Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài không chỉ cần đầy đủ giấy tờ mà còn phải phù hợp với vị trí công việc và hình thức làm việc tại Việt Nam. Chỉ một tài liệu hết thời hạn, thông tin không thống nhất hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm không rõ ràng cũng có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung.
Hiện nay, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động được thực hiện theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025.
1. Hồ sơ xin giấy phép lao động gồm những gì?
Theo Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài về cơ bản gồm:
| STT | Thành phần hồ sơ |
|---|---|
| 1 | Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động |
| 2 | Giấy khám sức khỏe |
| 3 | Hộ chiếu còn thời hạn |
| 4 | Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương |
| 5 | 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm |
| 6 | Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam |
| 7 | Giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật |
Tùy vào vị trí và hình thức làm việc, doanh nghiệp phải lựa chọn đúng loại giấy tờ chứng minh. Không phải mọi người lao động nước ngoài đều sử dụng một bộ tài liệu giống nhau.
Xem chi tiết dịch vụ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài: https://enterlaw.vn/dich-vu-xin-giay-phep-lao-dong-cho-nguoi-nuoc-ngoai
2. Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài phải lập văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
Khi kê khai mẫu, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Sử dụng đúng biểu mẫu đang có hiệu lực;
- Kê khai thống nhất với hộ chiếu, giấy tờ chứng minh vị trí công việc và các tài liệu khác trong hồ sơ;
- Ghi đúng vị trí, hình thức và địa điểm làm việc của người lao động;
- Xác định thời hạn đề nghị cấp giấy phép phù hợp với hợp đồng, văn bản cử hoặc tài liệu liên quan;
- Không sử dụng chức danh quá chung chung hoặc khác với giấy tờ chứng minh;
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký, đóng dấu và nộp hồ sơ.
Trường hợp người lao động làm việc tại nhiều địa điểm, doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ và chính xác để tránh ảnh hưởng đến việc xác định thẩm quyền giải quyết.
3. Giấy khám sức khỏe của người lao động nước ngoài
Người lao động phải có giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp.
Trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống thông tin quản lý hoạt động khám, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế thì có thể không phải nộp lại giấy tờ này.
Đối với giấy khám sức khỏe được cấp ở nước ngoài, giấy tờ chỉ được sử dụng khi:
- Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau;
- Giấy khám sức khỏe còn thời hạn sử dụng;
- Thời gian từ ngày cấp đến ngày sử dụng không quá 12 tháng.
Doanh nghiệp không nên mặc nhiên cho rằng mọi giấy khám sức khỏe được cấp tại nước ngoài đều có thể sử dụng tại Việt Nam.
4. Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương
Hồ sơ cần có phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc một trong các trường hợp:
- Đang chấp hành hình phạt;
- Chưa được xóa án tích;
- Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương có thể do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp nhưng phải được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Trường hợp thực hiện liên thông thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định thì người sử dụng lao động có thể không phải nộp riêng phiếu lý lịch tư pháp trong bộ hồ sơ.
Thông tin trên phiếu lý lịch tư pháp phải thống nhất với hộ chiếu, đặc biệt là họ tên, ngày sinh và quốc tịch của người lao động.
5. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc
Người lao động nước ngoài khi xin giấy phép lao động phải thuộc một trong các vị trí: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Tùy từng vị trí mà hồ sơ chứng minh sẽ khác nhau.
5.1. Hồ sơ đối với nhà quản lý và giám đốc điều hành
Đối với hai nhóm đối tượng này, hồ sơ thường gồm:
- Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định cơ cấu tổ chức;
- Quyết định bổ nhiệm, điều động hoặc giấy tờ tương đương;
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh (nếu có);
- Giấy tờ khác chứng minh người lao động giữ vị trí quản lý hoặc điều hành theo quy định.
Doanh nghiệp cần bảo đảm chức danh ghi trong hồ sơ thống nhất với cơ cấu tổ chức và công việc thực tế của người lao động.
5.2. Hồ sơ đối với chuyên gia
Hồ sơ của chuyên gia thường bao gồm:
- Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận trình độ chuyên môn;
- Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc;
- Trường hợp đặc thù có thể sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề hoặc tài liệu chuyên môn theo quy định của ngành.
Các giấy tờ này phải chứng minh người lao động đáp ứng yêu cầu đối với vị trí chuyên gia theo quy định của pháp luật.
5.3. Hồ sơ đối với lao động kỹ thuật
Lao động kỹ thuật có thể chứng minh bằng một trong các nhóm giấy tờ sau:
| Trường hợp | Giấy tờ cần có |
|---|---|
| Đã qua đào tạo | Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đào tạo kèm văn bản xác nhận kinh nghiệm |
| Có kinh nghiệm thực tế | Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc theo quy định |
Văn bản xác nhận kinh nghiệm nên thể hiện rõ thời gian làm việc, chức danh, nội dung công việc và lĩnh vực chuyên môn để thuận tiện cho việc đối chiếu.
5.4. Có được sử dụng giấy phép lao động cũ để chứng minh kinh nghiệm không?
Có. Trường hợp người lao động đã từng được cấp giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại Việt Nam thì các giấy tờ này có thể được sử dụng để chứng minh kinh nghiệm theo quy định. Tuy nhiên, vị trí và lĩnh vực công việc ghi trên giấy tờ phải phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm khi nộp hồ sơ mới.
6. Hộ chiếu và ảnh của người lao động
6.1. Hộ chiếu còn thời hạn
Hộ chiếu còn thời hạn là giấy tờ bắt buộc và không thể thay thế trong hồ sơ xin giấy phép lao động. Doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Hộ chiếu còn thời hạn;
- Số hộ chiếu đang sử dụng là số mới nhất;
- Thông tin thống nhất với lý lịch tư pháp và các giấy tờ khác;
- Thời hạn hộ chiếu phù hợp với thời gian dự kiến làm việc.
Trường hợp người lao động đã đổi hộ chiếu, doanh nghiệp không nên tiếp tục sử dụng số hộ chiếu cũ trong văn bản đề nghị hoặc các tài liệu liên quan.
6.2. Ảnh của người lao động
Hồ sơ cần có 02 ảnh màu với yêu cầu:
- Kích thước 4 cm x 6 cm;
- Phông nền trắng;
- Mặt nhìn thẳng;
- Đầu để trần;
- Không đeo kính.
Ảnh nên được chụp gần thời điểm nộp hồ sơ và thể hiện rõ khuôn mặt của người lao động.
Dịch vụ tư vấn thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài: https://enterlaw.vn/dich-vu-thanh-lap-cong-ty-co-von-nuoc-ngoai
7. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam
Ngoài vị trí công việc, hồ sơ còn phải chứng minh người lao động vào Việt Nam làm việc theo hình thức nào.
7.1. Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp
Hồ sơ cần có văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại ở Việt Nam.
Văn bản đồng thời phải xác nhận người lao động đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc.
7.2. Thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận
Trường hợp người lao động vào Việt Nam để thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội, hồ sơ cần có:
- Văn bản cử người lao động nước ngoài;
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận đã được ký kết.
Nội dung công việc của người lao động phải phù hợp với phạm vi của hợp đồng hoặc thỏa thuận.
7.3. Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng
Hồ sơ cần có:
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
- Văn bản chứng minh người lao động đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam ít nhất 24 tháng.
7.4. Chào bán dịch vụ
Trường hợp người lao động vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ, hồ sơ cần có văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động vào Việt Nam.
7.5. Được điều chuyển từ nước ngoài sang Việt Nam
Hồ sơ cần có văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam.
Vị trí trong văn bản cử phải phù hợp với vị trí dự kiến làm việc và giấy tờ chứng minh trình độ, kinh nghiệm.
7.6. Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị, chủ sở hữu hoặc thành viên công ty có vốn góp dưới 03 tỷ đồng
Trường hợp thuộc nhóm này nhưng vẫn phải xin giấy phép lao động, hồ sơ cần có giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý theo quy định.
Các loại giấy tờ chứng minh hình thức làm việc được quy định cụ thể tại khoản 6 Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
8. Yêu cầu đối với giấy tờ do nước ngoài cấp
Giấy tờ được cấp tại nước ngoài là phần thường phát sinh nhiều thời gian nhất khi chuẩn bị hồ sơ. Theo Điều 5 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo:
- Điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan cùng là thành viên;
- Nguyên tắc có đi có lại;
- Quy định khác của pháp luật.
Sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Trường hợp sử dụng bản sao, bản sao phải được chứng thực từ bản gốc trước khi dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch.
Doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự:
- Kiểm tra cơ quan cấp giấy tờ;
- Kiểm tra trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự;
- Thực hiện chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự;
- Chứng thực bản sao nếu sử dụng bản sao;
- Dịch sang tiếng Việt;
- Chứng thực bản dịch;
- Rà soát lại thông tin trước khi nộp.
Không nên dịch thuật và chứng thực trước khi hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nếu giấy tờ thuộc trường hợp bắt buộc phải hợp pháp hóa.
Xem chi tiết dịch vụ tư vấn pháp luật Lao động: https://enterlaw.vn/luat-su-luat-lao-dong
9. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ
Để hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp nên lưu ý:
9.1. Xác định vị trí trước khi chuẩn bị giấy tờ
Doanh nghiệp cần xác định người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật trước khi yêu cầu chuẩn bị bằng cấp và kinh nghiệm.
Mỗi vị trí sử dụng một nhóm giấy tờ chứng minh khác nhau.
9.2. Kiểm tra thời hạn của từng tài liệu
Cần kiểm tra riêng thời hạn của: Hộ chiếu, Giấy khám sức khỏe, Phiếu lý lịch tư pháp, Hợp đồng hoặc văn bản cử, Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Việc một giấy tờ hết hạn trong thời gian chuẩn bị có thể khiến doanh nghiệp phải thực hiện lại từ đầu.
9.3. Thống nhất thông tin trong toàn bộ hồ sơ
Các nội dung sau phải được sử dụng thống nhất tránh những mâu thuẫn, thông tin không thông nhất dẫn đến hồ sơ phải thay đổi sửa đổi nhiều lần. Nếu người lao động có nhiều cách viết họ tên hoặc đã thay đổi hộ chiếu, doanh nghiệp cần giải trình và chuẩn bị tài liệu liên quan.
9.4. Nộp hồ sơ đúng thời hạn
Theo Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động.
Doanh nghiệp không nên đợi đến sát ngày người lao động dự kiến làm việc mới chuẩn bị hồ sơ, đặc biệt khi có tài liệu phải xin ở nước ngoài.
10. Những sai sót thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ
Một số lỗi thường gặp gồm:
10.1. Dùng sai mẫu văn bản
Doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu cũ hoặc không kê khai đầy đủ thông tin theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
10.2. Giấy xác nhận kinh nghiệm quá chung chung
Giấy xác nhận không thể hiện rõ chức danh, lĩnh vực, công việc hoặc thời gian làm việc nên chưa chứng minh được người lao động đáp ứng điều kiện.
10.3. Bằng cấp không phù hợp với vị trí
Người lao động có bằng đại học nhưng chuyên ngành và kinh nghiệm không có mối liên hệ rõ ràng với công việc dự kiến làm tại Việt Nam.
10.4. Xác định sai nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành
Doanh nghiệp chỉ dựa vào tên chức danh mà không kiểm tra cơ cấu tổ chức, điều lệ và thẩm quyền thực tế của người lao động.
10.5. Giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa
Tài liệu đã được dịch sang tiếng Việt nhưng chưa hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc không có căn cứ chứng minh thuộc trường hợp được miễn.
10.6. Thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất
Chức danh trong quyết định bổ nhiệm khác với chức danh trong văn bản đề nghị; số hộ chiếu cũ và mới được sử dụng lẫn lộn; thời gian làm việc không phù hợp giữa các tài liệu.
Các sai sót này thường không quá lớn nhưng có thể khiến doanh nghiệp phải sửa đổi, giải trình hoặc chuẩn bị lại giấy tờ.
11. Góc nhìn của Luật sư
Trên thực tế, hồ sơ xin giấy phép lao động thường gặp vướng mắc không phải do thiếu giấy tờ mà do giấy tờ chưa chứng minh đúng điều kiện pháp luật yêu cầu.
Doanh nghiệp có thể đã chuẩn bị đủ hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, bằng cấp và giấy xác nhận kinh nghiệm. Tuy nhiên, nếu chức danh trong văn bản bổ nhiệm không phù hợp với cơ cấu quản lý hoặc kinh nghiệm không liên quan đến vị trí dự kiến làm việc, hồ sơ vẫn có thể bị yêu cầu giải trình, bổ sung.
Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ nên được thực hiện theo nguyên tắc:
Mỗi điều kiện pháp luật đặt ra phải có một hoặc một nhóm tài liệu phù hợp để chứng minh.
Doanh nghiệp không nên chỉ kiểm đếm số lượng giấy tờ. Điều quan trọng hơn là phải kiểm tra mối liên hệ giữa các loại hồ sơ. Rà soát đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung và chủ động hơn về thời điểm người lao động bắt đầu làm việc.
12. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin giấy phép lao động
12.1. Hồ sơ xin giấy phép lao động có bắt buộc phải có bằng đại học không?
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải có bằng đại học.
Bằng đại học thường được sử dụng để chứng minh vị trí chuyên gia. Đối với lao động kỹ thuật, người lao động có thể sử dụng giấy tờ đào tạo nghề và kinh nghiệm hoặc chỉ sử dụng giấy xác nhận kinh nghiệm nếu đáp ứng đủ số năm theo quy định.
12.2. Phiếu lý lịch tư pháp có thời hạn bao lâu?
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương phải được cấp không quá 06 tháng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
12.3. Giấy khám sức khỏe có giá trị trong bao lâu?
Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp được sử dụng theo điều kiện của Nghị định số 219/2025/NĐ-CP và có thời hạn không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
Đối với giấy khám sức khỏe cấp tại Việt Nam, doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn và điều kiện sử dụng theo quy định y tế có liên quan.
12.4. Có thể sử dụng giấy phép lao động cũ thay giấy xác nhận kinh nghiệm không?
Có thể, nếu người lao động đã từng làm việc tại Việt Nam và nội dung trên giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép phù hợp với vị trí hiện tại.
12.5. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài có phải dịch sang tiếng Việt không?
Có.
Sau khi hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn, giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.
12.6. Hộ chiếu sắp hết hạn có xin giấy phép lao động được không?
Nghị định yêu cầu hộ chiếu phải còn thời hạn.
Tuy nhiên, nếu hộ chiếu còn thời hạn quá ngắn, thời hạn giấy phép lao động và các thủ tục cư trú sau đó có thể bị ảnh hưởng. Doanh nghiệp nên cân nhắc việc đổi hộ chiếu trước khi nộp hồ sơ.
12.7. Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có phải nộp hợp đồng lao động ngay trong hồ sơ không?
Đối với trường hợp thực hiện hợp đồng lao động, sau khi được cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc.
Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng đã ký đến cơ quan cấp giấy phép.
12.8. Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động ở đâu?
Hồ sơ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công ở địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền và có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn thực hiện việc cấp giấy phép lao động. Trường hợp người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thẩm quyền thuộc địa phương nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Enterlaw
Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động cần được thực hiện theo đúng vị trí, hình thức làm việc và giấy tờ thực tế của từng người lao động. Nếu doanh nghiệp chưa xác định được hồ sơ cần chuẩn bị hoặc đang gặp vướng mắc với giấy tờ được cấp tại nước ngoài, hãy liên hệ Enterlaw để được kiểm tra và tư vấn ngay từ đầu. Enterlaw.vn sẵn đồng hành cùng khách hàng trong quá trình hoàn thiện và thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động nhanh chóng, chính xác và phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Trân trọng cảm ơn!
==========================================================================================
Enterlaw.vn - Hiểu luật, hiểu bạn!
