Thủ tục đóng địa điểm kinh doanh được thực hiện khi doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì cửa hàng, showroom, điểm bán hàng hoặc cơ sở kinh doanh đã đăng ký. Theo thuật ngữ pháp lý, đây là thủ tục chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh.
Theo quy định hiện hành, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm. Đối với địa điểm kinh doanh thông thường, hồ sơ khá đơn giản và được xử lý trong 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận hồ sơ đăng ký.
Tuy nhiên, việc đóng cửa, trả mặt bằng hoặc ngừng kinh doanh trên thực tế không tự động làm chấm dứt tình trạng pháp lý của địa điểm. Bài viết dưới đây của Enterlaw hướng dẫn cụ thể hồ sơ, mẫu thông báo, trình tự và những lưu ý khi đóng địa điểm kinh doanh theo quy định mới.
1. Đóng địa điểm kinh doanh là gì?
“Đóng địa điểm kinh doanh” là cách gọi thông thường của thủ tục chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh.
Theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì địa điểm đã đăng ký, doanh nghiệp cần quyết định chấm dứt hoạt động và thực hiện thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh, một số trường hợp thường gặp gồm:
- Đóng cửa hàng, showroom hoặc điểm bán;
- Trả lại mặt bằng và không tiếp tục kinh doanh tại địa chỉ đó;
- Tái cơ cấu, thu hẹp hệ thống kinh doanh;
- Chấm dứt cơ sở kinh doanh không còn hiệu quả;
- Chấm dứt chi nhánh đang có địa điểm kinh doanh trực thuộc.
Cần lưu ý, nếu doanh nghiệp chỉ muốn ngừng hoạt động trong một thời gian rồi tiếp tục kinh doanh, nên cân nhắc thủ tục tạm ngừng thay vì chấm dứt hoàn toàn địa điểm.
2. Khi nào cần làm thủ tục đóng địa điểm kinh doanh?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục khi đã có quyết định chấm dứt hoàn toàn hoạt động của địa điểm kinh doanh, trước khi quyết định đóng, nên phân biệt một số trường hợp:
| Nhu cầu của doanh nghiệp | Hướng xử lý |
|---|---|
| Không còn sử dụng địa điểm | Chấm dứt hoạt động |
| Trả mặt bằng, đóng cửa hàng | Chấm dứt hoạt động |
| Chỉ ngừng kinh doanh tạm thời | Thực hiện tạm ngừng |
| Chuyển địa điểm sang địa chỉ mới | Xem xét đăng ký thay đổi địa chỉ |
| Chấm dứt chi nhánh có địa điểm trực thuộc | Chấm dứt các địa điểm trực thuộc trước |
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp chỉ chuyển cửa hàng từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới, không nên mặc nhiên thực hiện thủ tục đóng rồi thành lập lại. Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh.
3. Hồ sơ đóng địa điểm kinh doanh gồm những gì?
Theo Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đối với thủ tục chấm dứt địa điểm kinh doanh thông thường, hồ sơ gồm:
Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục thì chuẩn bị thêm giấy tờ về ủy quyền theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần lưu ý: đối với địa điểm kinh doanh, nghị quyết hoặc quyết định chấm dứt hoạt động không phải là thành phần phải nộp trong hồ sơ. Đây là điểm khác với hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
4. Mẫu Thông báo chấm dứt địa điểm kinh doanh
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 28 – Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh theo hệ thống biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp hiện hành. Mẫu này được sử dụng chung cho việc chấm dứt:
- Chi nhánh;
- Văn phòng đại diện;
- Địa điểm kinh doanh.
Khi thực hiện thủ tục đóng địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn đúng nội dung “địa điểm kinh doanh” và kê khai các thông tin tương ứng.
Tải Mẫu Thông báo chấm dứt địa điểm kinh doanh
Doanh nghiệp có thể tải Mẫu số 28 tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:
Tải Mẫu số 28 – Thông báo chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh
Khi lập thông báo, cần kiểm tra kỹ tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, tên và mã địa điểm kinh doanh, địa chỉ, thông tin người ký và các nội dung khác theo biểu mẫu.
5. Đóng địa điểm kinh doanh có phải chốt thuế trước không?
Đây là vấn đề cần phân biệt rõ giữa địa điểm kinh doanh với chi nhánh, văn phòng đại diện.
Theo Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc thực hiện thủ tục với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trước khi đăng ký chấm dứt hoạt động được quy định đối với chi nhánh và văn phòng đại diện.
Đối với địa điểm kinh doanh, Nghị định quy định một cơ chế riêng: sau khi Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh chuyển tình trạng pháp lý của địa điểm sang “đã chấm dứt hoạt động”, thông tin được gửi sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để cập nhật.
Do đó, không nên áp dụng máy móc quy trình “chốt thuế trước” của chi nhánh cho địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên, điều này không làm mất các nghĩa vụ thuế đã phát sinh. Doanh nghiệp vẫn cần rà soát và hoàn thành nghĩa vụ về thuế, hóa đơn, chứng từ và các khoản tài chính liên quan đến địa điểm trong thời gian hoạt động.
6. Thủ tục đóng địa điểm kinh doanh
Thủ tục đóng địa điểm kinh doanh có thể thực hiện theo 04 bước:
Bước 1: Quyết định chấm dứt hoạt động
Doanh nghiệp xác định địa điểm cần đóng và thời điểm chấm dứt hoạt động.
Trước khi thực hiện, nên rà soát các vấn đề liên quan như hợp đồng thuê, hàng hóa, tài sản, người lao động, công nợ, thuế và giấy phép chuyên ngành.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp lập Thông báo chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh – Mẫu số 28.
Nếu ủy quyền thực hiện thủ tục thì chuẩn bị thêm giấy tờ ủy quyền theo quy định.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi hồ sơ đến:
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục theo phương thức đăng ký doanh nghiệp được pháp luật cho phép.
Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và chuyển tình trạng pháp lý của địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang:
“Đã chấm dứt hoạt động”.
Thông tin về việc chấm dứt địa điểm kinh doanh sau đó được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để cập nhật.
7. Đóng địa điểm kinh doanh ở đâu và mất bao lâu?
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Ví dụ: Công ty đặt trụ sở chính tại Hà Nội nhưng có địa điểm kinh doanh tại Thanh Hóa. Khi đóng địa điểm này, doanh nghiệp thực hiện thủ tục với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm tại Thanh Hóa, không phải nơi đặt trụ sở chính tại Hà Nội.
Hai mốc thời gian cần nhớ:
| Nội dung | Thời hạn |
|---|---|
| Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ | 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động |
| Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý | 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký |
Doanh nghiệp không nên nhầm 10 ngày là thời gian cơ quan nhà nước xử lý hồ sơ. Đây là thời hạn doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục sau khi có quyết định chấm dứt.
8. Những lưu ý khi chấm dứt địa điểm kinh doanh
Khi đóng địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau:
- Thứ nhất, đóng cửa trên thực tế không thay thế thủ tục pháp lý. Việc trả mặt bằng, tháo biển hiệu hoặc ngừng bán hàng không tự động làm địa điểm chuyển sang trạng thái đã chấm dứt hoạt động trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Thứ hai, phải xử lý địa điểm trực thuộc trước khi đóng chi nhánh. Theo Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trước khi chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của tất cả địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh đó.
- Thứ ba, cần rà soát các nghĩa vụ còn tồn tại. Việc chấm dứt đăng ký địa điểm không tự động làm chấm dứt các khoản nợ, hợp đồng, nghĩa vụ với người lao động hoặc nghĩa vụ thuế đã phát sinh.
- Thứ tư, kiểm tra giấy phép chuyên ngành. Nếu địa điểm đang có giấy phép, giấy chứng nhận hoặc điều kiện kinh doanh gắn với chính địa chỉ đó, doanh nghiệp cần kiểm tra thủ tục chấm dứt, điều chỉnh hoặc thu hồi tương ứng.
Trường hợp sau khi đóng địa điểm cũ, doanh nghiệp muốn mở cửa hàng hoặc cơ sở tại địa chỉ khác, có thể tham khảo dịch vụ đăng ký địa điểm kinh doanh.
9. Câu hỏi thường gặp về đóng địa điểm kinh doanh
(1) Hồ sơ đóng địa điểm kinh doanh gồm những gì?
Đối với trường hợp thông thường, hồ sơ gồm Thông báo về việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh – Mẫu số 28. Nếu ủy quyền thực hiện thủ tục thì chuẩn bị thêm giấy tờ về ủy quyền theo quy định.
(2) Có phải nộp quyết định đóng địa điểm kinh doanh không?
Không. Quyết định chấm dứt địa điểm kinh doanh không phải thành phần phải nộp trong hồ sơ chấm dứt địa điểm kinh doanh theo Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
(3) Có phải chốt thuế trước khi đóng địa điểm kinh doanh không?
Nghị định 168/2025/NĐ-CP không áp dụng cho địa điểm kinh doanh quy trình hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi chấm dứt như đối với chi nhánh, văn phòng đại diện.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành các nghĩa vụ thuế đã phát sinh.
(4) Đóng địa điểm kinh doanh mất bao lâu?
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xử lý thủ tục trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký.
(5) Đóng cửa hàng và trả mặt bằng có phải làm thủ tục không?
Có. Nếu địa chỉ đó đã được đăng ký là địa điểm kinh doanh và doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì thì cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động.
(6) Có phải đóng địa điểm trước khi đóng chi nhánh không?
Có, nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh đó. Trước khi chấm dứt chi nhánh, doanh nghiệp phải chấm dứt toàn bộ địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.
10. Kết luận của enterlaw.vn
Thủ tục đóng địa điểm kinh doanh theo quy định hiện hành tương đối đơn giản. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm.
Đối với trường hợp thông thường, hồ sơ chủ yếu là Thông báo chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh – Mẫu số 28. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký, Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ và chuyển tình trạng pháp lý của địa điểm sang “đã chấm dứt hoạt động”.
Doanh nghiệp cũng cần rà soát nghĩa vụ thuế, hợp đồng, người lao động và các giấy phép chuyên ngành gắn với địa điểm trước và sau khi hoàn thành thủ tục.
Bạn cần hỗ trợ đóng địa điểm kinh doanh?
Enterlaw hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, soạn Thông báo chấm dứt hoạt động, thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh và tư vấn xử lý các vấn đề pháp lý liên quan.
Đối với các vấn đề về tổ chức, thay đổi hoặc chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp, khách hàng có thể sử dụng dịch vụ tư vấn luật doanh nghiệp của Enterlaw.
Trân trọng.
