khoản có liên quan như:

Tên viết tắt.
Tên giao dịch quốc tế.
Con dấu.
Nhận diện thương hiệu.
Quyền sử dụng tên thương mại.

8.2. Thay đổi vốn điều lệ

Việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ không chỉ làm thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của các thành viên hoặc cổ đông.

Khi sửa đổi điều lệ, doanh nghiệp cần rà soát các nội dung như:

Mức vốn điều lệ mới.
Tỷ lệ sở hữu của từng thành viên hoặc cổ đông.
Quyền biểu quyết.
Quyền chia lợi nhuận.
Nghĩa vụ góp vốn.
Điều kiện phát hành thêm cổ phần (đối với công ty cổ phần).

Nếu chỉ thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà không sửa điều lệ, nhiều quy định nội bộ sẽ không còn phù hợp với thực tế.

8.3. Thay đổi thành viên hoặc cổ đông

Đây là trường hợp xảy ra khá thường xuyên trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ:

Tiếp nhận thành viên mới.
Thành viên chuyển nhượng phần vốn góp.
Cổ đông chuyển nhượng cổ phần.
Thành viên rút vốn theo quy định của pháp luật.
Công ty mua lại phần vốn góp hoặc cổ phần.

Ngoài việc cập nhật danh sách thành viên hoặc cổ đông, doanh nghiệp cũng nên xem xét điều chỉnh các quy định về quyền biểu quyết, tỷ lệ thông qua nghị quyết và cơ chế quản trị nếu cơ cấu sở hữu có sự thay đổi đáng kể.

8.4. Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là chủ thể nhân danh doanh nghiệp thực hiện các giao dịch và chịu trách nhiệm trong phạm vi pháp luật quy định.

Khi thay đổi người đại diện, điều lệ cần được cập nhật để phản ánh:

Chức danh.
Quyền hạn.
Nghĩa vụ.
Phạm vi đại diện.
Cơ chế phối hợp nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật.

Đây là nội dung rất quan trọng nhằm tránh chồng chéo về thẩm quyền trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

8.5. Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý

Trong quá trình phát triển, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thay đổi mô hình quản trị để phù hợp với quy mô và chiến lược kinh doanh.

Chẳng hạn:

Thành lập Ban Kiểm soát.
Thay đổi mô hình quản trị công ty cổ phần.
Thành lập thêm Hội đồng thành viên.
Phân quyền mạnh hơn cho Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
Quy định lại thẩm quyền giữa các cơ quan quản lý.

Những thay đổi này cần được ghi nhận trong điều lệ để bảo đảm tính hợp pháp và thống nhất trong quá trình điều hành.

8.6. Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp chuyển đổi từ công ty TNHH sang công ty cổ phần hoặc ngược lại, điều lệ cũ hầu như không còn phù hợp.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên xây dựng một bản điều lệ mới thay vì chỉ sửa đổi từng điều khoản.

Bởi lẽ, cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên hoặc cổ đông, phương thức quản trị và trình tự thông qua quyết định của từng loại hình doanh nghiệp có nhiều điểm khác biệt.

8.7. Pháp luật có sự thay đổi

Hệ thống pháp luật doanh nghiệp luôn được sửa đổi, bổ sung để phù hợp với yêu cầu quản lý và thực tiễn kinh doanh.

Khi có quy định mới ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, quyền của thành viên hoặc cổ đông, người đại diện theo pháp luật hoặc các nội dung quản trị khác, doanh nghiệp nên rà soát điều lệ để kịp thời điều chỉnh.

Việc cập nhật sớm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động.

8.8. Khi điều lệ không còn phù hợp với thực tế quản trị

Đây là trường hợp rất phổ biến nhưng thường bị bỏ qua.

Nhiều doanh nghiệp sau nhiều năm hoạt động vẫn sử dụng bản điều lệ được lập từ ngày thành lập công ty. Trong khi đó:

Quy mô doanh nghiệp đã thay đổi.
Số lượng thành viên hoặc cổ đông tăng lên.
Phương thức quản lý khác trước.
Doanh nghiệp mở rộng sang nhiều lĩnh vực.
Nhu cầu phân quyền điều hành ngày càng lớn.

Nếu điều lệ không được cập nhật, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tổ chức họp, thông qua nghị quyết hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, doanh nghiệp nên định kỳ rà soát điều lệ, đặc biệt sau mỗi lần thay đổi lớn về cơ cấu sở hữu, tổ chức quản lý hoặc định hướng phát triển.

Góp ý nhỏ của Luật sư

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần sửa đổi điều lệ khi cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu. Thực tế, điều lệ là "bộ quy tắc quản trị" của chính doanh nghiệp, vì vậy cần được cập nhật bất cứ khi nào có sự thay đổi đáng kể về tổ chức hoặc hoạt động.

Việc chủ động sửa đổi điều lệ không chỉ giúp doanh nghiệp bảo đảm tuân thủ pháp luật mà còn tạo ra cơ chế quản trị rõ ràng, minh bạch và phù hợp với thực tiễn. Đây cũng là một trong những giải pháp hiệu quả để phòng ngừa tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông và người quản lý trong quá trình hoạt động.

9. Giá trị pháp lý của điều lệ công ty khi xảy ra tranh chấp

Trong hoạt động của doanh nghiệp, điều lệ công ty không chỉ là tài liệu được nộp khi thành lập doanh nghiệp mà còn là căn cứ quan trọng để tổ chức quản trị, phân định quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cổ đông cũng như giải quyết các tranh chấp nội bộ.

Tuy nhiên, giá trị pháp lý của điều lệ không phải là tuyệt đối. Khi xảy ra tranh chấp, điều lệ sẽ được xem xét cùng với Luật Doanh nghiệp, Bộ luật Dân sự và các quy định pháp luật có liên quan để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên.

Hiểu đúng giá trị pháp lý của điều lệ sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng văn bản này một cách hiệu quả, đồng thời tránh những kỳ vọng không phù hợp trong quá trình áp dụng.

9.1. Điều lệ là sự thỏa thuận giữa các thành viên hoặc cổ đông

Về bản chất, điều lệ công ty là sự thống nhất ý chí của các thành viên hoặc cổ đông về cách thức tổ chức và vận hành doanh nghiệp.

Khi tham gia thành lập công ty hoặc nhận chuyển nhượng phần vốn góp, cổ phần và trở thành thành viên, cổ đông của doanh nghiệp, các chủ thể cũng đồng thời chấp nhận tuân thủ điều lệ đang có hiệu lực của công ty.

Có thể hiểu, điều lệ đóng vai trò như một "bản cam kết quản trị chung", ràng buộc tất cả các thành viên, cổ đông và người quản lý trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

9.2. Điều lệ là căn cứ để giải quyết tranh chấp nội bộ

Trong thực tiễn xét xử, khi giải quyết tranh chấp giữa các thành viên hoặc cổ đông, cơ quan có thẩm quyền thường xem xét đồng thời:

Quy định của pháp luật.
Điều lệ công ty.
Nghị quyết, quyết định của doanh nghiệp.
Các tài liệu, chứng cứ liên quan.

Nếu điều lệ quy định rõ về trình tự triệu tập họp, tỷ lệ biểu quyết, quyền của thành viên hoặc cơ chế chuyển nhượng vốn thì đây sẽ là căn cứ quan trọng để đánh giá tính hợp pháp của các quyết định nội bộ.

Ngược lại, nếu điều lệ không quy định hoặc quy định không rõ ràng, việc giải quyết tranh chấp sẽ phải dựa nhiều hơn vào các quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật khác.

9.3. Điều lệ không được trái với quy định bắt buộc của pháp luật

Đây là nguyên tắc rất quan trọng nhưng thường bị hiểu nhầm.

Pháp luật trao cho doanh nghiệp quyền tự chủ trong việc xây dựng điều lệ, song quyền này chỉ được thực hiện trong phạm vi mà pháp luật cho phép.

Ví dụ, điều lệ có thể quy định chi tiết hơn về:

Trình tự tổ chức họp.
Cơ chế biểu quyết.
Phân quyền quản lý.
Điều kiện chuyển nhượng phần vốn góp hoặc cổ phần (trong phạm vi pháp luật cho phép).

Tuy nhiên, điều lệ không thể:

Tước bỏ quyền cơ bản của thành viên hoặc cổ đông do luật quy định.
Loại trừ trách nhiệm pháp lý mà luật bắt buộc phải có.
Thiết lập cơ chế quản trị trái với quy định bắt buộc của Luật Doanh nghiệp.
Hạn chế quyền yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài giải quyết tranh chấp nếu pháp luật không cho phép.

Trong trường hợp có sự mâu thuẫn giữa điều lệ và quy định bắt buộc của pháp luật, phần nội dung trái luật sẽ không được áp dụng.

9.4. Điều lệ càng rõ thì doanh nghiệp càng ít tranh chấp

Qua quá trình tư vấn doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy một điểm khá thú vị.

Phần lớn các vụ tranh chấp không phát sinh vì điều lệ quy định sai, mà vì điều lệ... không quy định.

Ví dụ:

Không quy định cách xác định giá phần vốn góp.
Không quy định quyền ưu tiên mua.
Không quy định cơ chế xử lý khi biểu quyết ngang nhau.
Không quy định trách nhiệm của người quản lý.
Không quy định trình tự hòa giải nội bộ.

Khi đó, mỗi bên sẽ hiểu theo một cách khác nhau và tranh chấp gần như là điều khó tránh khỏi.

Ngược lại, một bản điều lệ được xây dựng đầy đủ sẽ giúp các thành viên biết rõ quyền, nghĩa vụ và cách xử lý ngay từ đầu, qua đó hạn chế đáng kể các mâu thuẫn trong quá trình hoạt động.

9.5. Điều lệ có giá trị đối với người thứ ba hay không?

Về nguyên tắc, điều lệ là văn bản điều chỉnh quan hệ nội bộ của doanh nghiệp.

Đối với bên thứ ba, quyền và nghĩa vụ chủ yếu được xác định thông qua:

Hợp đồng.
Quy định của pháp luật.
Thông tin đã được công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Các giao dịch hợp pháp khác.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, điều lệ vẫn có ý nghĩa khi xem xét trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật hoặc người quản lý doanh nghiệp.

Ví dụ, nếu điều lệ quy định một Giám đốc chỉ được ký hợp đồng dưới một giá trị nhất định nhưng trên thực tế lại ký vượt quá thẩm quyền, điều lệ có thể được sử dụng để xem xét trách nhiệm nội bộ giữa công ty và người quản lý đó. Tuy nhiên, hiệu lực của giao dịch với bên thứ ba còn phải được đánh giá theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Bộ luật Dân sự và các quy định pháp luật có liên quan.

Do đó, doanh nghiệp không nên nhầm lẫn giữa hiệu lực nội bộ của điều lệ với hiệu lực của giao dịch dân sự, thương mại đối với bên thứ ba.

9.6. Góp ý nhỏ của Luật sư

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, điều lệ công ty nên được xây dựng với tư duy "phòng ngừa tranh chấp" thay vì chỉ "đủ điều kiện đăng ký doanh nghiệp".

Một điều lệ được soạn thảo bài bản sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ quyền hạn của từng chủ thể, hạn chế khoảng trống pháp lý trong quản trị và tạo cơ sở để xử lý các tình huống phát sinh một cách minh bạch, nhất quán.

Ngược lại, nếu điều lệ chỉ mang tính hình thức hoặc sao chép nguyên mẫu từ các nguồn tham khảo mà không phản ánh đúng nhu cầu quản trị của doanh nghiệp, giá trị sử dụng trong thực tế sẽ rất hạn chế. Khi tranh chấp xảy ra, doanh nghiệp thường phải mất nhiều thời gian và chi phí hơn để giải quyết những vấn đề lẽ ra đã có thể được dự liệu ngay từ khi xây dựng điều lệ.

10. Câu hỏi thường gặp

Điều lệ công ty có bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực không?

Không. Theo quy định hiện hành, điều lệ công ty không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác hoặc các bên có nhu cầu.

Điều lệ công ty có phải nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh khi sửa đổi không?

Không phải mọi trường hợp sửa đổi điều lệ đều phải nộp kèm toàn bộ điều lệ. Tuy nhiên, nếu việc sửa đổi gắn với thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định.

Có thể tự sửa đổi điều lệ công ty được không?

Có. Doanh nghiệp có quyền sửa đổi điều lệ theo trình tự và thẩm quyền quy định trong Luật Doanh nghiệp và chính điều lệ của công ty. Tuy nhiên, việc tham khảo ý kiến luật sư sẽ giúp hạn chế các sai sót và bảo đảm điều lệ sau khi sửa đổi có thể áp dụng hiệu quả.

Điều lệ công ty có hiệu lực từ thời điểm nào?

Thông thường, điều lệ hoặc nội dung sửa đổi điều lệ có hiệu lực theo nghị quyết, quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp hoặc theo thời điểm được quy định trong chính điều lệ.

Điều lệ có được quy định khác với Luật Doanh nghiệp không?

Trong một số trường hợp, Luật Doanh nghiệp cho phép điều lệ quy định khác. Tuy nhiên, điều lệ không được trái với các quy định bắt buộc của pháp luật.

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật có cần sửa điều lệ không?

Thông thường, có. Nếu điều lệ ghi nhận thông tin hoặc quy định về người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp nên sửa đổi để bảo đảm thống nhất với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và tình hình thực tế.

Doanh nghiệp có nên rà soát điều lệ định kỳ không?

Nên. Đặc biệt sau các lần tăng, giảm vốn điều lệ, thay đổi thành viên, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc khi pháp luật có sự thay đổi.

Enterlaw có hỗ trợ doanh nghiệp trên toàn quốc không?

Có. Enterlaw cung cấp dịch vụ tư vấn trực tiếp và trực tuyến cho khách hàng trên toàn quốc, hỗ trợ từ giai đoạn xây dựng điều lệ đến quá trình sửa đổi, áp dụng và xử lý các vấn đề phát sinh.

11. Những tranh chấp thực tế thường phát sinh từ điều lệ công ty

Trong quá trình tư vấn doanh nghiệp và tham gia giải quyết tranh chấp, chúng tôi nhận thấy điều lệ công ty là một trong những tài liệu được viện dẫn nhiều nhất khi xảy ra mâu thuẫn giữa các thành viên hoặc cổ đông. Tuy nhiên, nguyên nhân của tranh chấp thường không nằm ở việc điều lệ quy định sai, mà ở chỗ điều lệ quy định chưa đầy đủ, chưa rõ ràng hoặc không còn phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Dưới đây là những dạng tranh chấp phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp.

11.1. Tranh chấp về quyền biểu quyết

Đây là loại tranh chấp xảy ra khá phổ biến trong các công ty có nhiều thành viên hoặc cổ đông.

Một số tình huống thường gặp:

Không thống nhất cách tính tỷ lệ biểu quyết.
Tranh cãi về điều kiện tiến hành cuộc họp.
Không xác định được nghị quyết đã đủ điều kiện thông qua hay chưa.
Tranh chấp về quyền biểu quyết của người được ủy quyền.

Nếu điều lệ quy định cụ thể về trình tự họp, điều kiện biểu quyết và hình thức lấy ý kiến thì phần lớn các tranh chấp này có thể được hạn chế.

11.2. Tranh chấp về chuyển nhượng phần vốn góp hoặc cổ phần

Đây là tranh chấp xuất hiện nhiều khi doanh nghiệp phát triển hoặc có sự thay đổi về cơ cấu sở hữu.

Ví dụ:

Thành viên chuyển nhượng vốn mà không thực hiện quyền ưu tiên cho các thành viên còn lại.
Không thống nhất giá chuyển nhượng.
Tranh chấp về thời điểm phát sinh quyền của người nhận chuyển nhượng.
Không đồng ý việc tiếp nhận thành viên hoặc cổ đông mới.

Một điều lệ được xây dựng đầy đủ nên quy định rõ trình tự, điều kiện và phương thức xử lý đối với từng trường hợp này.

11.3. Tranh chấp về thẩm quyền của người quản lý

Trong nhiều doanh nghiệp, điều lệ chỉ ghi nhận chức danh mà chưa phân định rõ quyền hạn của từng người quản lý.

Điều này dễ dẫn đến các tranh chấp như:

Giám đốc ký hợp đồng vượt quá thẩm quyền.
Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị can thiệp vào công việc điều hành hằng ngày.
Nhiều người đại diện theo pháp luật cùng thực hiện một giao dịch nhưng không thống nhất về phạm vi đại diện.

Việc xác định rõ thẩm quyền trong điều lệ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch và hạn chế xung đột nội bộ.

11.4. Tranh chấp về phân chia lợi nhuận

Không ít doanh nghiệp chỉ quy định chung rằng lợi nhuận được chia theo tỷ lệ vốn góp hoặc cổ phần mà chưa làm rõ:

Điều kiện được chia lợi nhuận.
Thời điểm chia.
Việc trích lập các quỹ.
Xử lý lợi nhuận chưa phân phối.
Nghĩa vụ tài chính phải hoàn thành trước khi chia lợi nhuận.

Khi kết quả kinh doanh không như kỳ vọng, những khoảng trống này rất dễ trở thành nguyên nhân của tranh chấp.

11.5. Tranh chấp về việc triệu tập và tổ chức họp

Đây là dạng tranh chấp thường gặp trong các công ty gia đình hoặc doanh nghiệp có nhiều nhóm cổ đông.

Một số vấn đề phát sinh gồm:

Không triệu tập đúng đối tượng.
Không gửi tài liệu họp đúng thời hạn.
Không đủ điều kiện tiến hành cuộc họp.
Biên bản họp không phản ánh đúng diễn biến hoặc kết quả biểu quyết.

Những sai sót về thủ tục có thể ảnh hưởng đến hiệu lực của nghị quyết và kéo theo nhiều hệ quả pháp lý khác.

11.6. Tranh chấp khi điều lệ không còn phù hợp

Nhiều doanh nghiệp sử dụng điều lệ được lập từ thời điểm thành lập và không cập nhật trong nhiều năm.

Trong khi đó:

Quy mô doanh nghiệp đã thay đổi.
Có thêm thành viên hoặc cổ đông mới.
Mô hình quản trị được điều chỉnh.
Pháp luật đã có nhiều quy định mới.

Sự không thống nhất giữa điều lệ và thực tế hoạt động khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc áp dụng và xử lý các vấn đề nội bộ.

Góp ý nhỏ của Luật sư

Điều lệ công ty không thể loại bỏ hoàn toàn tranh chấp, nhưng hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp giảm đáng kể khả năng phát sinh mâu thuẫn hoặc rút ngắn thời gian giải quyết khi tranh chấp xảy ra.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, doanh nghiệp nên xem điều lệ là một "cơ chế phòng ngừa rủi ro" thay vì chỉ là tài liệu phục vụ thủ tục thành lập. Một bản điều lệ được rà soát và cập nhật định kỳ sẽ có giá trị lớn hơn rất nhiều so với việc sử dụng một mẫu điều lệ cố định trong nhiều năm.

12. Những sai lầm cần tránh khi xây dựng điều lệ công ty

Việc xây dựng điều lệ không chỉ đòi hỏi hiểu biết về Luật Doanh nghiệp mà còn cần có kinh nghiệm quản trị và dự liệu các rủi ro có thể phát sinh trong thực tế. Qua quá trình tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy một số sai lầm dưới đây xuất hiện khá phổ biến.

12.1. Sao chép nguyên mẫu điều lệ trên Internet

Đây là sai lầm phổ biến nhất.

Các mẫu điều lệ trên Internet thường chỉ mang tính tham khảo và được xây dựng theo hướng áp dụng chung cho nhiều loại doanh nghiệp. Nếu sử dụng nguyên mẫu mà không điều chỉnh theo cơ cấu sở hữu và nhu cầu quản trị của mình, doanh nghiệp rất dễ gặp khoảng trống pháp lý khi phát sinh tranh chấp.

12.2. Chỉ lặp lại quy định của Luật Doanh nghiệp

Một số điều lệ gần như sao chép nguyên văn các điều khoản của Luật Doanh nghiệp mà không bổ sung cơ chế quản trị riêng.

Điều này khiến điều lệ không phát huy được vai trò là "bộ quy tắc nội bộ" của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên tận dụng phạm vi mà pháp luật cho phép để thiết kế những quy định phù hợp với mô hình hoạt động của mình.

12.3. Không cập nhật điều lệ khi doanh nghiệp thay đổi

Sau khi thay đổi tên công ty, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật hoặc cơ cấu thành viên, nhiều doanh nghiệp quên sửa đổi điều lệ.

Điều này dẫn đến sự không thống nhất giữa điều lệ, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thực tế quản trị, làm tăng nguy cơ phát sinh tranh chấp hoặc khó khăn trong quá trình điều hành.

12.4. Quy định trái với pháp luật

Luật Doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp tự chủ trong nhiều vấn đề, nhưng không có nghĩa là điều lệ được quyền quy định trái với các quy định bắt buộc của pháp luật.

Những điều khoản trái luật có thể không được áp dụng và trong một số trường hợp còn làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các quyết định nội bộ.

12.5. Không dự liệu các tình huống phát sinh

Điều lệ chỉ quy định về những vấn đề đang tồn tại mà không dự liệu các tình huống có thể xảy ra trong tương lai là một hạn chế lớn.

Doanh nghiệp nên cân nhắc bổ sung các cơ chế xử lý đối với:

Bế tắc trong biểu quyết.
Chuyển nhượng phần vốn góp hoặc cổ phần.
Mua lại phần vốn góp.
Thay đổi cơ cấu sở hữu.
Thừa kế phần vốn góp.
Giải quyết tranh chấp nội bộ.

Đây đều là những tình huống có khả năng phát sinh trong suốt vòng đời của doanh nghiệp.

12.6. Xem điều lệ chỉ là thủ tục hành chính

Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến điều lệ khi nộp hồ sơ thành lập hoặc thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Trong khi đó, giá trị thực sự của điều lệ lại nằm ở giai đoạn doanh nghiệp đi vào hoạt động. Đây là văn bản được sử dụng thường xuyên trong quản trị, điều hành, tổ chức họp, thông qua nghị quyết và giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên, cổ đông.

Một điều lệ được xây dựng bài bản ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý trong suốt quá trình hoạt động.

Góp ý nhỏ của Luật sư

Điều lệ công ty không có một mẫu chung phù hợp với mọi doanh nghiệp. Một bản điều lệ tốt cần phản ánh đúng đặc điểm của loại hình doanh nghiệp, cơ cấu sở hữu, phương thức quản trị và định hướng phát triển trong tương lai.

Đầu tư thời gian xây dựng điều lệ ngay từ đầu thường mang lại hiệu quả cao hơn rất nhiều so với việc sửa đổi hoặc giải quyết tranh chấp khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần tạo nên nền tảng quản trị minh bạch, ổn định và bền vững cho doanh nghiệp.

13. Liên hệ tư vấn cùng Enterlaw

Điều lệ công ty là nền tảng cho hoạt động quản trị và phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Một bản điều lệ được xây dựng đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với thực tiễn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật mà còn góp phần phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của các thành viên, cổ đông và nâng cao hiệu quả quản trị.

Nếu Quý khách đang chuẩn bị thành lập doanh nghiệp, cần sửa đổi điều lệ hoặc muốn rà soát lại điều lệ hiện hành để phù hợp với quy định mới của pháp luật, đội ngũ luật sư của Enterlaw sẵn sàng đồng hành, tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bảo mật và luôn đặt lợi ích hợp pháp của khách hàng lên hàng đầu.

Trân trọng cảm ơn!

==========================================================================================

Enterlaw.vn - Hiểu luật, hiểu bạn!