Giấy phép lao động là giấy tờ quan trọng để người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Một trong những vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm là giấy phép lao động được cấp trong bao lâu, có phải trường hợp nào cũng được cấp đủ 02 năm và khi sắp hết hạn phải xử lý như thế nào.
Theo Điều 155 Bộ luật Lao động và Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn tối đa của giấy phép lao động là 02 năm. Tuy nhiên, 02 năm chỉ là giới hạn tối đa; thời hạn thực tế còn phụ thuộc vào hợp đồng lao động, văn bản cử người lao động sang Việt Nam, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc căn cứ tương ứng với hình thức làm việc.
Do đó, khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động, doanh nghiệp cần kiểm tra cả thời gian dự kiến sử dụng người lao động và thời hạn của tài liệu làm căn cứ, không nên mặc nhiên hiểu rằng mọi giấy phép lao động đều được cấp đủ 24 tháng.
1. Thời hạn giấy phép lao động được xác định như thế nào?
Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các căn cứ tương ứng với hình thức làm việc của người lao động nước ngoài nhưng không quá 02 năm.
Cụ thể:
| Trường hợp | Căn cứ xác định thời hạn |
|---|---|
| Làm việc theo hợp đồng lao động | Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký |
| Được phía nước ngoài cử sang Việt Nam làm việc | Thời hạn trong văn bản cử người lao động |
| Thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các đối tác | Thời hạn của hợp đồng hoặc thỏa thuận |
| Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng | Thời hạn của hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ |
| Được cử vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ | Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động |
| Làm việc gắn với giấy phép kinh doanh, thành lập hoặc hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp | Thời hạn đã được xác định trong giấy phép tương ứng |
| Được cử vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại | Thời hạn trong văn bản cử |
| Tham gia hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam | Thời hạn trong văn bản chứng minh việc tham gia hoạt động |
| Được bên nước ngoài cử sang theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế | Thời hạn trong văn bản cử |
| Được bên nước ngoài cử sang theo thỏa thuận quốc tế do cơ quan, tổ chức ở Trung ương hoặc cấp tỉnh ký kết | Thời hạn trong văn bản cử |
Như vậy, có thể hiểu đơn giản: thời hạn giấy phép lao động được xác định theo căn cứ làm việc tương ứng nhưng tối đa không quá 02 năm.
Ví dụ, doanh nghiệp dự kiến ký hợp đồng lao động với chuyên gia nước ngoài trong 12 tháng thì giấy phép lao động được cấp theo căn cứ này không vượt quá 12 tháng.
Ngược lại, nếu văn bản cử người lao động sang Việt Nam có thời hạn 36 tháng thì giấy phép lao động cũng chỉ được cấp tối đa 24 tháng.
Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát thời hạn của các tài liệu ngay từ khi chuẩn bị hồ sơ để đề nghị thời gian làm việc phù hợp.
2. Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại
Cấp lại giấy phép lao động không làm phát sinh một thời hạn mới tính lại từ đầu.
Theo Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại.
Ví dụ, giấy phép lao động ban đầu có thời hạn 24 tháng. Sau 10 tháng làm việc, nếu người lao động thuộc trường hợp được cấp lại thì giấy phép lao động được cấp lại sẽ còn thời hạn 14 tháng, không được tính lại từ đầu là 24 tháng.
Như vậy, cấp lại chỉ nhằm thay thế giấy phép bị mất, hư hỏng hoặc cập nhật những thông tin được pháp luật cho phép, chứ không kéo dài thời gian làm việc của người lao động.
Trường hợp giấy phép lao động bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi thông tin thuộc trường hợp luật định, doanh nghiệp thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động theo quy định.
3. Giấy phép lao động được gia hạn thêm bao lâu?
Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn được xác định theo các căn cứ tại Điều 21, đồng thời:
- Chỉ được gia hạn một lần;
- Thời hạn gia hạn tối đa không quá 02 năm.
Ví dụ, giấy phép lao động đang có thời hạn 02 năm và người lao động tiếp tục đáp ứng điều kiện thì có thể được gia hạn thêm tối đa 02 năm. Thời hạn cụ thể của lần gia hạn vẫn phụ thuộc vào căn cứ làm việc tương ứng, không mặc nhiên được gia hạn đủ 24 tháng.
Theo Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động phải được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.
Đặc biệt, nếu người lao động đã được gia hạn giấy phép lao động một lần nhưng tiếp tục làm việc cho cùng người sử dụng lao động, tại cùng vị trí công việc và lĩnh vực làm việc thì không được gia hạn lần thứ hai mà phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động theo quy định.
Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi thời hạn giấy phép và chủ động rà soát hồ sơ trước ngày hết hạn để lựa chọn đúng thủ tục.
4. Giấy phép lao động còn thời hạn có thể hết hiệu lực không?
Có. Thời hạn ghi trên giấy phép lao động và hiệu lực pháp lý của giấy phép là hai vấn đề có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.
Theo Điều 156 Bộ luật Lao động, ngoài trường hợp giấy phép hết thời hạn, giấy phép lao động còn có thể hết hiệu lực khi:
- Hợp đồng lao động chấm dứt;
- Nội dung hợp đồng lao động không đúng với nội dung giấy phép đã cấp;
- Người lao động làm việc không đúng nội dung giấy phép;
- Hợp đồng là căn cứ phát sinh giấy phép hết thời hạn hoặc chấm dứt;
- Phía nước ngoài có văn bản thông báo thôi cử người lao động sang Việt Nam;
- Doanh nghiệp, tổ chức hoặc đối tác sử dụng người lao động nước ngoài chấm dứt hoạt động;
- Giấy phép lao động bị thu hồi.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ theo dõi ngày hết hạn ghi trên giấy phép mà còn phải bảo đảm người lao động làm việc đúng người sử dụng lao động, đúng vị trí, hình thức và các nội dung đã được cấp phép.
Đối với các trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực quy định tại khoản 2 đến khoản 7 Điều 156 Bộ luật Lao động, Điều 30 và Điều 31 Nghị định 219/2025/NĐ-CP còn quy định việc thu hồi và nộp lại giấy phép lao động.
5. Câu hỏi thường gặp về thời hạn giấy phép lao động
5.1. Giấy phép lao động có thời hạn mấy năm?
Thời hạn giấy phép lao động tối đa là 02 năm. Thời hạn thực tế có thể ngắn hơn tùy vào căn cứ làm việc của người lao động.
5.2. Có phải giấy phép lao động nào cũng được cấp đủ 02 năm không?
Không. 02 năm chỉ là thời hạn tối đa. Nếu hợp đồng lao động hoặc văn bản cử chỉ có thời hạn 12 tháng thì giấy phép lao động được cấp theo căn cứ đó không thể vượt quá 12 tháng.
5.3. Giấy phép lao động có thể được cấp 03 năm không?
Không. Dù hợp đồng hoặc văn bản cử có thời hạn 03 năm thì giấy phép lao động vẫn chỉ được cấp tối đa 02 năm.
5.4. Cấp lại giấy phép lao động có được tính lại 02 năm không?
Không. Giấy phép lao động được cấp lại chỉ có thời hạn bằng phần thời gian còn lại của giấy phép đã được cấp.
Ví dụ, giấy phép ban đầu có thời hạn 24 tháng, người lao động đã làm việc 10 tháng thì giấy phép được cấp lại còn 14 tháng.
5.5. Giấy phép lao động được gia hạn mấy lần?
Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn gia hạn tối đa không quá 02 năm.
5.6. Phải gia hạn giấy phép lao động trước bao nhiêu ngày?
Hồ sơ đề nghị gia hạn phải được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.
5.7. Giấy phép lao động hết hạn có được tiếp tục làm việc không?
Khi hết thời hạn, giấy phép lao động hết hiệu lực. Nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại Việt Nam thì doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục pháp lý phù hợp theo quy định, không thể tiếp tục sử dụng giấy phép lao động đã hết hạn.
6. Kết luận
Thời hạn giấy phép lao động tối đa là 02 năm, nhưng thời hạn cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng, văn bản cử, thỏa thuận hoặc căn cứ làm việc tương ứng của người lao động nước ngoài.
Giấy phép lao động được cấp lại chỉ còn thời gian chưa sử dụng của giấy phép cũ; còn giấy phép lao động được gia hạn chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa không quá 02 năm.
Doanh nghiệp nên theo dõi thời hạn giấy phép từ sớm để chủ động thực hiện thủ tục cấp lại, gia hạn hoặc cấp mới, tránh để giấy phép hết hiệu lực trong khi người lao động vẫn tiếp tục làm việc.
Khách hàng cần thực hiện dịch vụ xin giấy phép lao động hoặc các thủ tục cấp lại, gia hạn giấy phép lao động có thể liên hệ Enterlaw.vn – Hotline/Zalo: 0903 298 555 để được luật sư tư vấn và hỗ trợ.
