Quan hệ lao động ngày càng phức tạp. Người lao động hiện nay cũng chủ động hơn trong việc tìm hiểu và bảo vệ quyền lợi của mình khi cho rằng người sử dụng lao động có hành vi không đúng pháp luật.
Trong khi đó, chỉ một hợp đồng lao động không chặt chẽ, một quyết định chấm dứt hợp đồng sai căn cứ, một quy trình sa thải không đúng thủ tục hoặc việc tính lương, bảo hiểm không chính xác cũng có thể làm phát sinh tranh chấp và gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Vì vậy, việc quản trị lao động đúng pháp luật ngay từ đầu là rất cần thiết đối với người sử dụng lao động.
Từ thực tiễn tư vấn, Enterlaw.vn tổng hợp 15 câu hỏi người sử dụng lao động thường đặt ra cho luật sư để doanh nghiệp và bạn đọc tham khảo.
1. Doanh nghiệp phải ký loại hợp đồng lao động nào với nhân viên?
Pháp luật hiện hành quy định hai loại hợp đồng lao động:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn, có thời hạn không quá 36 tháng.
Doanh nghiệp và người lao động có thể ký hợp đồng thử việc riêng hoặc thỏa thuận nội dung thử việc trong hợp đồng lao động.
Về hình thức, hợp đồng lao động về nguyên tắc phải được giao kết bằng văn bản hoặc thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu. Hai bên chỉ được giao kết bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ những trường hợp pháp luật bắt buộc phải lập bằng văn bản.
Căn cứ pháp lý: Điều 14, Điều 20 và Điều 24 Bộ luật Lao động 2019. Điều 20 xác định hợp đồng lao động chỉ còn hai loại nêu trên, trong đó hợp đồng xác định thời hạn không quá 36 tháng.
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng và đăng ký nội quy lao động không?
Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.
Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Nội quy lao động đặc biệt quan trọng vì đây là một trong những căn cứ để doanh nghiệp xử lý vi phạm kỷ luật, bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và quản lý quan hệ lao động.
Hiện nay, thủ tục đăng ký được thực hiện tại cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp xã nếu được ủy quyền.
Căn cứ pháp lý: Điều 118, Điều 119 Bộ luật Lao động 2019; Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Thủ tục hành chính hiện hành được công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV năm 2025.
Bạn xem thêm dịch vụ tư vấn Hợp đồng lao động của enterlaw.vn: https://enterlaw.vn/dich-vu-tu-van-hop-dong-lao-dong
3. Doanh nghiệp có phải nộp thang lương, bảng lương cho cơ quan nhà nước không?
Không. Doanh nghiệp hiện không phải đăng ký hoặc nộp thang lương, bảng lương cho cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn phải xây dựng:
- Thang lương;
- Bảng lương;
- Định mức lao động.
Khi xây dựng, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có. Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Căn cứ pháp lý: Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận và trả lương.
4. Doanh nghiệp muốn cho nhân viên nghỉ việc thì phải làm thế nào để đúng luật?
Đây là vấn đề doanh nghiệp phải đặc biệt thận trọng.
Người sử dụng lao động không thể cho nhân viên nghỉ việc chỉ vì cho rằng người đó “không còn phù hợp”. Trước hết phải xác định căn cứ chấm dứt hợp đồng là gì.
Một số trường hợp người sử dụng lao động được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng gồm:
- Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí đánh giá hợp pháp;
- Người lao động bị ốm đau, tai nạn và đã điều trị đủ thời gian luật định nhưng khả năng lao động chưa hồi phục;
- Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm hoặc trường hợp luật định mà doanh nghiệp đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc;
- Người lao động không trở lại làm việc sau thời hạn tạm hoãn hợp đồng theo quy định;
- Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu, trừ trường hợp có thỏa thuận khác;
- Người lao động tự ý bỏ việc từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng;
- Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng.
Tùy từng trường hợp, người sử dụng lao động có thể phải báo trước 45 ngày, 30 ngày, 03 ngày làm việc hoặc không phải báo trước.
Đặc biệt, trường hợp cho người lao động thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế là một cơ chế khác, không nên đánh đồng với đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Căn cứ pháp lý: Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 quy định các trường hợp người sử dụng lao động được đơn phương chấm dứt HĐLĐ; Điều 42 và Điều 44 quy định riêng về thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế và phương án sử dụng lao động.
5. Trường hợp nào doanh nghiệp được sa thải người lao động?
Sa thải là hình thức xử lý kỷ luật lao động nghiêm khắc nhất và chỉ được áp dụng trong các trường hợp pháp luật cho phép, chẳng hạn:
- Trộm cắp, tham ô, đánh bạc tại nơi làm việc;
- Cố ý gây thương tích;
- Sử dụng ma túy tại nơi làm việc;
- Tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ;
- Xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
- Gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng đối với tài sản, lợi ích của doanh nghiệp;
- Quấy rối tình dục tại nơi làm việc nếu hành vi này được quy định trong nội quy lao động;
- Tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật đối với trường hợp luật quy định;
- Tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng.
Quan trọng là có căn cứ sa thải chưa đủ để sa thải hợp pháp. Doanh nghiệp còn phải chứng minh lỗi, bảo đảm đúng thời hiệu, thành phần tham dự, tổ chức họp và lập biên bản theo trình tự pháp luật.
Căn cứ pháp lý: Điều 122, Điều 123 và Điều 125 Bộ luật Lao động 2019; Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP về trình tự xử lý kỷ luật lao động.
Bạn xem kỹ hơn về dịch vụ tư vấn sa thải lao động của Enterlaw.vn: https://enterlaw.vn/tu-van-sa-thai-nguoi-lao-dong
6. Có thể ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn với một người lao động không?
Về nguyên tắc, khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, trong thời hạn 30 ngày hai bên phải ký hợp đồng mới.
Nếu tiếp tục ký hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ được ký thêm 01 lần. Sau đó, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng không xác định thời hạn.
Tuy nhiên, pháp luật có một số ngoại lệ, chẳng hạn đối với người lao động cao tuổi, người lao động nước ngoài, người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước và một số trường hợp đặc thù khác.
Căn cứ pháp lý: Điểm c khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019.
7. Tiền lương làm thêm giờ, ngày nghỉ, ngày lễ được tính thế nào?
Người lao động làm thêm giờ được trả ít nhất:
- 150% vào ngày làm việc bình thường;
- 200% vào ngày nghỉ hằng tuần;
- 300% vào ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương ngày lễ đối với người lao động hưởng lương ngày.
Người lao động làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30%.
Nếu làm thêm giờ vào ban đêm, ngoài các khoản trên, người lao động còn được trả thêm 20% theo cách tính luật định.
Căn cứ pháp lý: Điều 98 Bộ luật Lao động 2019.
8. Người lao động tự ý nghỉ việc hoặc bỏ việc thì doanh nghiệp xử lý thế nào?
Cần phân biệt hai trường hợp.
Trường hợp 1: Người lao động tự ý bỏ việc từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên không có lý do chính đáng.
Người sử dụng lao động có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không phải báo trước nếu đáp ứng điều kiện pháp luật.
Trường hợp 2: Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày.
Đây có thể là căn cứ xử lý kỷ luật sa thải.
Nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật thì còn có thể phải bồi thường và hoàn trả chi phí đào tạo theo quy định.
Căn cứ pháp lý: Điểm e khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 4 Điều 125 và Điều 40 Bộ luật Lao động 2019.
Nếu có nhu cầu hãy tham khảo dịch vụ tư vấn kỷ luật lao động: https://enterlaw.vn/tu-van-xu-ly-ky-luat-lao-dong-tu-van-luat-lao-dong
9. Doanh nghiệp phải đóng BHXH, BHYT, BHTN như thế nào?
Đối với người lao động Việt Nam thuộc diện tham gia đầy đủ BHXH, BHYT và BHTN, tỷ lệ đóng thông thường hiện nay là:
- Người sử dụng lao động: 21,5%;
- Người lao động: 10,5%.
Tuy nhiên, tỷ lệ cụ thể còn phụ thuộc đối tượng tham gia và từng loại bảo hiểm.
Doanh nghiệp cũng không nên hiểu rằng chỉ cần ghi một khoản “lương cơ bản” thấp để làm căn cứ đóng bảo hiểm.
Đối với người lao động hưởng tiền lương do doanh nghiệp quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được trả thường xuyên, ổn định theo quy định.
Từ ngày 01/01/2026, BHTN được thực hiện theo Luật Việc làm 2025; mức đóng hiện hành đối với người lao động và người sử dụng lao động là 1% theo Nghị định 374/2025/NĐ-CP.
Căn cứ pháp lý: Luật Bảo hiểm xã hội 2024; Luật Việc làm 2025, đặc biệt Điều 33 và Điều 34 về mức đóng và tiền lương làm căn cứ đóng BHTN; Nghị định 374/2025/NĐ-CP.
10. Doanh nghiệp muốn tuyển và sử dụng lao động nước ngoài phải làm gì?
Từ ngày 07/8/2025, việc sử dụng lao động nước ngoài được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thay thế các quy định tương ứng trước đây tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
Doanh nghiệp cần xác định:
- Người lao động nước ngoài có thuộc diện phải xin giấy phép lao động không;
- Có đáp ứng điều kiện của vị trí công việc dự kiến sử dụng hay không;
- Nếu không thuộc diện cấp giấy phép thì thuộc trường hợp phải xin giấy xác nhận hay thực hiện thủ tục khác;
- Hồ sơ và thủ tục tương ứng với hình thức làm việc.
Đối với trường hợp phải cấp giấy phép, doanh nghiệp thực hiện thủ tục theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Việc ký hợp đồng lao động đối với trường hợp làm việc theo HĐLĐ phải thực hiện sau khi được cấp giấy phép và trước ngày dự kiến làm việc theo quy định.
Căn cứ pháp lý: Điều 154, Điều 151, Điều 157 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong đó hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động được quy định tại Điều 18.
11. Doanh nghiệp được thử việc người lao động trong bao lâu?
Thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng chỉ được thử việc một lần đối với một công việc và không được vượt quá:
- 180 ngày đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp theo quy định;
- 60 ngày đối với công việc cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên;
- 30 ngày đối với công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ;
- 06 ngày làm việc đối với công việc khác.
Tiền lương thử việc ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó.
Căn cứ pháp lý: Điều 25 và Điều 26 Bộ luật Lao động 2019.
12. Doanh nghiệp có được bắt buộc người lao động làm thêm giờ không?
Về nguyên tắc là không.
Người sử dụng lao động muốn tổ chức làm thêm giờ phải được sự đồng ý của người lao động và phải bảo đảm giới hạn thời gian làm thêm theo quy định. Sự đồng ý của người lao động phải liên quan đến:
- Thời gian làm thêm;
- Địa điểm làm thêm;
- Công việc làm thêm.
Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt theo Điều 108 Bộ luật Lao động thì người sử dụng lao động mới có quyền yêu cầu người lao động làm thêm mà người lao động không được từ chối.
Căn cứ pháp lý: Điều 107, Điều 108 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
13. Doanh nghiệp có được phạt tiền hoặc trừ lương khi nhân viên vi phạm không?
Doanh nghiệp không được phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động. Do đó, những quy định như:
- Đi muộn phạt tiền;
- Không mặc đồng phục phạt tiền;
- Vi phạm nội quy tự động trừ một khoản tiền;
nếu mang bản chất xử lý kỷ luật bằng tiền thì không phù hợp pháp luật.
Khấu trừ tiền lương là vấn đề khác. Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương trong trường hợp luật cho phép để bồi thường thiệt hại về dụng cụ, thiết bị, tài sản và mức khấu trừ hằng tháng không được vượt quá giới hạn pháp luật quy định.
Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 quy định cấm “phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động”; Điều 102 quy định về khấu trừ tiền lương, trong đó mức khấu trừ hằng tháng không quá 30% tiền lương thực trả sau các khoản phải trích nộp.
14. Người lao động chưa nghỉ hết phép năm thì doanh nghiệp xử lý thế nào?
Người lao động đủ điều kiện được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương theo quy định.
Doanh nghiệp có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước.
Đặc biệt, khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm, doanh nghiệp phải thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
Cần lưu ý: pháp luật không quy định cứ cuối năm còn phép là doanh nghiệp bắt buộc phải trả tiền thay cho toàn bộ số ngày chưa nghỉ. Nghĩa vụ thanh toán được Điều 113 quy định rõ đối với trường hợp thôi việc hoặc mất việc làm.
Căn cứ pháp lý: Điều 113 Bộ luật Lao động 2019.
15. Doanh nghiệp có được chuyển người lao động sang công việc khác không?
Có, nhưng chỉ trong những trường hợp và giới hạn pháp luật cho phép.
Khi gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, sự cố hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh theo quy định, doanh nghiệp có thể tạm thời chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động.
Thời gian điều chuyển tối đa là 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm. Nếu quá thời hạn này thì phải được người lao động đồng ý bằng văn bản.
Doanh nghiệp còn phải:
- Báo cho người lao động biết trước ít nhất 03 ngày làm việc;
- Thông báo rõ thời hạn làm công việc tạm thời;
- Bố trí công việc phù hợp;
- Thực hiện đúng quy định về tiền lương.
Nếu lương công việc mới thấp hơn thì người lao động được giữ nguyên lương cũ trong 30 ngày làm việc; sau đó mức lương công việc mới ít nhất phải bằng 85% lương công việc cũ và không thấp hơn mức lương tối thiểu.
Căn cứ pháp lý: Điều 29 Bộ luật Lao động 2019.
Dịch vụ tư vấn tối ưu, cắt giảm lao động của enterlaw.vn: https://enterlaw.vn/dich-vu-tu-van-cat-giam-lao-dong-tai-co-cau-nhan-su
16. Doanh nghiệp nên làm gì để hạn chế tranh chấp lao động?
Tranh chấp lao động nhiều khi không bắt đầu từ vấn đề quá phức tạp mà xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và quy trình quản trị lao động. Người sử dụng lao động nên thường xuyên rà soát:
- Hợp đồng lao động;
- Nội quy lao động;
- Quy chế tiền lương, tiền thưởng;
- Thang lương, bảng lương;
- Tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc;
- Hồ sơ chấm công, làm thêm giờ;
- Hồ sơ BHXH;
- Quy trình xử lý kỷ luật;
- Quy trình chấm dứt hợp đồng;
- Hồ sơ sử dụng lao động nước ngoài.
Đặc biệt, trước khi sa thải, xử lý kỷ luật hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp nên rà soát kỹ căn cứ, chứng cứ và trình tự thực hiện. Một quyết định có lý do đúng nhưng thực hiện sai thủ tục vẫn có thể làm phát sinh tranh chấp và trách nhiệm pháp lý.
Enterlaw.vn cung cấp dịch vụ luật sư luật lao động cho doanh nghiệp, người sử dụng lao động và người lao động trong quá trình thiết lập, thực hiện và chấm dứt quan hệ lao động.
Trân trọng cảm ơn.
================================================================================================
Enterlaw.vn - Hiểu luật, hiểu bạn!
