Hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động thường gồm đơn khởi kiện, tài liệu chứng minh quan hệ lao động, tài liệu trực tiếp liên quan đến tranh chấp và các chứng cứ chứng minh cho yêu cầu khởi kiện. Tuy nhiên, không có một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi vụ án. Hồ sơ tranh chấp sa thải sẽ khác với tranh chấp về đơn phương chấm dứt hợp đồng, tiền lương, hoa hồng hoặc chi phí đào tạo.
Vì vậy, cách chuẩn bị đúng là xác định trước yêu cầu đề nghị Tòa án giải quyết, sau đó tập hợp tài liệu chứng minh cho từng yêu cầu đó.
1. Hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động gồm những gì?
Một bộ hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động thông thường gồm các nhóm tài liệu sau:
1.1 Đơn khởi kiện
Đơn khởi kiện phải đáp ứng các nội dung theo Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự, trong đó cần xác định rõ:
- Tòa án được yêu cầu giải quyết;
- Người khởi kiện, người bị kiện và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan nếu có;
- Quyền, lợi ích mà người khởi kiện cho rằng bị xâm phạm;
- Những yêu cầu cụ thể đề nghị Tòa án giải quyết;
- Danh mục tài liệu, chứng cứ kèm theo.
Điểm quan trọng nhất là yêu cầu khởi kiện phải rõ ràng.
Ví dụ, thay vì chỉ trình bày “công ty cho tôi nghỉ việc trái pháp luật”, người lao động cần xác định mình yêu cầu Tòa án tuyên việc đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, yêu cầu nhận trở lại làm việc, trả tiền lương, thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm hoặc bồi thường những khoản nào nếu có căn cứ.
1.2 Tài liệu chứng minh quan hệ lao động
Thông thường có thể gồm:
- Hợp đồng lao động và phụ lục;
- Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chuyển;
- Thỏa thuận tiền lương, tiền thưởng, hoa hồng;
- Mô tả công việc;
- Các tài liệu khác thể hiện quá trình làm việc.
1.3 Tài liệu liên quan trực tiếp đến tranh chấp
Tùy vụ việc, có thể là quyết định sa thải, quyết định xử lý kỷ luật, thông báo chấm dứt hợp đồng, bảng lương, bảng chấm công, email, tin nhắn, nội quy lao động, quy chế tiền lương – thưởng, hợp đồng đào tạo hoặc các tài liệu khác liên quan trực tiếp đến yêu cầu khởi kiện.
Không phải hồ sơ nào cũng cần tất cả những giấy tờ trên. Nguyên tắc là: Yêu cầu khởi kiện đến đâu thì cần chuẩn bị tài liệu chứng minh đến đó.
2. Có phải nộp tài liệu về hòa giải khi khởi kiện không?
Việc có phải nộp tài liệu về hòa giải hay không là phụ thuộc vào tùy loại tranh chấp.
Nếu tranh chấp thuộc trường hợp bắt buộc phải qua hòa giải viên lao động theo Điều 188 Bộ luật Lao động thì hồ sơ cần có tài liệu chứng minh đã thực hiện điều kiện này.
Tùy trường hợp, đó có thể là biên bản hòa giải không thành, biên bản hòa giải thành nhưng một bên không thực hiện hoặc tài liệu chứng minh đã yêu cầu hòa giải nhưng hết thời hạn luật định mà hòa giải viên không tiến hành hòa giải.
Ngược lại, những tranh chấp thuộc trường hợp pháp luật không bắt buộc hòa giải, chẳng hạn tranh chấp về sa thải hoặc trường hợp bị đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, thì không phải thực hiện hòa giải chỉ để có tài liệu nộp kèm đơn.
Do đó, trước khi hoàn thiện hồ sơ phải xác định chính xác vụ việc có thuộc trường hợp bắt buộc hòa giải hay không.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị theo từng loại tranh chấp
Bên cạnh các tài liệu chung, một số nhóm tranh chấp thường cần tập trung vào những tài liệu sau:
3.1 Tranh chấp về sa thải
Cần chú ý đến hợp đồng lao động, nội quy lao động, tài liệu về hành vi vi phạm, thông báo họp xử lý kỷ luật, biên bản cuộc họp, quyết định sa thải và các tài liệu liên quan. Nhóm hồ sơ này nhằm làm rõ cả căn cứ sa thải và trình tự xử lý kỷ luật.
3.2 Tranh chấp về đơn phương chấm dứt hợp đồng
Thông thường cần hợp đồng lao động, thông báo hoặc quyết định chấm dứt, tài liệu thể hiện lý do chấm dứt, việc báo trước, tiền lương, bảo hiểm và các quyền lợi chưa được thanh toán.
Có thể tham khảo thêm Tư vấn đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
3.3 Tranh chấp tiền lương, thưởng hoặc hoa hồng
Cần tập trung vào tài liệu chứng minh:
- Căn cứ phát sinh quyền hưởng;
- Điều kiện được hưởng;
- Kết quả công việc, doanh số hoặc chỉ tiêu có liên quan;
- Cách xác định số tiền;
- Khoản tiền doanh nghiệp đã hoặc chưa thanh toán.
Các tài liệu có thể gồm hợp đồng lao động, quy chế lương – thưởng, bảng chấm công, bảng lương, sao kê ngân hàng, email hoặc dữ liệu xác nhận kết quả công việc.
Đặc biệt với tiền thưởng và hoa hồng, không nên chỉ chứng minh rằng “trước đây công ty vẫn trả”, mà cần xác định rõ căn cứ pháp lý hoặc thỏa thuận làm phát sinh quyền hưởng.
3.4 Tranh chấp về chi phí đào tạo
Thông thường cần hợp đồng hoặc thỏa thuận đào tạo, cam kết thời gian làm việc, chứng từ về chi phí đào tạo thực tế, thời gian người lao động đã làm việc sau đào tạo và căn cứ chấm dứt quan hệ lao động.
4. Không có hợp đồng lao động bằng văn bản có khởi kiện được không?
Có thể.
Việc không giữ được hợp đồng lao động bằng văn bản không đồng nghĩa với việc người lao động mất quyền khởi kiện.
Theo Điều 13 Bộ luật Lao động, trường hợp hai bên có thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn được coi là hợp đồng lao động.
Khi đó, quan hệ lao động có thể được chứng minh thông qua các tài liệu như bảng lương, sao kê nhận lương, bảng chấm công, email giao việc, tin nhắn, quyết định tuyển dụng, thẻ nhân viên, tài khoản công việc, hồ sơ bảo hiểm và các tài liệu hợp pháp khác.
Tòa án sẽ xem xét tổng thể chứng cứ để xác định bản chất quan hệ giữa các bên, chứ không chỉ căn cứ vào việc có hay không một văn bản mang tên “Hợp đồng lao động”.
5. Chưa có đầy đủ chứng cứ thì có được nộp đơn khởi kiện không?
Có thể.
Theo Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự, người khởi kiện phải gửi kèm tài liệu, chứng cứ chứng minh quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm. Tuy nhiên, nếu vì lý do khách quan chưa thể nộp đầy đủ thì có thể nộp những tài liệu, chứng cứ hiện có và tiếp tục bổ sung trong quá trình giải quyết vụ án.
Điểm đặc biệt cần lưu ý trong vụ án lao động là nghĩa vụ chứng minh không phải lúc nào cũng đặt hoàn toàn lên người lao động.
Theo Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự:
- Nếu người lao động không thể giao nộp tài liệu, chứng cứ vì những tài liệu đó đang do người sử dụng lao động quản lý, lưu giữ thì người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp, giao nộp cho Tòa án;
- Trường hợp người lao động khởi kiện về đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động thuộc trường hợp pháp luật không cho phép người sử dụng lao động thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hoặc trường hợp pháp luật không cho phép xử lý kỷ luật lao động thì nghĩa vụ chứng minh thuộc về người sử dụng lao động.
Ngoài ra, nếu đương sự đã áp dụng các biện pháp cần thiết nhưng vẫn không thể tự thu thập tài liệu, chứng cứ thì có quyền đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa người khởi kiện chỉ cần nộp đơn rồi để Tòa án tự thu thập toàn bộ chứng cứ. Về nguyên tắc, mỗi bên vẫn phải chủ động chuẩn bị tài liệu để chứng minh cho yêu cầu hoặc sự phản đối của mình, trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác.
6. Email, tin nhắn, ghi âm có được sử dụng làm chứng cứ không?
Có thể.
Theo Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự, tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được và dữ liệu điện tử đều thuộc các nguồn chứng cứ.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa nguồn chứng cứ và việc tài liệu đó có được Tòa án xác định, sử dụng làm chứng cứ hay không.
Theo Điều 95, từng loại tài liệu phải đáp ứng điều kiện tương ứng. Chẳng hạn, tài liệu nghe được hoặc nhìn được cần có thông tin về xuất xứ; thông điệp dữ liệu điện tử được xác định theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Do đó, email, tin nhắn, file ghi âm, hình ảnh hoặc dữ liệu từ phần mềm quản lý công việc có thể rất quan trọng trong vụ án lao động, nhưng người sử dụng tài liệu nên cố gắng giữ:
- Dữ liệu gốc;
- Thông tin tài khoản gửi và nhận;
- Thời gian trao đổi;
- Nội dung đầy đủ, không bị cắt khỏi bối cảnh;
- Thông tin về nguồn gốc của file ghi âm, ghi hình.
Ví dụ, email xác nhận tỷ lệ hoa hồng, tin nhắn giao việc hoặc dữ liệu hệ thống về doanh số có thể giúp chứng minh một phần nội dung thỏa thuận và quá trình thực hiện công việc.
Tài liệu bằng tiếng nước ngoài
Nếu tài liệu, chứng cứ được lập bằng tiếng nước ngoài thì khi giao nộp cho Tòa án phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt được công chứng, chứng thực hợp pháp theo quy định.
Điều này thường gặp trong tranh chấp tại doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, nơi hợp đồng, email, chính sách nhân sự hoặc tài liệu nội bộ được lập bằng tiếng Anh, tiếng Hàn, tiếng Nhật hoặc ngôn ngữ khác.
7. Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ khởi kiện
7.1 Hồ sơ không gắn với từng yêu cầu khởi kiện
Nộp nhiều tài liệu không đồng nghĩa với hồ sơ tốt. Trước mỗi yêu cầu nên trả lời được ba câu hỏi: Yêu cầu gì? Căn cứ nào? Tài liệu nào chứng minh?
7.2 Không bảo toàn chứng cứ từ sớm
Khi quan hệ lao động chấm dứt, người lao động có thể không còn quyền truy cập email, phần mềm hoặc tài khoản công việc. Doanh nghiệp cũng có thể có chính sách lưu trữ dữ liệu theo thời hạn.
Vì vậy, ngay khi phát sinh tranh chấp, các bên nên bảo quản những tài liệu hợp pháp mà mình đang có quyền tiếp cận và xác định sớm những tài liệu nào do phía còn lại quản lý.
7.3 Không xác định cụ thể số tiền hoặc quyền lợi yêu cầu
Đối với tranh chấp về tiền lương, bồi thường, trợ cấp, thưởng hoặc hoa hồng, nên xác định rõ từng khoản, căn cứ tính và thời gian tính.
Việc chỉ yêu cầu chung chung “thanh toán đầy đủ quyền lợi” sẽ gây khó khăn cho cả việc lập đơn lẫn quá trình chứng minh tại Tòa án.
8. Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ khởi kiện lao động
8.1 Công ty giữ hết hồ sơ thì người lao động có khởi kiện được không?
Có thể.
Người lao động nộp những tài liệu mình hiện có và xác định rõ những hồ sơ nào đang do người sử dụng lao động quản lý, lưu giữ. Trong trường hợp thuộc Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự, người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp những tài liệu đó cho Tòa án.
8.2 Có phải nộp toàn bộ bản gốc ngay khi khởi kiện không?
Không phải mọi tài liệu đều phải giao bản gốc ngay tại thời điểm nộp đơn. Tùy loại tài liệu và yêu cầu của Tòa án, người khởi kiện cần bảo đảm hình thức tài liệu đáp ứng quy định về chứng cứ và có khả năng xuất trình bản chính, bản gốc hoặc tài liệu xác thực khi cần thiết.
8.3 Chỉ có tin nhắn mà không có hợp đồng lao động thì có kiện được không?
Có thể, nhưng không nên đánh giá một tài liệu riêng lẻ. Tòa án sẽ xem xét tổng thể tin nhắn cùng với các tài liệu khác như việc giao việc, trả lương, quản lý thời gian làm việc, bảo hiểm và quá trình thực tế làm việc để xác định quan hệ giữa các bên và nội dung tranh chấp.
9. Kết luận của enterlaw.vn
Hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động không phải là một danh sách giấy tờ cố định áp dụng cho mọi vụ việc. Cách chuẩn bị hiệu quả nhất là xác định từng yêu cầu khởi kiện và xây dựng nhóm tài liệu, chứng cứ tương ứng với từng yêu cầu.
Về cơ bản, hồ sơ cần có đơn khởi kiện, tài liệu chứng minh quan hệ lao động, tài liệu trực tiếp liên quan đến tranh chấp, chứng cứ về quyền lợi bị xâm phạm và tài liệu về hòa giải nếu vụ việc thuộc trường hợp bắt buộc.
Đặc biệt, pháp luật tố tụng còn có cơ chế bảo vệ người lao động trong trường hợp chứng cứ do người sử dụng lao động quản lý, lưu giữ hoặc trong một số vụ án mà nghĩa vụ chứng minh được đặt lên người sử dụng lao động.
Khách hàng cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ hoặc tham gia tố tụng có thể tham khảo Luật sư giải quyết tranh chấp lao động. Đối với nhu cầu tư vấn tổng thể về hợp đồng, tiền lương, bảo hiểm, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng và các vấn đề quản trị lao động khác, có thể xem Dịch vụ tư vấn luật lao động của Enterlaw.
