Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty là bộ tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị để đăng ký hoạt động chi nhánh tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. Theo quy định hiện hành, thành phần hồ sơ chủ yếu gồm Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh, quyết định thành lập, biên bản họp (nếu thuộc trường hợp phải có) và giấy tờ liên quan đến người đứng đầu chi nhánh.
Tuy nhiên, hồ sơ có sự khác nhau giữa công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần và công ty hợp danh. Bên cạnh đó, các quy định mới năm 2026 cũng có những thay đổi đáng chú ý về hồ sơ điện tử và việc sử dụng dữ liệu định danh cá nhân.
Trong bài viết này, Enterlaw hướng dẫn chi tiết thành phần hồ sơ, biểu mẫu và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh đúng quy định, hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung.
1. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty gồm những gì?
Theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp và Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh của doanh nghiệp trong nước gồm những tài liệu sau:
| STT | Thành phần hồ sơ | Yêu cầu |
|---|---|---|
| 1 | Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh | Theo Mẫu số 17, Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC |
| 2 | Quyết định thành lập chi nhánh | Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị |
| 3 | Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh | Bản sao, áp dụng đối với loại hình doanh nghiệp phải có biên bản họp |
| 4 | Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh | Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân, trừ trường hợp được miễn nộp theo quy định |
| 5 | Giấy tờ ủy quyền thực hiện thủ tục | Chỉ áp dụng khi ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục |
Lưu ý: Không phải mọi doanh nghiệp đều phải nộp đầy đủ cả năm loại tài liệu trên. Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào loại hình công ty, thông tin định danh của người đứng đầu chi nhánh và việc doanh nghiệp có ủy quyền thực hiện thủ tục hay không.
Để được hỗ trợ chuẩn bị, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ thành lập chi nhánh công ty tại Enterlaw.
2. Quyết định và biên bản họp thành lập chi nhánh theo từng loại hình công ty
Quyết định thành lập chi nhánh và biên bản họp là những tài liệu quan trọng thể hiện việc thành lập chi nhánh đã được cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp thông qua.
Theo khoản 1 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thành phần hồ sơ đối với từng loại hình công ty được xác định như sau:
| Loại hình công ty | Quyết định thành lập chi nhánh | Biên bản họp |
|---|---|---|
| Công ty TNHH một thành viên | Quyết định của chủ sở hữu công ty | Không bắt buộc |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Quyết định của Hội đồng thành viên | Bắt buộc |
| Công ty cổ phần | Quyết định của Hội đồng quản trị | Bắt buộc |
| Công ty hợp danh | Quyết định của Hội đồng thành viên | Bắt buộc |
Ví dụ: Công ty TNHH ABC có hai thành viên góp vốn quyết định thành lập chi nhánh tại Hà Nội. Trong hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, công ty phải chuẩn bị cả bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên.
Ngược lại, nếu ABC là công ty TNHH một thành viên thì hồ sơ chỉ yêu cầu bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty, không bắt buộc phải có biên bản họp.
Khi soạn thảo quyết định và biên bản họp, doanh nghiệp cần chú ý:
- Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập chi nhánh.
- Thể hiện rõ nội dung quyết định thành lập chi nhánh.
- Bảo đảm thống nhất về tên, địa chỉ, người đứng đầu chi nhánh.
- Có đầy đủ chữ ký theo quy định pháp luật và cơ cấu quản lý của doanh nghiệp.
Việc lập đúng quyết định, biên bản họp ngay từ đầu giúp hạn chế những vướng mắc trong quá trình kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
3. Mẫu Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh mới nhất
Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ thành lập chi nhánh công ty. Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 17 – Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/Thông báo lập địa điểm kinh doanh, ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Thông tư 121/2026/TT-BTC đã sửa đổi, thay thế một số biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp nhưng không thay thế Mẫu số 17 nêu trên.
3.1 Những thông tin cần kê khai
Khi lập Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị các nhóm thông tin chính:
- Thông tin doanh nghiệp chủ quản: Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp và thông tin liên quan.
- Tên chi nhánh: Tên bằng tiếng Việt, tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt nếu có.
- Địa chỉ chi nhánh: Địa chỉ trụ sở dự kiến theo địa giới hành chính hiện hành.
- Ngành, nghề kinh doanh: Ngành, nghề hoạt động của chi nhánh phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
- Người đứng đầu chi nhánh: Họ tên, thông tin định danh và các thông tin cá nhân theo biểu mẫu.
- Thông tin đăng ký thuế và các thông tin khác: Kê khai theo những chỉ tiêu tương ứng của mẫu.
Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý việc đặt tên chi nhánh phải tuân thủ quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp. Theo đó, tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.
Ngoài ra, thông tin trên Giấy đề nghị phải thống nhất với quyết định thành lập chi nhánh và các tài liệu khác trong hồ sơ.
Tra cứu biểu mẫu: Doanh nghiệp có thể tham khảo Thông tư 68/2025/TT-BTC hoặc truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để sử dụng mẫu phù hợp.
3.2 Lưu ý khi kê khai hồ sơ trực tuyến
Theo Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng đã được đơn giản hóa.
Trường hợp người trực tiếp nộp hồ sơ đồng thời là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị, đối với giấy đề nghị hoặc thông báo có nội dung đã được kê khai trên hệ thống và chỉ yêu cầu người nộp hồ sơ ký, người nộp không phải ký riêng hoặc tải lại văn bản đó lên hệ thống.
Tuy nhiên, các tài liệu khác thuộc thành phần hồ sơ vẫn phải được chuẩn bị, ký và tải lên theo quy định.
Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục, hồ sơ điện tử phải kèm theo giấy tờ ủy quyền và được thực hiện theo quy trình dành cho người được ủy quyền.
4. Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh
Một trong những thay đổi đáng chú ý là việc sử dụng số định danh cá nhân thay thế cho bản sao giấy tờ pháp lý trong một số trường hợp. Theo Điều 11 và khoản 1 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc chuẩn bị giấy tờ của người đứng đầu chi nhánh được xác định như sau:
Trường hợp 1: Người đứng đầu chi nhánh có số định danh cá nhân
Doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin định danh theo quy định. Khi thông tin được đối chiếu và khai thác hợp lệ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hồ sơ không phải kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.
Trường hợp 2: Người đứng đầu chi nhánh không có số định danh cá nhân
Doanh nghiệp phải chuẩn bị bản sao hộ chiếu, hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực theo quy định.
Trường hợp 3: Việc kết nối dữ liệu bị gián đoạn
Nếu việc kết nối giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn, hồ sơ phải kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân tương ứng theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Lưu ý: Người đứng đầu chi nhánh không bắt buộc phải là người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty. Doanh nghiệp có thể lựa chọn và bổ nhiệm cá nhân phù hợp để quản lý hoạt động chi nhánh.
5. Hồ sơ ủy quyền và những giấy tờ không phải nộp
Ngoài các tài liệu bắt buộc, doanh nghiệp cần xác định trường hợp nào phải chuẩn bị giấy tờ ủy quyền và những tài liệu nào không thuộc thành phần hồ sơ thông thường.
5.1. Hồ sơ ủy quyền thực hiện thủ tục
Theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, giấy tờ ủy quyền được xác định tùy theo chủ thể được ủy quyền.
Ủy quyền cho cá nhân: Doanh nghiệp chuẩn bị văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh.
Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực.
Ủy quyền cho tổ chức: Hồ sơ cần có:
- Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục;
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện.
Nếu thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý để thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ ủy quyền phù hợp để đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục.
5.2. Những giấy tờ không bắt buộc phải nộp
Đối với hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh thông thường của doanh nghiệp trong nước, pháp luật không quy định bắt buộc nộp riêng các tài liệu sau:
- Bản sao Điều lệ công ty.
- Hợp đồng thuê trụ sở chi nhánh.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ sở hữu nhà tại địa chỉ chi nhánh.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh dưới dạng văn bản riêng biệt.
Đối với bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Nghị định 296/2026/NĐ-CP cũng bổ sung cơ chế cơ quan đăng ký kinh doanh khai thác dữ liệu đã có thay cho việc yêu cầu doanh nghiệp nộp bản sao giấy tờ.
Trường hợp không khai thác được dữ liệu hoặc thông tin không đầy đủ, không chính xác thì việc bổ sung giấy tờ được thực hiện theo quy định.
Doanh nghiệp cần phân biệt: Một tài liệu không bắt buộc nộp trong hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh không có nghĩa là doanh nghiệp không cần chuẩn bị, lưu giữ hoặc đáp ứng những điều kiện pháp lý liên quan.
Ví dụ, dù không phải nộp hợp đồng thuê địa điểm khi đăng ký hoạt động chi nhánh thông thường, doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm địa điểm đặt chi nhánh được sử dụng hợp pháp.
Để hiểu rõ hơn về chức năng và phạm vi hoạt động của chi nhánh, có thể tham khảo bài viết Chi nhánh công ty là gì?.
6. Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty ở đâu?
Theo Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi dự kiến đặt chi nhánh.
Ví dụ:
- Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội, thành lập chi nhánh tại Hà Nội thì đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền tại Hà Nội.
- Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội, thành lập chi nhánh tại Hải Phòng thì đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền tại Hải Phòng.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các phương thức được pháp luật cho phép, bao gồm nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Đối với hình thức trực tuyến, doanh nghiệp thực hiện thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp được truy cập từ Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thời hạn nộp hồ sơ và giải quyết
Có hai mốc thời gian quan trọng:
- Thời hạn đăng ký: Trong 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập chi nhánh trong nước, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động.
- Thời hạn giải quyết: Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản những nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng thành phần quy định; việc thành lập chi nhánh khác tỉnh không làm phát sinh một bộ hồ sơ riêng chỉ vì địa điểm chi nhánh khác địa phương với trụ sở chính.
7. Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh
Mặc dù hồ sơ thành lập chi nhánh công ty không quá phức tạp, doanh nghiệp vẫn có thể phải sửa đổi, bổ sung nếu gặp những sai sót sau:
1. Sử dụng không đúng biểu mẫu đăng ký
Sử dụng biểu mẫu cũ, điền thiếu thông tin hoặc nhầm lẫn giữa Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh và mẫu đăng ký địa điểm kinh doanh.
2. Quyết định thành lập không đúng thẩm quyền
Ví dụ, công ty cổ phần sử dụng quyết định của Giám đốc thay cho quyết định của Hội đồng quản trị theo yêu cầu của hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh.
3. Thiếu biên bản họp theo quy định
Công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh chỉ chuẩn bị quyết định thành lập mà không có biên bản họp tương ứng.
4. Thông tin giữa các tài liệu không thống nhất
Tên chi nhánh, địa chỉ, người đứng đầu hoặc các thông tin đăng ký khác không thống nhất giữa Giấy đề nghị và quyết định thành lập.
5. Kê khai sai địa chỉ hoặc ngành, nghề hoạt động
Địa chỉ không chính xác theo đơn vị hành chính hiện hành, tên chi nhánh không đúng quy định hoặc ngành, nghề của chi nhánh không phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
6. Thiếu giấy tờ ủy quyền hoặc thông tin định danh
Doanh nghiệp ủy quyền nộp hồ sơ nhưng không chuẩn bị tài liệu ủy quyền phù hợp; thông tin định danh cá nhân không chính xác hoặc thiếu giấy tờ pháp lý trong trường hợp bắt buộc.
Để hạn chế những sai sót trên, doanh nghiệp nên kiểm tra thống nhất toàn bộ thông tin trước khi ký và nộp hồ sơ.
8. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ thành lập chi nhánh công ty
8.1. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cần bao nhiêu bộ?
Theo Điều 9 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ phải nộp 01 bộ hồ sơ khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu nộp nhiều hơn một bộ hồ sơ hoặc những giấy tờ ngoài thành phần hồ sơ theo quy định pháp luật.
8.2. Quyết định và biên bản họp thành lập chi nhánh có cần công chứng không?
Không bắt buộc công chứng, chứng thực đối với quyết định và biên bản họp thành lập chi nhánh theo yêu cầu chung của hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh.
Tuy nhiên, các tài liệu phải được lập đúng thẩm quyền, có đầy đủ chữ ký và bảo đảm tính hợp pháp.
8.3. Hồ sơ thành lập chi nhánh có cần nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không?
Đối với hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh thông thường, doanh nghiệp không phải chuẩn bị riêng bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Cơ quan đăng ký kinh doanh sử dụng thông tin có trong hệ thống và thực hiện việc khai thác, đối chiếu dữ liệu theo quy định.
8.4. Doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh không?
Có. Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải thuê đơn vị dịch vụ để chuẩn bị và thực hiện thủ tục.
Doanh nghiệp có thể tự lập hồ sơ, ký và nộp theo quy định. Trường hợp chưa có kinh nghiệm hoặc muốn hạn chế rủi ro phải sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ pháp lý để được hỗ trợ.
9. Enterlaw hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh công ty
Việc chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sửa đổi, bổ sung và thuận lợi hơn khi mở rộng hoạt động kinh doanh.
Enterlaw cung cấp dịch vụ thành lập chi nhánh công ty, hỗ trợ Quý khách hàng tư vấn, soạn thảo hồ sơ, đại diện thực hiện thủ tục đến khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
Chúng tôi tư vấn rõ ràng về phạm vi công việc, chi phí dịch vụ và hướng dẫn những vấn đề pháp lý cần lưu ý sau khi thành lập.
Quý khách hàng vui lòng liên hệ Enterlaw để được tư vấn và nhận báo giá dịch vụ phù hợp.
