Điều kiện để được cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam: độ tuổi, năng lực hành vi dân sự, sức khỏe, nhân thân và trình độ phù hợp với vị trí công việc. Doanh nghiệp sử dụng lao động cũng phải xác định đúng nhu cầu, vị trí làm việc và chuẩn bị được tài liệu chứng minh theo quy định.
Hiện nay, việc cấp giấy phép lao động được thực hiện theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ. Nghị định số 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/8/2025 và thay thế các quy định về lao động nước ngoài tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung trước đó.
1. Điều kiện cấp giấy phép lao động là gì?
Điều kiện cấp giấy phép lao động là những yêu cầu mà người lao động nước ngoài và đơn vị sử dụng lao động phải đáp ứng để người lao động được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Các điều kiện này được xem xét trên cơ sở:
- Điều kiện cá nhân của người lao động;
- Vị trí công việc dự kiến đảm nhiệm;
- Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm;
- Nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài;
- Giấy tờ dùng để chứng minh.
Điểm quan trọng không chỉ là người lao động có bằng cấp hoặc kinh nghiệm, mà còn phải chứng minh được sự phù hợp giữa năng lực của người lao động với vị trí công việc tại Việt Nam.
2. Điều kiện chung đối với người lao động nước ngoài
Theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
2.1. Từ đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
Người lao động nước ngoài phải từ đủ 18 tuổi và có đầy đủ năng lực để tự mình xác lập, thực hiện quyền và nghĩa vụ trong quan hệ lao động.
Đây là điều kiện bắt buộc đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hình thức hợp đồng lao động và các hình thức làm việc khác thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật lao động.
2.2. Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc
Người lao động phải có sức khỏe phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
Điều kiện này được chứng minh bằng giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe còn giá trị, do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp.
2.3. Có trình độ, kỹ năng hoặc kinh nghiệm phù hợp
Người lao động phải đáp ứng điều kiện của một trong các vị trí: Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia, Lao động kỹ thuật.
Mỗi vị trí có yêu cầu chứng minh khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng vị trí trước khi chuẩn bị bằng cấp, văn bản xác nhận kinh nghiệm hoặc giấy tờ bổ nhiệm.
2.4. Không thuộc trường hợp bị hạn chế về nhân thân
Người lao động không được là người đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài.
Điều kiện này thường được chứng minh bằng phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương còn giá trị.
2.5. Có giấy phép lao động, trừ trường hợp được miễn
Người lao động nước ngoài về nguyên tắc phải có giấy phép lao động trước khi làm việc tại Việt Nam.
Trường hợp thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra xem có phải thực hiện thủ tục đề nghị xác nhận hoặc thông báo với cơ quan có thẩm quyền hay không.
Như vậy, việc có thị thực hoặc thẻ tạm trú không đương nhiên thay thế giấy phép lao động.
Xem chi tiết dịch vụ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài: https://enterlaw.vn/dich-vu-xin-giay-phep-lao-dong-cho-nguoi-nuoc-ngoai
3. Điều kiện đối với doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài
Bên cạnh điều kiện của người lao động, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cũng phải đáp ứng các yêu cầu nhất định.
3.1. Doanh nghiệp phải hoạt động hợp pháp
Doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức sử dụng lao động nước ngoài phải được thành lập và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
Thông tin về tên đơn vị, mã số, địa chỉ, người đại diện và địa điểm làm việc phải phù hợp với giấy tờ pháp lý của đơn vị sử dụng lao động.
3.2. Có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Doanh nghiệp phải xác định được nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí công việc cụ thể. Nhu cầu sử dụng cần phù hợp với:
- Hoạt động của doanh nghiệp;
- Trình độ và kinh nghiệm của người lao động;
- Chức danh dự kiến đảm nhiệm;
- Địa điểm và thời hạn làm việc.
Doanh nghiệp không nên lựa chọn vị trí chỉ để phù hợp với những giấy tờ người lao động đang có.
3.3. Xác định đúng vị trí công việc
Người lao động phải được xác định đúng là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
Nếu xác định sai vị trí, bằng cấp, kinh nghiệm hoặc giấy tờ bổ nhiệm có thể không còn phù hợp, làm phát sinh yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
3.4. Thực hiện thủ tục đúng thời hạn
Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp hồ sơ trước thời điểm người lao động dự kiến làm việc.
Không nên cho người lao động bắt đầu làm việc chỉ vì hồ sơ đã được nộp hoặc đang chờ giải quyết. Việc sử dụng lao động khi chưa có giấy phép hoặc giấy xác nhận phù hợp có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý cho cả doanh nghiệp và người lao động.
4. Điều kiện theo từng vị trí công việc
Điều kiện về trình độ và kinh nghiệm phụ thuộc trực tiếp vào vị trí mà người lao động dự kiến đảm nhiệm.
| Vị trí | Điều kiện cơ bản | Giấy tờ chứng minh chủ yếu |
|---|---|---|
| Nhà quản lý | Thuộc chức danh quản lý doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức | Điều lệ, quyết định bổ nhiệm, giấy tờ pháp lý của đơn vị |
| Giám đốc điều hành | Đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp | Quyết định bổ nhiệm, giấy tờ về đơn vị trực thuộc, xác nhận kinh nghiệm |
| Chuyên gia | Có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với vị trí làm việc | Văn bằng, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm |
| Lao động kỹ thuật | Được đào tạo hoặc có kinh nghiệm phù hợp với công việc kỹ thuật | Chứng chỉ đào tạo, văn bằng nghề, xác nhận kinh nghiệm |
4.1. Điều kiện đối với nhà quản lý
Nhà quản lý là người quản lý doanh nghiệp theo pháp luật về doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Đối với doanh nghiệp, chức danh quản lý phải phù hợp với loại hình doanh nghiệp, điều lệ và cơ cấu tổ chức quản lý.
Việc doanh nghiệp tự đặt tên chức danh có chữ “quản lý” hoặc “giám đốc” chưa đủ để xác định người lao động là nhà quản lý.
4.2. Điều kiện đối với giám đốc điều hành
Giám đốc điều hành là người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Người lao động phải chứng minh được:
- Vị trí điều hành;
- Phạm vi công việc;
- Thẩm quyền được giao;
- Kinh nghiệm phù hợp với lĩnh vực điều hành.
Đây là vị trí dễ bị nhầm với nhà quản lý. Doanh nghiệp cần căn cứ vào chức năng thực tế và giấy tờ bổ nhiệm, không chỉ dựa vào tên chức danh.
4.3. Điều kiện đối với chuyên gia
Chuyên gia phải có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam. Khi đánh giá điều kiện của chuyên gia, cần xem xét đồng thời: Trình độ đào tạo, chuyên ngành, số năm kinh nghiệm, nội dung công việc đã thực hiện, vị trí dự kiến đảm nhiệm.
Bằng cấp và kinh nghiệm không nhất thiết phải có tên gọi hoàn toàn giống chức danh tại Việt Nam, nhưng phải thể hiện được mối liên hệ hợp lý với công việc.
4.4. Điều kiện đối với lao động kỹ thuật
Lao động kỹ thuật phải đáp ứng điều kiện về đào tạo và kinh nghiệm theo quy định. Thông thường, người lao động có thể được xem xét khi:
- Được đào tạo ít nhất một năm và có ít nhất hai năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc
- Có ít nhất ba năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
Tài liệu đào tạo có thể là bằng nghề, chứng chỉ nghề, chứng nhận đào tạo hoặc giấy tờ tương đương. Nội dung đào tạo và kinh nghiệm phải liên quan đến công việc tại Việt Nam.
Nghị định số 219/2025/NĐ-CP hiện là văn bản trực tiếp quy định về điều kiện, hồ sơ và thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
5. Giấy tờ chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện
Điều kiện cấp giấy phép lao động phải được chứng minh bằng giấy tờ hợp lệ. Những tài liệu cơ bản thường gồm:
5.1. Hộ chiếu còn thời hạn
Hộ chiếu còn thời hạn là giấy tờ bắt buộc và không thể thay thế trong hồ sơ xin giấy phép lao động.
Doanh nghiệp cần kiểm tra hộ chiếu còn đủ thời hạn sử dụng, đúng số hộ chiếu hiện tại và thống nhất với các giấy tờ khác trong hồ sơ.
5.2. Giấy khám sức khỏe
Giấy khám sức khỏe phải còn giá trị và được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền.
Nếu giấy khám sức khỏe được cấp ở nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực trước khi sử dụng.
5.3. Phiếu lý lịch tư pháp
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương phải còn giá trị và thể hiện người lao động không thuộc trường hợp đang chấp hành hình phạt hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Nội dung và thông tin trên giấy tờ phải thống nhất với hộ chiếu.
5.4. Văn bằng hoặc chứng chỉ
Văn bằng, chứng chỉ được sử dụng để chứng minh trình độ của chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
Giá trị của tài liệu không chỉ nằm ở trình độ ghi trên văn bằng mà còn ở mức độ phù hợp giữa chuyên ngành đào tạo với vị trí dự kiến làm việc.
5.5. Văn bản xác nhận kinh nghiệm
Văn bản xác nhận kinh nghiệm nên ghi rõ: Thời gian làm việc, chức danh, vị trí công việc, lĩnh vực hoặc nội dung công việc, đơn vị xác nhận.
Văn bản chỉ xác nhận chung chung rằng người lao động “có kinh nghiệm” thường chưa đủ cơ sở để đánh giá sự phù hợp.
5.6. Giấy tờ chứng minh vị trí quản lý hoặc điều hành
Đối với nhà quản lý và giám đốc điều hành, doanh nghiệp có thể phải cung cấp:
- Quyết định bổ nhiệm;
- Điều lệ;
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép thành lập hoặc giấy chứng nhận hoạt động;
- Tài liệu xác định chức danh và quyền hạn;
- Văn bản xác nhận kinh nghiệm nếu pháp luật yêu cầu.
Giấy tờ phải thể hiện được vị trí thực tế của người lao động, không chỉ ghi tên chức danh.
5.7. Giấy tờ được cấp ở nước ngoài
Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.
Sau đó, tài liệu phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định trước khi sử dụng trong hồ sơ.
6. Trường hợp nào không phải xin giấy phép lao động?
Pháp luật quy định một số trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động, chẳng hạn như một số trường hợp:
- Góp vốn hoặc sở hữu doanh nghiệp;
- Là thành viên Hội đồng quản trị;
- Di chuyển nội bộ doanh nghiệp;
- Vào Việt Nam làm việc trong thời gian ngắn;
- Thực hiện thỏa thuận quốc tế;
- Giảng dạy, nghiên cứu hoặc hoạt động trong lĩnh vực đặc thù;
- Thuộc trường hợp khác theo Bộ luật Lao động và Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
Tuy nhiên, không phải xin giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc hoàn toàn không phải thực hiện thủ tục.
Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan có thẩm quyền. Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định cả các trường hợp miễn và thủ tục liên quan.
Nội dung này nên được phân tích riêng tại bài viết “Các trường hợp được miễn giấy phép lao động” để tránh làm loãng trọng tâm của bài về điều kiện cấp giấy phép.
Dịch vụ tư vấn thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài: https://enterlaw.vn/dich-vu-thanh-lap-cong-ty-co-von-nuoc-ngoai
7. Những sai lầm khiến hồ sơ không đáp ứng điều kiện
Trên thực tế, nhiều hồ sơ gặp khó khăn không phải vì người lao động không có năng lực mà vì vị trí hoặc giấy tờ chứng minh chưa phù hợp.
7.1. Xác định sai vị trí
Doanh nghiệp đăng ký vị trí chuyên gia trong khi hồ sơ phù hợp hơn với lao động kỹ thuật, hoặc đăng ký nhà quản lý nhưng chức danh không thuộc cơ cấu quản lý hợp pháp.
Sai vị trí sẽ kéo theo việc sử dụng sai loại giấy tờ chứng minh.
7.2. Bằng cấp và kinh nghiệm không phù hợp
Người lao động có bằng cấp và nhiều năm làm việc nhưng chuyên ngành, lĩnh vực kinh nghiệm không liên quan rõ ràng đến vị trí tại Việt Nam.
Điều kiện được đánh giá trên sự phù hợp, không chỉ dựa vào số lượng bằng cấp hoặc số năm làm việc.
7.3. Văn bản xác nhận kinh nghiệm thiếu nội dung
Văn bản không ghi rõ chức danh, lĩnh vực, thời gian hoặc nội dung công việc sẽ khó chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện.
Nếu tài liệu được cấp ở nước ngoài, việc sửa đổi và thực hiện lại thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự có thể làm kéo dài thời gian chuẩn bị.
7.4. Giấy tờ hết thời hạn
Giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp hoặc hộ chiếu không còn đủ thời hạn có thể khiến hồ sơ phải chuẩn bị lại.
Doanh nghiệp nên kiểm tra thời hạn ngay từ đầu và sắp xếp thứ tự chuẩn bị tài liệu hợp lý.
7.5. Thông tin không thống nhất
Họ tên, số hộ chiếu, chức danh, thời gian làm việc và địa điểm làm việc phải thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
Những sai khác dù nhỏ vẫn có thể làm phát sinh yêu cầu sửa đổi hoặc giải trình.
8. Góp ý nhỏ của Luật sư
Khi chuẩn bị xin giấy phép lao động, doanh nghiệp nên xác định vị trí công việc trước, sau đó mới đánh giá bằng cấp, kinh nghiệm và giấy tờ của người lao động.
Không nên chuẩn bị toàn bộ hồ sơ rồi mới tìm một vị trí để “ghép” với những tài liệu đang có. Cách làm này dễ dẫn đến tình trạng giấy tờ đầy đủ về số lượng nhưng không chứng minh được điều kiện thực tế.
Một hồ sơ phù hợp cần bảo đảm sự thống nhất giữa ba yếu tố:
- Người lao động có năng lực gì;
- Doanh nghiệp cần sử dụng vào vị trí nào;
- Tài liệu nào chứng minh được sự phù hợp đó.
Nếu ba yếu tố này thống nhất, hồ sơ sẽ rõ ràng và hạn chế đáng kể việc phải sửa đổi, bổ sung.
Xem chi tiết dịch vụ tư vấn pháp luật Lao động: https://enterlaw.vn/luat-su-luat-lao-dong
9. Câu hỏi thường gặp về điều kiện cấp giấy phép lao động
9.1. Có bằng đại học là đủ điều kiện xin giấy phép lao động không?
Không. Người lao động còn phải có kinh nghiệm phù hợp, đáp ứng điều kiện về sức khỏe, nhân thân và vị trí công việc.
Bằng đại học không phù hợp với công việc dự kiến có thể chưa đủ để chứng minh điều kiện của chuyên gia.
9.2. Không có bằng đại học có xin được giấy phép lao động không?
Có thể.
Người lao động có thể được xem xét ở vị trí lao động kỹ thuật nếu đáp ứng điều kiện về đào tạo và kinh nghiệm, hoặc đáp ứng yêu cầu kinh nghiệm theo quy định.
Đối với nhà quản lý và giám đốc điều hành, việc đánh giá còn căn cứ vào chức danh, quyền hạn và tài liệu bổ nhiệm.
9.3. Kinh nghiệm không đúng hoàn toàn với chuyên ngành có được chấp nhận không?
Có thể được xem xét nếu doanh nghiệp chứng minh được mối liên hệ hợp lý giữa trình độ, kinh nghiệm và vị trí làm việc.
Tuy nhiên, hồ sơ càng khác biệt giữa chuyên ngành đào tạo và công việc thực tế thì càng cần tài liệu giải thích rõ ràng.
9.4. Giám đốc công ty có đương nhiên là nhà quản lý không?
Không phải trong mọi trường hợp.
Chức danh phải phù hợp với pháp luật về doanh nghiệp, điều lệ công ty và cơ cấu quản lý thực tế. Tên chức danh do doanh nghiệp tự đặt không phải là căn cứ duy nhất.
9.5. Giấy khám sức khỏe cấp ở nước ngoài có sử dụng được không?
Có thể sử dụng nếu còn giá trị, được cấp đúng thẩm quyền và đáp ứng yêu cầu đối với giấy tờ nước ngoài.
Trường hợp không được miễn, tài liệu phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực.
9.6. Có thẻ tạm trú thì có phải xin giấy phép lao động không?
Có thể vẫn phải xin.
Thẻ tạm trú là giấy tờ về cư trú và không đương nhiên thay thế giấy phép lao động. Người lao động chỉ được miễn nếu thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép theo quy định.
9.7. Có được làm việc khi đang chờ cấp giấy phép lao động không?
Về nguyên tắc, người lao động chỉ nên bắt đầu làm việc sau khi được cấp giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Việc đã nộp hồ sơ không đồng nghĩa với việc đã được phép làm việc.
9.8. Giấy phép lao động cũ có thể dùng để chứng minh kinh nghiệm không?
Trong một số trường hợp, giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp có thể được sử dụng để chứng minh kinh nghiệm.
Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra vị trí, lĩnh vực và thời gian ghi trên giấy tờ cũ có phù hợp với hồ sơ hiện tại hay không.
Điều kiện cấp giấy phép lao động cần được đánh giá trên từng vị trí và từng bộ hồ sơ cụ thể. Việc xác định sai chức danh hoặc sử dụng tài liệu không phù hợp có thể làm kéo dài thời gian giải quyết.
Nếu doanh nghiệp chưa xác định được người lao động có đáp ứng điều kiện xin giấy phép hay hồ sơ cần chuẩn bị như thế nào, hãy liên hệ Enterlaw để được kiểm tra và tư vấn ngay từ đầu. Enterlaw.vn hỗ trợ đánh giá vị trí công việc, rà soát bằng cấp, kinh nghiệm và hoàn thiện thủ tục cấp giấy phép lao động phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Trân trọng cảm ơn.
=============================================================================================
Enterlaw.vn - Hiểu luật, hiểu bạn!
