Đăng ký nội quy lao động là thủ tục bắt buộc đối với người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên. Tuy nhiên, để đăng ký đúng, doanh nghiệp không chỉ cần chuẩn bị đủ hồ sơ mà còn phải bảo đảm nội quy được xây dựng đúng pháp luật, ban hành đúng trình tự và nộp trong thời hạn quy định.
Từ năm 2025, cùng với thay đổi về tổ chức bộ máy và phân định thẩm quyền trong lĩnh vực lao động, cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cũng đã có sự điều chỉnh. Bài viết dưới đây cập nhật hồ sơ, cơ quan tiếp nhận, cách nộp, trình tự thực hiện và thời điểm có hiệu lực của nội quy lao động theo quy định hiện hành năm 2026.
1. Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động?
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động. Như vậy có thể logic rõ ràng:
- Có từ 10 người lao động trở lên: phải có nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện đăng ký;
- Sử dụng dưới 10 người lao động: không bắt buộc đăng ký nội quy lao động.
Đối với người sử dụng dưới 10 lao động, pháp luật vẫn yêu cầu các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động theo quy định.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ:
Ban hành nội quy lao động là việc người sử dụng lao động xây dựng và đưa các quy định nội bộ vào áp dụng.
Đăng ký nội quy lao động là thủ tục hành chính bắt buộc đối với người sử dụng lao động thuộc trường hợp luật quy định.
2. Nội quy lao động phải đăng ký trong thời hạn bao lâu?
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền. Đây là thời hạn được quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động và tiếp tục được thủ tục hành chính hiện hành ghi nhận.
Doanh nghiệp vì vậy không nên ban hành nội quy rồi để kéo dài nhiều tuần hoặc nhiều tháng mới thực hiện đăng ký.
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy, nếu tại nơi làm việc có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người sử dụng lao động còn phải thực hiện việc tham khảo ý kiến của tổ chức này theo quy định.
3. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?
Theo Điều 120 Bộ luật Lao động và thủ tục hành chính hiện hành, hồ sơ đăng ký gồm 04 nhóm tài liệu sau:
1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động
Đây là văn bản của người sử dụng lao động đề nghị cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận việc đăng ký nội quy.
Thủ tục hiện hành không công bố mẫu văn bản bắt buộc thống nhất, vì vậy doanh nghiệp có thể tự xây dựng nhưng cần thể hiện rõ thông tin người sử dụng lao động và nội dung đề nghị đăng ký.
2. Nội quy lao động
Nội quy phải được ban hành đúng thẩm quyền, có nội dung phù hợp với Điều 118 Bộ luật Lao động và hướng dẫn tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Quan trọng nhất là các quy định trong nội quy không được trái pháp luật lao động và các quy định pháp luật có liên quan.
Doanh nghiệp không nên chỉ tải một mẫu có sẵn rồi ký ban hành, bởi nội quy còn phải phù hợp với ngành nghề, ca làm việc, bộ máy quản lý, tài sản và những rủi ro thực tế của từng đơn vị.
3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở
Tài liệu này áp dụng đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Doanh nghiệp cần lấy ý kiến trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy và lưu lại tài liệu để đưa vào hồ sơ đăng ký.
4. Các văn bản liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất
Nếu doanh nghiệp có những quy chế, quyết định hoặc văn bản riêng quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất thì các tài liệu này cũng được gửi kèm theo hồ sơ.
Theo thủ tục hành chính quốc gia, hồ sơ giấy hiện yêu cầu 01 bản chính đối với từng thành phần nêu trên.
4. Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động ở đâu?
Đây là điểm doanh nghiệp cần cập nhật so với nhiều hướng dẫn cũ trên Internet.
Theo Quyết định 628/QĐ-BNV ngày 20/6/2025 và thủ tục hành chính hiện hành, hồ sơ đăng ký được nộp đến:
Cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, hoặc
Cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp xã nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ cấp tỉnh ủy quyền, tại nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên tiếp tục sử dụng máy móc các hướng dẫn cũ ghi “Sở Lao động – Thương binh và Xã hội” hoặc cơ quan lao động cấp huyện.
Doanh nghiệp trong khu công nghiệp nộp ở đâu?
Đối với doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, cần kiểm tra thêm quy định phân cấp hoặc ủy quyền cụ thể tại địa phương.
Hiện Cổng Dịch vụ công Quốc gia cho thấy tại một số địa phương, thủ tục này được thực hiện bởi Ban Quản lý khu kinh tế hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp đối với doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý. Vì vậy, không nên mặc định mọi doanh nghiệp trong KCN đều nộp cùng một cơ quan.
5. Có thể đăng ký nội quy lao động online không?
Có.
Thủ tục hành chính hiện hành cho phép doanh nghiệp lựa chọn một trong ba hình thức:
- Nộp trực tiếp;
- Nộp trực tuyến qua hệ thống dịch vụ công;
- Nộp qua dịch vụ bưu chính.
Phí, lệ phí của thủ tục: 0 đồng.
Doanh nghiệp chỉ phát sinh chi phí nếu thuê đơn vị tư vấn, luật sư hoặc tổ chức khác hỗ trợ xây dựng nội quy, rà soát hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục.
6. Thủ tục đăng ký nội quy lao động thực hiện như thế nào?
Doanh nghiệp có thể thực hiện theo 04 bước cơ bản:
Bước 1. Hoàn thiện và ban hành nội quy
Doanh nghiệp rà soát nội dung nội quy, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, sau đó ký ban hành theo đúng thẩm quyền.
Bước 2. Nộp hồ sơ đăng ký
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ cấp xã nếu được ủy quyền.
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. Đối với doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, cần kiểm tra thêm việc phân cấp, ủy quyền tại địa phương.
Bước 3. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và kiểm tra
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, doanh nghiệp được hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện.
Nếu hồ sơ đầy đủ, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và kiểm tra nội dung nội quy. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu phát hiện nội quy có quy định trái pháp luật thì cơ quan sẽ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại.
Bước 4. Nội quy có hiệu lực
Nếu nội quy không có nội dung trái pháp luật, pháp luật không yêu cầu cơ quan nhà nước phải ban hành quyết định phê duyệt riêng.
Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký.
7. Cơ quan đăng ký xử lý hồ sơ như thế nào?
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký, nếu phát hiện nội quy có quy định trái pháp luật, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại.
Tuy nhiên, thủ tục đăng ký nội quy lao động không phải là thủ tục xin giấy phép hay xin quyết định phê duyệt.
Nếu nội quy không có nội dung trái pháp luật, pháp luật không quy định cơ quan nhà nước phải ban hành một quyết định “chấp thuận nội quy”. Cổng Dịch vụ công cũng hướng dẫn rằng cơ quan tiếp nhận cấp xác nhận đã nhận hồ sơ; chỉ khi phát hiện nội dung trái luật thì mới có văn bản thông báo, hướng dẫn sửa đổi.
Do đó, doanh nghiệp cần lưu giữ giấy tiếp nhận hồ sơ hoặc thông tin xác nhận nộp hồ sơ trực tuyến để làm căn cứ xác định ngày cơ quan có thẩm quyền nhận hồ sơ.
8. Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?
Đối với người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký.
Cần phân biệt rõ hai mốc:
- 07 ngày làm việc: thời hạn cơ quan có thẩm quyền thông báo nếu phát hiện nội quy có nội dung trái pháp luật;
- 15 ngày: thời điểm nội quy có hiệu lực kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký.
Doanh nghiệp không nên hiểu rằng ngày ký ban hành nội quy cũng là ngày nội quy có hiệu lực.
Điểm này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn sử dụng nội quy làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động.
9. Những lỗi cần tránh khi đăng ký nội quy lao động
9.1 Quy định hành vi vi phạm quá chung chung
Ví dụ, nội quy chỉ ghi “vi phạm nghiêm trọng quy định công ty” nhưng không mô tả cụ thể hành vi nào được coi là vi phạm. Khi xảy ra vụ việc, doanh nghiệp sẽ rất khó sử dụng một quy định quá chung để làm căn cứ xử lý.
9.2 Quy định phạt tiền hoặc cắt lương
Bộ luật Lao động cấm việc phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động. Doanh nghiệp không thể tự đặt ra quy định như “đi muộn phạt 500.000 đồng” rồi coi đây là một hình thức kỷ luật lao động hợp pháp.
9.3 Tự đặt thêm hình thức xử lý kỷ luật
Doanh nghiệp chỉ được áp dụng các hình thức kỷ luật mà Bộ luật Lao động cho phép, không được tự tạo thêm hình thức khác rồi đưa vào nội quy.
9.4 Thiếu những nội dung bắt buộc
Các nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, trách nhiệm vật chất, bảo vệ tài sản, thẩm quyền xử lý kỷ luật... cần được rà soát đầy đủ theo Điều 118 Bộ luật Lao động và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
9.5 Nội quy không thống nhất với các văn bản khác
Nội quy cần được rà soát đồng bộ với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tiền lương, quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc và các quy trình nhân sự.
Doanh nghiệp đang có vụ việc kỷ luật cụ thể có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn xử lý kỷ luật lao động.
10. Một số câu hỏi thường gặp
- Đăng ký nội quy lao động có được cấp giấy phép không?
Không.
Đây không phải thủ tục xin giấy phép. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và kiểm tra nội quy; nếu phát hiện nội dung trái pháp luật thì thông báo, hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại. Pháp luật không quy định phải có quyết định phê duyệt trong trường hợp nội quy phù hợp.
- Hồ sơ đăng ký có mẫu đơn bắt buộc không?
Hiện thủ tục hành chính yêu cầu văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động, nhưng không công bố mẫu đơn hoặc mẫu tờ khai bắt buộc thống nhất.
Doanh nghiệp có thể tự lập văn bản đề nghị phù hợp với hồ sơ của mình.
- Công ty có đúng 10 người lao động có phải đăng ký không?
Có.
Quy định áp dụng đối với người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên, vì vậy doanh nghiệp có đúng 10 người đã thuộc trường hợp phải đăng ký.
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều tỉnh thì có phải đăng ký lại từng nơi không?
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký nội quy tại nơi đăng ký kinh doanh. Trường hợp có chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất kinh doanh ở nhiều tỉnh, thành phố khác nhau thì sau khi nội quy có hiệu lực, người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi nội quy lao động đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tại nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất theo quy định.
11. Kết luận của Enterlaw.vn
Đăng ký nội quy lao động không phải thủ tục quá phức tạp. Điều doanh nghiệp cần chú ý nhất không phải là “nộp được hồ sơ” mà là xây dựng được một nội quy đúng luật, rõ ràng và có thể áp dụng trong thực tế.
Người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên nên nhớ ba mốc:
- 10 ngày: thời hạn nộp hồ sơ kể từ ngày ban hành nội quy;
- 07 ngày làm việc: thời hạn cơ quan có thẩm quyền thông báo nếu phát hiện nội quy có nội dung trái pháp luật;
- 15 ngày: thời điểm nội quy có hiệu lực kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký.
Doanh nghiệp cần hỗ trợ xây dựng, rà soát hoặc thực hiện thủ tục có thể tham khảo Dịch vụ đăng ký nội quy lao động của Enterlaw.
Trân trọng.
