Thủ tục xin giấy phép lao động là trình tự pháp lý mà người sử dụng lao động phải thực hiện trước khi người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Trên thực tế, nhiều hồ sơ bị kéo dài không phải vì thiếu điều kiện mà do thực hiện sai trình tự, nộp hồ sơ không đúng thời điểm hoặc xác định chưa đúng cơ quan có thẩm quyền.
Hiện nay, thủ tục cấp giấy phép lao động được thực hiện chủ yếu theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP và các quy định pháp luật có liên quan.
1. Khi nào phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động?
Người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động trước khi người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc tại Việt Nam, trừ trường hợp thuộc diện miễn giấy phép lao động theo quy định của pháp luật.
Việc xin giấy phép lao động được áp dụng đối với người nước ngoài làm việc theo nhiều hình thức khác nhau như:
- Thực hiện hợp đồng lao động;
- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
- Thực hiện hợp đồng, thỏa thuận về kinh tế, thương mại;
- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;
- Chào bán dịch vụ;
- Các hình thức làm việc khác theo quy định.
Doanh nghiệp không nên đợi đến khi người lao động nhập cảnh hoặc chuẩn bị nhận việc mới tiến hành thủ tục, bởi nhiều loại giấy tờ phải được chuẩn bị từ nước ngoài và cần thời gian hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật.
Xem chi tiết dịch vụ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài: https://enterlaw.vn/dich-vu-xin-giay-phep-lao-dong-cho-nguoi-nuoc-ngoai
2. Điều kiện để được cấp giấy phép lao động
Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần kiểm tra người lao động có đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định hay không. Các điều kiện chủ yếu bao gồm:
- Có đủ năng lực hành vi dân sự;
- Đủ sức khỏe;
- Không thuộc trường hợp đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc chưa được xóa án tích;
- Làm việc đúng vị trí được pháp luật cho phép;
- Có trình độ, kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc;
- Được doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng đúng nhu cầu.
Nội dung này đã được Enterlaw phân tích chi tiết tại bài viết Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
3. Hồ sơ xin giấy phép lao động
Sau khi xác định người lao động đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Một bộ hồ sơ thông thường gồm:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động ;
- Hộ chiếu;
- Giấy khám sức khỏe;
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương;
- Ảnh;
- Giấy tờ chứng minh vị trí công việc;
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam.
Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể phải bổ sung thêm các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.
4. Trình tự, thủ tục xin giấy phép lao động
Sau khi chuẩn bị đầy đủ điều kiện và hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện thủ tục theo các bước sau.
Bước 1. Xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Người sử dụng lao động thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định.
Đây là bước bắt buộc đối với phần lớn trường hợp trước khi đề nghị cấp giấy phép lao động.
Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp rà soát và hoàn thiện toàn bộ giấy tờ theo đúng quy định.
Đối với giấy tờ được cấp tại nước ngoài, cần kiểm tra việc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực trước khi nộp.
Bước 3. Nộp hồ sơ
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn luật định.
Hiện nay, nhiều địa phương đã tiếp nhận hồ sơ trực tiếp kết hợp với hình thức trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công.
Bước 4. Cơ quan nhà nước thẩm định hồ sơ
Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.
Nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung theo quy định.
Bước 5. Nhận giấy phép lao động
Khi hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.
Sau khi được cấp giấy phép, trường hợp người lao động làm việc theo hợp đồng lao động thì doanh nghiệp và người lao động phải ký hợp đồng lao động trước khi chính thức làm việc theo quy định.
Dịch vụ tư vấn thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài: https://enterlaw.vn/dich-vu-thanh-lap-cong-ty-co-von-nuoc-ngoai
5. Thời gian giải quyết thủ tục
Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP:
- Hồ sơ phải được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc;
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp giấy phép lao động hoặc trả lời bằng văn bản nếu từ chối.
Trên thực tế, thời gian xử lý còn phụ thuộc vào việc hồ sơ có đầy đủ, chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên hay không.
6. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động và có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận, giải quyết hồ sơ.
Trường hợp người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố thì việc xác định cơ quan có thẩm quyền được thực hiện theo quy định của Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
Doanh nghiệp nên xác định đúng nơi nộp hồ sơ ngay từ đầu để tránh phải nộp lại hồ sơ tại cơ quan khác.
7. Lệ phí xin giấy phép lao động
Lệ phí cấp giấy phép lao động không được quy định thống nhất trên toàn quốc mà do Hội đồng nhân dân từng tỉnh, thành phố quyết định theo quy định về phí và lệ phí.
Vì vậy, mức lệ phí có thể khác nhau giữa các địa phương.
Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp cũng cần dự kiến thêm chi phí khám sức khỏe, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự và các chi phí phát sinh khác (nếu có).
8. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục
Để thủ tục được thực hiện thuận lợi, doanh nghiệp nên lưu ý:
- Chuẩn bị hồ sơ sớm, đặc biệt đối với giấy tờ được cấp ở nước ngoài;
- Kiểm tra kỹ sự thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ;
- Xác định đúng vị trí công việc của người lao động;
- Thực hiện đúng trình tự theo quy định;
- Theo dõi tiến độ xử lý để kịp thời bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu.
Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế thời gian xử lý và tránh ảnh hưởng đến kế hoạch sử dụng lao động của doanh nghiệp.
9. Góc nhìn của Luật sư
Qua quá trình tư vấn và thực hiện thủ tục cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy phần lớn hồ sơ bị chậm không phải do quy định pháp luật quá phức tạp mà do doanh nghiệp chưa chuẩn bị đúng trình tự.
Nhiều trường hợp chỉ tập trung hoàn thiện hồ sơ mà quên thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, hoặc xác định sai vị trí công việc dẫn đến toàn bộ hồ sơ phải điều chỉnh.
Vì vậy, doanh nghiệp nên tiếp cận thủ tục theo đúng thứ tự: xác định nhu cầu – kiểm tra điều kiện – chuẩn bị hồ sơ – nộp hồ sơ – theo dõi kết quả. Thực hiện đúng ngay từ đầu luôn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với việc sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Xem chi tiết dịch vụ tư vấn pháp luật Lao động: https://enterlaw.vn/luat-su-luat-lao-dong
10. Câu hỏi thường gặp
10.1. Có thể nộp hồ sơ trực tuyến không?
Tùy từng địa phương, hồ sơ có thể được tiếp nhận trực tiếp hoặc trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công.
10.2. Có bắt buộc phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không?
Phần lớn trường hợp phải thực hiện thủ tục này trước khi xin giấy phép lao động, trừ các trường hợp được pháp luật quy định không phải giải trình.
10.3. Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung thì có phải nộp lại từ đầu không?
Không. Doanh nghiệp thực hiện bổ sung hoặc sửa đổi theo yêu cầu của cơ quan giải quyết trong thời hạn được hướng dẫn.
10.4. Người lao động có được làm việc khi đang chờ cấp giấy phép lao động không?
Không. Người lao động chỉ nên bắt đầu làm việc khi đã đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
10.5. Sau khi được cấp giấy phép lao động cần làm gì?
Nếu làm việc theo hợp đồng lao động, doanh nghiệp và người lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản và thực hiện các thủ tục liên quan theo quy định.
10.6. Có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục không?
Có. Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân đủ điều kiện thực hiện thủ tục theo quy định của pháp luật.
10.7. Hồ sơ bị từ chối thì có được nộp lại không?
Có. Sau khi khắc phục nguyên nhân dẫn đến việc từ chối, doanh nghiệp có thể hoàn thiện và nộp lại hồ sơ theo quy định.
Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Enterlaw
Thủ tục xin giấy phép lao động đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đúng trình tự, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ các mốc thời gian theo quy định. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung hoặc kéo dài thời gian giải quyết.
Enterlaw hỗ trợ khách hàng tư vấn điều kiện, rà soát hồ sơ, thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động và đồng hành trong suốt quá trình làm việc với cơ quan nhà nước. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục, hãy liên hệ Enterlaw.vn để được luật sư tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, chính xác.
Trân trọng cảm ơn!
=================================================================================================
Enterlaw.vn - Hiểu luật, hiểu bạn!
