Nội quy lao động là một trong những văn bản quan trọng trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Đây không chỉ là những quy định về giờ làm việc, trật tự hay tác phong mà còn là cơ sở để người sử dụng lao động tổ chức quản lý, duy trì kỷ luật và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
Pháp luật hiện hành quy định khá cụ thể về hình thức, nội dung, việc ban hành, đăng ký và hiệu lực của nội quy lao động. Đặc biệt, người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện đăng ký theo quy định.
Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu đúng nội quy lao động là gì, gồm những nội dung nào và có giá trị pháp lý ra sao.
1. Nội quy lao động là gì?
Có thể hiểu nội quy lao động là hệ thống các quy định do người sử dụng lao động ban hành nhằm thiết lập trật tự, kỷ luật và nguyên tắc làm việc tại nơi làm việc.
Nội quy điều chỉnh những vấn đề trực tiếp liên quan đến quá trình làm việc như thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, trật tự, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý tương ứng.
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động và nội dung của nội quy không được trái với pháp luật về lao động và các quy định pháp luật có liên quan.
Như vậy, doanh nghiệp được xây dựng các nguyên tắc quản lý phù hợp với đặc thù hoạt động của mình, nhưng không được sử dụng nội quy để hạn chế hoặc loại bỏ những quyền mà pháp luật đã quy định cho người lao động.
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có nội quy lao động không?
Có, nhưng yêu cầu về hình thức phụ thuộc vào số lượng người lao động.
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
- Người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản;
- Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc nội quy lao động phải bằng văn bản nhưng nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Ví dụ: Công ty có 25 người lao động phải xây dựng nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện đăng ký theo quy định. Một cơ sở chỉ có 7 người lao động không bắt buộc phải có nội quy bằng văn bản nhưng vẫn phải thỏa thuận về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp cần xây dựng, rà soát hoặc đăng ký nội quy có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn nội quy lao động của Enterlaw.
3. Nội quy lao động phải có những nội dung gì?
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động, nội quy lao động phải có 09 nhóm nội dung chủ yếu sau:
1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
Nội quy cần quy định thời giờ làm việc bình thường, ca làm việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, thời gian nghỉ, ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ hằng năm và các nội dung liên quan.
2. Trật tự tại nơi làm việc
Doanh nghiệp có thể quy định về phạm vi làm việc, đi lại, giao tiếp, tác phong, trang phục và việc chấp hành sự điều hành hợp pháp của người sử dụng lao động.
3. An toàn, vệ sinh lao động
Nội quy cần xác định trách nhiệm chấp hành các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, sử dụng phương tiện bảo hộ và những yêu cầu an toàn phù hợp với từng công việc.
4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc
Nội quy phải có quy định về phòng, chống quấy rối tình dục và trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
Đây là nội dung pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải quan tâm khi xây dựng nội quy, không nên chỉ quy định chung chung bằng một câu cấm hành vi quấy rối.
5. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và bí mật công nghệ
Bao gồm các quy định về bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.
Tùy đặc thù doanh nghiệp, nội dung này có thể liên quan đến dữ liệu khách hàng, tài liệu nội bộ, phần mềm, quy trình sản xuất, công thức, thiết bị và các thông tin cần được bảo mật.
6. Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác
Nội quy cần quy định những trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà người sử dụng lao động được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định pháp luật.
7. Hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật
Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của nội quy lao động.
Doanh nghiệp cần xác định cụ thể hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng, tránh những quy định quá chung như “vi phạm nghiêm trọng quy định công ty” nhưng lại không xác định được hành vi nào được coi là vi phạm.
Việc quy định rõ từ đầu có ý nghĩa rất lớn khi doanh nghiệp cần xử lý kỷ luật người lao động sau này.
8. Trách nhiệm vật chất
Nội quy cần quy định các trường hợp người lao động phải chịu trách nhiệm khi làm hư hỏng, làm mất tài sản, dụng cụ hoặc có hành vi gây thiệt hại cho người sử dụng lao động theo quy định pháp luật.
9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động
Nội quy phải xác định người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.
Theo Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP còn hướng dẫn chi tiết cách thể hiện các nội dung trên trong nội quy lao động.
4. Nội quy lao động có vai trò gì đối với doanh nghiệp?
Nội quy lao động vừa là công cụ quản trị nhân sự, vừa có giá trị pháp lý quan trọng trong quá trình thực hiện quan hệ lao động.
4.1. Tạo nguyên tắc chung trong quản lý lao động
Nội quy giúp người lao động biết những nguyên tắc phải tuân thủ tại nơi làm việc và giúp người quản lý có cơ sở thống nhất trong quá trình điều hành.
Đối với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, ca làm việc hoặc địa điểm sản xuất khác nhau, một hệ thống nội quy rõ ràng còn giúp hạn chế tình trạng mỗi quản lý áp dụng một cách khác nhau.
4.2. Là một trong những căn cứ quan trọng để xử lý kỷ luật
Nội quy giúp doanh nghiệp xác định hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng.
Doanh nghiệp không nên chờ đến khi người lao động vi phạm mới tìm cách bổ sung căn cứ xử lý. Các hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật cần được xác định từ trước, rõ ràng và phù hợp pháp luật.
Đối với trường hợp pháp luật không bắt buộc nội quy bằng văn bản, còn phải xem xét nội dung đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và các căn cứ pháp luật tương ứng.
Doanh nghiệp đang có vụ việc cụ thể có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn xử lý kỷ luật lao động.
4.3. Giúp phòng ngừa tranh chấp lao động
Nhiều tranh chấp phát sinh không chỉ vì các bên hiểu khác nhau về pháp luật mà còn do hợp đồng, nội quy và các quy chế nội bộ không rõ ràng hoặc không thống nhất.
Ví dụ, khi doanh nghiệp muốn sử dụng căn cứ người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, việc đánh giá phải dựa trên tiêu chí trong quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc được xây dựng đúng quy định.
Vì vậy, nội quy lao động nên được xây dựng đồng bộ với hợp đồng lao động, quy chế đánh giá, quy chế tiền lương, thỏa ước lao động tập thể và các quy trình quản trị nhân sự khác, thay vì tồn tại như một văn bản riêng biệt chỉ để hoàn thành thủ tục đăng ký.
5. Nội quy lao động có phải đăng ký không?
Không phải mọi người sử dụng lao động đều phải đăng ký nội quy lao động.
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên phải thực hiện đăng ký nội quy lao động. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy, người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký phải nộp hồ sơ đăng ký theo quy định.
Cần phân biệt:
- Ban hành nội quy lao động là việc người sử dụng lao động xây dựng và ban hành các quy định nội bộ;
- Đăng ký nội quy lao động là thủ tục pháp lý áp dụng đối với người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký.
Hồ sơ, cơ quan tiếp nhận và trình tự thực hiện sẽ được phân tích riêng tại bài Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động không? và bài Thủ tục đăng ký nội quy lao động.
6. Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?
Đối với người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký, theo Điều 121 Bộ luật Lao động, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký.
Đối với người sử dụng lao động dưới 10 người lao động nhưng chủ động ban hành nội quy lao động bằng văn bản, hiệu lực của nội quy do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy.
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi muốn sử dụng nội quy làm căn cứ xử lý hành vi vi phạm. Không nên sử dụng một nội quy chưa có hiệu lực hoặc được ban hành sau khi hành vi đã xảy ra để tìm cách hợp thức hóa căn cứ xử lý người lao động.
7. Những lưu ý khi xây dựng nội quy lao động
Một nội quy tốt không cần dài một cách máy móc nhưng phải đủ nội dung, rõ hành vi và có khả năng áp dụng trong thực tế. Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Không sao chép máy móc: Nội quy phải phù hợp với ngành nghề, mô hình quản lý, thời gian làm việc, tài sản và những rủi ro thực tế của từng doanh nghiệp.
- Không quy định trái luật: Nội quy không được đặt ra các hình thức như phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.
- Quy định hành vi rõ ràng: Hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng cần được mô tả đủ cụ thể để có thể áp dụng trong thực tế.
- Thống nhất với các văn bản khác: Nội quy cần đồng bộ với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tiền lương, quy chế đánh giá và các quy trình quản trị nhân sự.
- Tham khảo ý kiến trước khi ban hành: Trường hợp tại nơi làm việc có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức này theo quy định.
- Thông báo sau khi ban hành: Nội quy phải được thông báo đến người lao động; nội dung chính phải được niêm yết tại những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Doanh nghiệp muốn rà soát đồng bộ nội quy với hợp đồng có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động.
8. Một số câu hỏi thường gặp về nội quy lao động
8.1 Công ty có 9 người lao động có bắt buộc làm nội quy bằng văn bản không?
Không bắt buộc.
Tuy nhiên, nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp vẫn có thể chủ động ban hành nội quy bằng văn bản nếu thấy cần thiết cho hoạt động quản lý.
8.2 Nội quy lao động có cần người lao động ký đồng ý không?
Không.
Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành. Pháp luật không yêu cầu từng người lao động phải ký đồng ý thì nội quy mới có hiệu lực.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đúng các yêu cầu về tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, đăng ký trong trường hợp bắt buộc, thông báo cho người lao động và niêm yết nội dung chính theo quy định.
8.3 Có được quy định phạt tiền người lao động trong nội quy không?
Không.
Bộ luật Lao động cấm việc phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động. Doanh nghiệp chỉ được áp dụng các hình thức kỷ luật mà pháp luật cho phép và phải bảo đảm đúng căn cứ, nguyên tắc, thời hiệu và trình tự xử lý.
8.4 Nội quy lao động có thay thế hợp đồng lao động không?
Không.
Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm, tiền lương, điều kiện lao động và quyền, nghĩa vụ của các bên.
Trong khi đó, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành nhằm thiết lập các nguyên tắc chung trong quản lý và duy trì kỷ luật lao động.
Hai loại văn bản có vai trò khác nhau nhưng cần được xây dựng đồng bộ và không mâu thuẫn với nhau.
8.5 Nội quy đã đăng ký có được sửa đổi, bổ sung không?
Có.
Doanh nghiệp có thể sửa đổi, bổ sung nội quy khi cơ cấu quản lý, phương thức làm việc, quy trình sản xuất hoặc nhu cầu quản trị thay đổi.
Khi sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện các yêu cầu pháp luật tương ứng về tham khảo ý kiến, ban hành và đăng ký nếu thuộc trường hợp phải đăng ký.
9. Kết luận của enterlaw.vn
Nội quy lao động không đơn thuần là một bảng quy định về giờ giấc hay tác phong. Đây là một trong những văn bản nền tảng của hệ thống quản trị lao động, giúp doanh nghiệp thiết lập trật tự làm việc, xác định hành vi vi phạm và tạo cơ sở xử lý các vấn đề phát sinh.
Nội quy càng được xây dựng rõ ràng, sát với hoạt động thực tế và đồng bộ với hợp đồng, quy chế nhân sự thì doanh nghiệp càng thuận lợi trong quản lý và hạn chế tranh chấp.
Trường hợp cần xây dựng hoặc rà soát đồng bộ nội quy, hợp đồng và các văn bản quản trị nhân sự, khách hàng có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn luật lao động của Enterlaw.
Trân trọng.
