Dịch vụ Thành lập văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện là phương án phù hợp khi công ty nước ngoài muốn hiện diện tại Việt Nam để tìm hiểu thị trường, liên hệ với đối tác và xúc tiến cơ hội kinh doanh nhưng chưa có nhu cầu trực tiếp bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ. So với việc thành lập công ty có vốn nước ngoài, mô hình này có phạm vi hoạt động hẹp hơn nhưng thủ tục và cơ cấu vận hành thường gọn hơn.

Tuy nhiên, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài có nhiều tài liệu được cấp ở nước ngoài, liên quan đến dịch thuật, chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự, người đứng đầu và địa điểm đặt trụ sở. Nếu chuẩn bị không đúng, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc phải xin thêm ý kiến của cơ quan quản lý chuyên ngành.

Enterlaw.vn cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, từ rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đến hỗ trợ các công việc cần làm sau khi được cấp phép.

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì?

Trong bài viết này, “công ty nước ngoài” được hiểu theo thuật ngữ pháp lý là thương nhân nước ngoài được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh theo pháp luật nước ngoài.

Theo Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật cho phép.

Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập và không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của văn phòng đại diện.

Cần phân biệt trường hợp này với văn phòng đại diện của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đã được thành lập tại Việt Nam. Nếu một công ty FDI đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Việt Nam và muốn mở thêm văn phòng đại diện, thủ tục được thực hiện theo pháp luật doanh nghiệp, tương tự doanh nghiệp Việt Nam. Doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết về thành lập văn phòng đại diện trong nước của Enterlaw.

Khi nào công ty nước ngoài nên thành lập văn phòng đại diện?

Văn phòng đại diện phù hợp khi thương nhân nước ngoài có nhu cầu:

1. Khảo sát và nghiên cứu thị trường Việt Nam;

2. Tìm kiếm, liên hệ và duy trì quan hệ với khách hàng, đối tác;

3. Giới thiệu thương nhân, sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty mẹ trong phạm vi pháp luật cho phép;

4. Theo dõi, hỗ trợ việc thực hiện hợp đồng của công ty mẹ tại Việt Nam;

5. Xúc tiến cơ hội mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ;

6. Tuyển dụng nhân sự phục vụ hoạt động hợp pháp của văn phòng đại diện.

Ngược lại, nếu công ty nước ngoài muốn trực tiếp tổ chức bán hàng, cung ứng dịch vụ, xuất hóa đơn và hạch toán doanh thu tại Việt Nam thì văn phòng đại diện thường không phải mô hình phù hợp. Khi đó, nhà đầu tư nên cân nhắc thành lập công ty có vốn nước ngoài hoặc lựa chọn hình thức hiện diện thương mại khác phù hợp với ngành nghề và cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Được thành lập hoặc đăng ký hợp pháp ở nước ngoài

Thương nhân nước ngoài phải được thành lập, đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận.

Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương phải xác định được tư cách pháp lý và hoạt động của thương nhân nước ngoài.

2. Đã hoạt động ít nhất 01 năm

Thương nhân nước ngoài phải có thời gian hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.

Đây là điều kiện cần kiểm tra ngay từ đầu. Công ty nước ngoài mới thành lập chưa đủ 01 năm, dù đã có giao dịch hoặc đối tác tại Việt Nam, về nguyên tắc vẫn chưa đáp ứng điều kiện cấp giấy phép theo thủ tục thông thường.

3. Thời hạn hoạt động còn lại ít nhất 01 năm

Nếu giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài có ghi thời hạn hoạt động thì thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.

4. Nội dung hoạt động phù hợp với cam kết của Việt Nam

Nội dung dự kiến hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

5. Có chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành trong trường hợp đặc biệt

Nếu nội dung hoạt động không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập văn phòng đại diện phải được Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.

Yêu cầu đối với địa điểm đặt văn phòng đại diện

Yêu cầu về trụ sở không phải là điều kiện thứ năm tại Điều 7 mà được quy định riêng tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Địa điểm đặt văn phòng đại diện phải có địa chỉ rõ ràng, được quyền sử dụng hợp pháp và phù hợp với quy định về an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động cùng các điều kiện pháp luật liên quan.

Văn phòng đại diện không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở. Trước khi ký hợp đồng thuê, thương nhân nên kiểm tra quyền cho thuê của bên cho thuê và công năng sử dụng của địa điểm, đặc biệt đối với căn hộ chung cư hoặc tòa nhà có giới hạn mục đích sử dụng.

Đối với ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, giáo dục, du lịch, quảng cáo và một số lĩnh vực đặc thù, việc thành lập văn phòng đại diện có thể phải thực hiện theo pháp luật chuyên ngành. Vì vậy, cần xác định chính xác ngành nghề và cơ quan quản lý trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài được hoạt động trong phạm vi nào?

Theo Điều 30 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, nội dung hoạt động của văn phòng đại diện chủ yếu gồm:

1. Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc;

2. Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường;

3. Xúc tiến cơ hội đầu tư, kinh doanh của thương nhân nước ngoài;

4. Thực hiện các hoạt động khác trong phạm vi ghi nhận tại Giấy phép và pháp luật cho phép.

Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi tại Việt Nam. Vì vậy, văn phòng đại diện không được tự mình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, phát sinh doanh thu hoặc xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng như một doanh nghiệp có chức năng kinh doanh.

Người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ được giao kết, sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng thay mặt thương nhân nước ngoài khi được ủy quyền bằng văn bản cho từng lần và phải thực hiện đúng phạm vi ủy quyền. Đối với hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng như thuê trụ sở, thuê lao động hoặc mua sắm trang thiết bị, thẩm quyền ký cũng cần được xác định rõ trong quyết định bổ nhiệm, giấy ủy quyền hoặc quy chế của thương nhân nước ngoài.

Điều kiện đối với người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu là cá nhân được thương nhân nước ngoài bổ nhiệm để quản lý và chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Người này có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Nếu là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, cần tiếp tục kiểm tra điều kiện về nhập cảnh, cư trú và giấy phép lao động hoặc trường hợp được miễn giấy phép lao động. Enterlaw hiện cung cấp dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài và hỗ trợ các thủ tục lao động liên quan.

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, người đứng đầu văn phòng đại diện không được đồng thời giữ một số chức danh có thể gây xung đột về tư cách đại diện, gồm:

1. Người đứng đầu chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài;

2. Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

3. Người đại diện theo pháp luật của cùng thương nhân nước ngoài hoặc thương nhân nước ngoài khác;

4. Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam.

Khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đứng đầu phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Việc ủy quyền phải được thương nhân nước ngoài đồng ý và người đứng đầu vẫn chịu trách nhiệm về phần công việc đã ủy quyền. Nếu người đứng đầu không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, hoặc thuộc trường hợp không thể tiếp tục đảm nhiệm chức vụ theo luật, thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người đứng đầu khác.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và nội dung đơn giản hóa tại Nghị quyết 19/2026/NQ-CP, hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện gồm 01 bộ với các tài liệu cơ bản sau:

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép

Đơn được lập theo mẫu của Bộ Công Thương và do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.

Biểu mẫu hiện hành được thực hiện theo Thông tư 11/2016/TT-BCT, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 03/2024/TT-BCT, Thông tư 38/2025/TT-BCT và Thông tư 15/2026/TT-BCT.

2. Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài

Nộp bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan có thẩm quyền tại nước nơi thương nhân được thành lập hoặc đăng ký cấp.

3. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu

Thương nhân nước ngoài ban hành văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Văn bản cần thể hiện rõ thông tin người được bổ nhiệm, chức danh, phạm vi nhiệm vụ và thời điểm có hiệu lực.

4. Tài liệu chứng minh thương nhân vẫn đang hoạt động

Có thể sử dụng một trong các tài liệu sau:

- Báo cáo tài chính có kiểm toán của năm tài chính gần nhất;

- Văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc nghĩa vụ tài chính;

- Giấy tờ tương đương do cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền xác nhận, chứng minh thương nhân vẫn tồn tại và hoạt động trong năm tài chính gần nhất.

5. Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu

Trường hợp người đứng đầu là người nước ngoài, hồ sơ gồm bản sao hộ chiếu còn hiệu lực. Theo hồ sơ đã được đơn giản hóa tại Nghị quyết 19/2026/NQ-CP, thành phần này chỉ được liệt kê khi người đứng đầu là người nước ngoài; thông tin của người Việt Nam được xử lý theo quy định về khai thác, sử dụng dữ liệu hiện hành.

6. Tài liệu về địa điểm đặt trụ sở

Nhóm tài liệu này gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm; hoặc tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở theo Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và pháp luật có liên quan.

Tùy tính chất địa điểm, hồ sơ thực tế có thể cần tài liệu thể hiện quyền của bên cho thuê, chức năng sử dụng của tòa nhà và sự phù hợp của địa chỉ.

Giấy tờ nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Đây là nội dung thương nhân nước ngoài cần đặc biệt lưu ý. Giấy tờ được cấp ở nước ngoài thường phải dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định trước khi sử dụng trong hồ sơ tại Việt Nam.

Riêng giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa theo quy định, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan cùng là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Quy trình thực tế có thể gồm:

1. Chứng nhận hoặc công chứng tài liệu tại nước cấp;

2. Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài;

3. Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện của Việt Nam;

4. Dịch tài liệu sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch;

5. Kiểm tra sự thống nhất về tên thương nhân, địa chỉ, số đăng ký và người ký trên toàn bộ hồ sơ.

Không nên mặc định mọi tài liệu đều có cùng yêu cầu. Cách xử lý còn phụ thuộc quốc gia cấp giấy tờ, điều ước quốc tế áp dụng và loại tài liệu cụ thể.

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở đâu?

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Thông thường, hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Công Thương. Trường hợp văn phòng đại diện đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao, cơ quan giải quyết có thể là Ban quản lý tương ứng theo thẩm quyền và phân công tại địa phương.

Hồ sơ có thể được nộp theo một trong các hình thức:

- Nộp trực tiếp;

- Nộp qua dịch vụ bưu chính;

- Nộp trực tuyến nếu thủ tục tại địa phương đáp ứng điều kiện thực hiện.

Trước khi nộp, cần kiểm tra cơ quan tiếp nhận và hình thức thực hiện tại địa phương nơi đặt trụ sở để tránh gửi sai cơ quan hoặc sai hệ thống.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Bước 1. Rà soát điều kiện

Kiểm tra thời gian hoạt động của thương nhân, thời hạn giấy đăng ký kinh doanh, quốc gia thành lập, ngành nghề, phạm vi hoạt động dự kiến, người đứng đầu và địa điểm đặt trụ sở.

Việc rà soát từ đầu giúp xác định hồ sơ có thuộc trường hợp phải xin ý kiến bộ quản lý chuyên ngành hay áp dụng quy định chuyên ngành hay không.

Bước 2. Chuẩn bị và xử lý tài liệu nước ngoài

Thu thập giấy đăng ký kinh doanh, tài liệu tài chính, quyết định bổ nhiệm, hộ chiếu cùng các giấy tờ liên quan. Sau đó thực hiện chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực theo yêu cầu của từng tài liệu.

Bước 3. Soạn hồ sơ tại Việt Nam

Soạn đơn đề nghị, rà soát tài liệu về trụ sở, kiểm tra thông tin người đứng đầu và thống nhất cách thể hiện tên, địa chỉ, nội dung hoạt động trên toàn bộ hồ sơ.

Bước 4. Nộp và theo dõi hồ sơ

Hồ sơ được nộp tại cơ quan có thẩm quyền. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết.

Bước 5. Nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Trong trường hợp thông thường, thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Nếu phải xin ý kiến bộ quản lý chuyên ngành, tổng thời gian giải quyết theo thủ tục hiện hành có thể là 13 ngày làm việc. Thời gian này không bao gồm khoảng thời gian thương nhân chuẩn bị, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật hoặc sửa đổi hồ sơ theo yêu cầu.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Chi phí không chỉ gồm phí dịch vụ pháp lý mà có thể phát sinh từ nhiều hạng mục khác nhau:

Mức lệ phí nhà nước nêu trên được quy định tại Thông tư 143/2016/TT-BTC. Phí dịch vụ cụ thể phụ thuộc vào quốc gia cấp giấy tờ, lĩnh vực hoạt động, số lượng tài liệu, địa điểm đặt trụ sở và phạm vi hỗ trợ sau khi được cấp phép.

Khách hàng có thể liên hệ 0903.298.555 để được Enterlaw kiểm tra hồ sơ và báo giá cụ thể, minh bạch trước khi thực hiện.

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn bao lâu?

Theo Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn tối đa 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài nếu giấy tờ đó có quy định thời hạn.

Khi hết thời hạn, giấy phép có thể được gia hạn nếu thương nhân vẫn đáp ứng điều kiện và không thuộc trường hợp bị thu hồi. Thời hạn của giấy phép được gia hạn tiếp tục được xác định theo nguyên tắc nêu trên.

Hồ sơ gia hạn phải được nộp ít nhất 30 ngày trước ngày Giấy phép hết hạn. Vì tài liệu nước ngoài có thể cần thời gian xác nhận, hợp pháp hóa và dịch thuật, thương nhân nên rà soát hồ sơ sớm hơn thời hạn tối thiểu.

Công việc cần làm sau khi được cấp Giấy phép

Việc nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện mới là bước đầu để văn phòng đi vào hoạt động. Tùy từng trường hợp, thương nhân nước ngoài cần tiếp tục thực hiện các công việc sau:

1. Đăng ký mã số thuế và thực hiện các thủ tục thuế liên quan;

2. Thực hiện thủ tục về con dấu nếu văn phòng sử dụng con dấu;

3. Mở tài khoản ngoại tệ và tài khoản đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam; chỉ sử dụng các tài khoản này cho hoạt động của văn phòng đại diện;

4. Treo biển hiệu tại trụ sở;

5. Hoàn thiện hợp đồng thuê và hồ sơ quản lý địa điểm;

6. Ký hợp đồng lao động và thực hiện các nghĩa vụ về lao động, bảo hiểm xã hội nếu phát sinh;

7. Xin giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài;

8. Thực hiện nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân;

9. Xây dựng cơ chế ủy quyền, quản lý tài chính và lưu trữ chứng từ;

10. Thực hiện chế độ báo cáo hoạt động định kỳ và báo cáo theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Trước ngày 30/01 hằng năm, văn phòng đại diện phải gửi báo cáo về hoạt động của năm trước đến cơ quan cấp giấy phép. Ngoài báo cáo định kỳ, văn phòng còn phải báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài của Enterlaw

Enterlaw hỗ trợ khách hàng trong toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện thủ tục, gồm:

1. Tư vấn và rà soát phương án

- Phân biệt văn phòng đại diện, chi nhánh và công ty có vốn nước ngoài;

- Kiểm tra điều kiện của thương nhân nước ngoài;

- Rà soát ngành nghề và phạm vi hoạt động dự kiến;

- Kiểm tra điều kiện đối với người đứng đầu;

- Tư vấn địa điểm đặt trụ sở;

- Xác định trường hợp phải xin ý kiến cơ quan quản lý chuyên ngành.

2. Hướng dẫn xử lý giấy tờ nước ngoài

- Lập danh mục tài liệu cần cung cấp;

- Kiểm tra nội dung giấy đăng ký kinh doanh và tài liệu tài chính;

- Hướng dẫn chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự;

- Hỗ trợ dịch thuật, chứng thực tài liệu;

- Rà soát sự thống nhất của thông tin trên hồ sơ.

3. Soạn và nộp hồ sơ

- Soạn đơn và các tài liệu cần thiết tại Việt Nam;

- Đại diện theo ủy quyền nộp hồ sơ;

- Theo dõi quá trình xử lý;

- Tiếp nhận yêu cầu và thực hiện sửa đổi, bổ sung;

- Nhận và bàn giao Giấy phép cho khách hàng.

4. Hỗ trợ sau cấp phép

- Tư vấn mã số thuế, con dấu, tài khoản và biển hiệu;

- Tư vấn lao động, giấy phép lao động và thuế thu nhập cá nhân;

- Hướng dẫn chế độ báo cáo hoạt động;

- Tư vấn điều chỉnh, cấp lại hoặc gia hạn Giấy phép;

- Hỗ trợ pháp lý trong quá trình văn phòng đại diện hoạt động.

Ngoài thủ tục cấp phép, đội ngũ Enterlaw có thể hỗ trợ khách hàng về đầu tư, hợp đồng, lao động và tư vấn luật doanh nghiệp trong quá trình triển khai hoạt động tại Việt Nam.

Vì sao nên lựa chọn Enterlaw?

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không chỉ là việc điền biểu mẫu. Kết quả phụ thuộc nhiều vào việc đánh giá đúng tư cách của thương nhân, nội dung hoạt động, tài liệu tài chính, người đứng đầu, địa điểm và cách xử lý giấy tờ nước ngoài.

Enterlaw cung cấp dịch vụ theo hướng:

1. Luật sư và chuyên viên pháp lý trực tiếp rà soát điều kiện, hồ sơ;

2. Phạm vi công việc và chi phí được trao đổi rõ ràng trước khi thực hiện;

3. Chủ động cập nhật tiến trình và yêu cầu của cơ quan cấp phép;

4. Bảo mật tài liệu, thông tin kinh doanh của khách hàng;

5. Hỗ trợ cả thủ tục cấp phép và các công việc pháp lý sau cấp phép;

6. Có thể phối hợp trực tuyến với công ty mẹ và người phụ trách ở nước ngoài.

Mục tiêu của Enterlaw không chỉ là giúp khách hàng nhận được Giấy phép mà còn bảo đảm mô hình văn phòng đại diện được lựa chọn đúng và vận hành phù hợp với phạm vi pháp luật cho phép.

Câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện công ty nước ngoài?

1. Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có được kinh doanh không?

Không. Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi tại Việt Nam. Nếu có nhu cầu bán hàng, cung cấp dịch vụ, phát sinh doanh thu và xuất hóa đơn, thương nhân nên cân nhắc thành lập công ty hoặc hình thức hiện diện thương mại phù hợp khác.

2. Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

Người đứng đầu có thể giao kết, sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng thay mặt thương nhân nước ngoài khi được ủy quyền bằng văn bản cho từng lần và trong đúng phạm vi ủy quyền. Việc ủy quyền không làm phát sinh quyền trực tiếp kinh doanh cho văn phòng đại diện.

3. Công ty nước ngoài mới thành lập có mở văn phòng đại diện tại Việt Nam được không?

Theo điều kiện thông thường, thương nhân nước ngoài phải hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký. Vì vậy, công ty chưa hoạt động đủ 01 năm chưa đáp ứng điều kiện này.

4. Có bắt buộc thuê trụ sở trước khi nộp hồ sơ không?

Hồ sơ phải có tài liệu về địa điểm dự kiến đặt văn phòng đại diện. Thương nhân có thể ký biên bản ghi nhớ, thỏa thuận thuê hoặc hợp đồng phù hợp, nhưng cần kiểm tra kỹ quyền cho thuê và công năng của địa điểm trước khi cam kết dài hạn.

5. Người đứng đầu văn phòng đại diện có bắt buộc là người Việt Nam không?

Không. Người đứng đầu có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Nếu là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, cần thực hiện các thủ tục về lao động, nhập cảnh và cư trú theo quy định.

6. Thời gian thành lập văn phòng đại diện là bao lâu?

Thời hạn giải quyết thông thường là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải xin ý kiến bộ quản lý chuyên ngành, thời gian có thể là 13 ngày làm việc. Thời gian chuẩn bị, hợp pháp hóa và dịch thuật tài liệu không tính vào thời hạn giải quyết này.

7. Giấy phép có thời hạn bao lâu?

Giấy phép có thời hạn tối đa 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài nếu giấy tờ đó có quy định thời hạn.

8. Văn phòng đại diện có phải báo cáo hoạt động không?

Có. Trước ngày 30/01 hằng năm, văn phòng đại diện phải báo cáo hoạt động của năm trước cho cơ quan cấp giấy phép. Văn phòng cũng phải báo cáo hoặc cung cấp tài liệu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

9. Một công ty nước ngoài có được mở nhiều văn phòng đại diện tại Việt Nam không?

Có thể, nhưng thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương. Mỗi văn phòng phải được cấp phép và tuân thủ quy định đối với địa điểm, người đứng đầu, phạm vi hoạt động và chế độ báo cáo.

Liên hệ dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Việc chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu giúp thương nhân nước ngoài tiết kiệm thời gian, hạn chế chi phí dịch thuật và hợp pháp hóa lại tài liệu, đồng thời tránh lựa chọn sai mô hình hiện diện tại Việt Nam.

Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch mở văn phòng đại diện, Enterlaw.vn có thể hỗ trợ kiểm tra điều kiện, rà soát giấy tờ nước ngoài, tư vấn địa điểm, người đứng đầu, chuẩn bị hồ sơ, đại diện thực hiện thủ tục và hướng dẫn các công việc sau cấp phép.