Không phải mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động đều phải đăng ký nội quy lao động. Pháp luật hiện hành xác định nghĩa vụ này chủ yếu dựa trên số lượng người lao động mà người sử dụng lao động đang sử dụng.
Theo Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện đăng ký theo quy định. Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc phải đăng ký.
Trong thực tế, vấn đề thường phát sinh khi doanh nghiệp có đúng 10 người, đang tăng quy mô từ dưới 10 lên trên 10 người hoặc có nhiều chi nhánh ở các địa phương khác nhau.
1. Trường hợp nào phải đăng ký nội quy lao động?
Theo Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện đăng ký nội quy lao động, có thể chia thành ba trường hợp:
1.1 Sử dụng từ 10 người lao động trở lên
Thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký nội quy lao động. Như vậy, doanh nghiệp có đúng 10 người lao động đã phải đăng ký, không phải chờ đến người lao động thứ 11.
Ví dụ:
- 8 người lao động: chưa bắt buộc đăng ký;
- 9 người lao động: chưa bắt buộc đăng ký;
- 10 người lao động: bắt buộc đăng ký;
- Trên 10 người lao động: bắt buộc đăng ký.
1.2 Sử dụng dưới 10 người lao động
Không bắt buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản và không bắt buộc đăng ký nội quy lao động.
Tuy nhiên, theo Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đối với người sử dụng lao động dưới 10 người thì nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Nếu người sử dụng lao động dưới 10 người vẫn chủ động ban hành nội quy bằng văn bản thì nội quy không thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký. Theo Điều 121 Bộ luật Lao động, hiệu lực của nội quy trong trường hợp này do người sử dụng lao động quyết định trong chính nội quy.
1.3 Doanh nghiệp tăng từ dưới 10 lên từ 10 người lao động
Khi quy mô lao động tăng lên từ 10 người trở lên, người sử dụng lao động bắt đầu thuộc trường hợp phải có nội quy bằng văn bản và thực hiện đăng ký.
Ví dụ, công ty ban đầu có 7 người lao động nên chưa phải đăng ký. Sau khi mở rộng hoạt động, số lao động tăng lên 12 người thì công ty phải xây dựng, ban hành và đăng ký nội quy lao động.
Doanh nghiệp muốn tìm hiểu nội dung cần có trong nội quy có thể tham khảo bài Nội quy lao động là gì?.
2. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh có phải đăng ký nội quy tại từng nơi không?
Không phải đăng ký lại cùng một nội quy tại tất cả các địa phương có chi nhánh.
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động, nếu người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa bàn khác nhau thì phải gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền nơi đặt chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh.
Ví dụ:
Công ty đăng ký kinh doanh tại Hà Nội, có nhà máy tại Hải Phòng và chi nhánh tại Bắc Ninh.
Công ty không phải thực hiện ba bộ thủ tục đăng ký độc lập cho cùng một nội quy. Thay vào đó, sau khi hoàn thành đăng ký, doanh nghiệp gửi nội quy đã được đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền tại các địa phương nơi đặt chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh.
3. Nội quy lao động phải đăng ký trong thời hạn bao lâu?
Theo khoản 2 Điều 119 Bộ luật Lao động, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký phải thực hiện thủ tục đăng ký.
Ví dụ:
Doanh nghiệp ban hành nội quy ngày 01/10 thì thời hạn đăng ký được tính từ chính ngày ban hành này. Doanh nghiệp không nên nhầm mốc 10 ngày với:
- Ngày thành lập doanh nghiệp;
- Ngày ký hợp đồng lao động đầu tiên;
- Ngày tuyển người lao động thứ 10.
Các vấn đề về hồ sơ gồm những gì, nộp tại cơ quan nào, cách nộp trực tuyến và cơ quan xử lý ra sao đã được phân tích riêng tại bài Hồ sơ, thủ tục đăng ký nội quy lao động mới nhất.
4. Không đăng ký nội quy lao động có bị xử phạt không?
Có.
Theo Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt đối với các hành vi như:
- Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên;
- Không đăng ký nội quy lao động theo quy định.
Mức phạt đối với người sử dụng lao động là cá nhân là từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Đối với tổ chức, mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.
Do đó, đối với doanh nghiệp là tổ chức, hành vi không đăng ký nội quy lao động theo quy định có thể bị phạt: Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Ngoài nguy cơ bị xử phạt, việc không xây dựng và đăng ký nội quy đúng quy định còn có thể gây khó khăn khi doanh nghiệp cần xử lý hành vi vi phạm, đặc biệt đối với các vụ việc liên quan đến kỷ luật lao động hoặc sa thải.
Trường hợp cần soạn thảo, rà soát hoặc thực hiện thủ tục, doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ đăng ký nội quy lao động của Enterlaw.
5. Một số câu hỏi thường gặp
5.1 Công ty có 10 người nhưng chưa có công đoàn thì có phải đăng ký không?
Có.
Nghĩa vụ đăng ký được xác định theo số lượng người lao động, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thành lập công đoàn hay chưa.
Việc có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở sẽ liên quan đến yêu cầu tham khảo ý kiến khi xây dựng, sửa đổi nội quy và thành phần hồ sơ trong trường hợp pháp luật quy định.
5.2 Công ty có vốn đầu tư nước ngoài có phải đăng ký nội quy không?
Có, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên.
Pháp luật không quy định một ngưỡng riêng đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài trong vấn đề đăng ký nội quy lao động.
5.3 Doanh nghiệp dưới 10 người tự ban hành nội quy có phải đăng ký không?
Không bắt buộc.
Nếu người sử dụng lao động dưới 10 người chủ động ban hành nội quy bằng văn bản thì nội quy không thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký.
Theo Điều 121 Bộ luật Lao động, hiệu lực của nội quy trong trường hợp này do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy.
5.4 Doanh nghiệp có 9 người rồi tuyển thêm 1 người thì có phải đăng ký ngay không?
Khi đã sử dụng 10 người lao động, doanh nghiệp thuộc trường hợp phải có nội quy bằng văn bản và thực hiện đăng ký.
Tuy nhiên, mốc 10 ngày để nộp hồ sơ được tính từ ngày doanh nghiệp ban hành nội quy, không phải từ ngày tuyển người lao động thứ 10.
6. Kết luận của enterlaw.vn
Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện đăng ký theo quy định. Người sử dụng lao động dưới 10 người không bắt buộc đăng ký, nhưng vẫn phải bảo đảm các quy định về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
Đối với doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, điều quan trọng là phân biệt:
- Ngưỡng 10 người lao động để xác định nghĩa vụ đăng ký;
- Thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy để thực hiện thủ tục.
Việc hoàn thiện nội quy đúng ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn tạo cơ sở rõ ràng cho hoạt động quản lý và xử lý các vấn đề lao động sau này.
Trường hợp cần rà soát tổng thể hoặc xử lý các vấn đề phát sinh trong quản trị nhân sự, khách hàng có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn luật lao động của Enterlaw.
Enterlaw.vn trân trọng cảm ơn khách hàng.
