Chứng cứ trong vụ án tranh chấp lao động là cơ sở để Tòa án xác định yêu cầu của người lao động hoặc người sử dụng lao động có căn cứ hay không. Một bên có thể cho rằng quyền lợi của mình bị xâm phạm, nhưng nếu không chứng minh được bằng tài liệu, dữ liệu hoặc các nguồn chứng cứ phù hợp thì vẫn có thể gặp bất lợi khi giải quyết tranh chấp.
Chứng cứ trong vụ án lao động không chỉ gồm hợp đồng lao động hoặc quyết định của doanh nghiệp. Email, tin nhắn, bảng chấm công, bảng lương, sao kê, dữ liệu điện tử, file ghi âm, ghi hình và nhiều nguồn tài liệu khác đều có thể được sử dụng nếu đáp ứng điều kiện của pháp luật tố tụng.
1. Chứng cứ trong vụ án tranh chấp lao động là gì?
Theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự, chứng cứ là những gì có thật, được đương sự, cơ quan, tổ chức, cá nhân giao nộp, xuất trình cho Tòa án hoặc do Tòa án thu thập theo trình tự pháp luật và được sử dụng làm căn cứ xác định các tình tiết khách quan của vụ án.
Trong tranh chấp lao động, chứng cứ thường được sử dụng để làm rõ:
-
Giữa các bên có tồn tại quan hệ lao động hay không;
-
Các bên đã thỏa thuận những quyền và nghĩa vụ gì;
-
Hành vi bị cho là vi phạm có xảy ra hay không;
-
Người lao động hoặc người sử dụng lao động có thực hiện đúng nghĩa vụ hay không;
-
Khoản tiền hoặc quyền lợi đang yêu cầu có căn cứ hay không;
-
Quy trình kỷ luật, sa thải hoặc chấm dứt HĐLĐ có đúng pháp luật hay không.
Ví dụ, trong vụ việc sa thải lao động trái luật, không nên chỉ nhìn vào quyết định sa thải mà cần xem xét đồng thời nội quy lao động, tài liệu chứng minh hành vi vi phạm, thông báo họp, biên bản xử lý kỷ luật và các chứng cứ liên quan.
2. Ai có nghĩa vụ chứng minh trong vụ án lao động?
2.1. Nguyên tắc chung: Bên đưa ra yêu cầu phải chứng minh
Theo Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự, đương sự yêu cầu Tòa án bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình phải thu thập, cung cấp và giao nộp tài liệu, chứng cứ để chứng minh yêu cầu có căn cứ.
Bên phản đối yêu cầu của người khác cũng phải chứng minh cho sự phản đối của mình, trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác.
Ví dụ, người lao động yêu cầu doanh nghiệp thanh toán tiền hoa hồng thì cần chứng minh được:
-
Có căn cứ phát sinh quyền hưởng hoa hồng;
-
Điều kiện hưởng đã được đáp ứng;
-
Kết quả công việc tương ứng;
-
Cách xác định số tiền;
-
Khoản tiền đã hoặc chưa được thanh toán.
2.2. Tài liệu do người sử dụng lao động quản lý thì xử lý thế nào?
Pháp luật tố tụng có quy định đặc thù nhằm bảo vệ người lao động. Theo Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự, nếu người lao động không thể giao nộp tài liệu, chứng cứ vì những tài liệu đó đang do người sử dụng lao động quản lý, lưu giữ, thì người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp, giao nộp cho Tòa án.
Các tài liệu thường thuộc trường hợp này có thể gồm hồ sơ nhân sự, bảng chấm công, bảng lương, dữ liệu hệ thống, hồ sơ xử lý kỷ luật, nội quy và quy chế nội bộ, hồ sơ đào tạo cùng các tài liệu quản trị lao động khác do người sử dụng lao động quản lý, lưu giữ.
Do đó, việc người lao động không giữ được toàn bộ hồ sơ của doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc không thể khởi kiện hoặc không thể yêu cầu Tòa án xem xét các tài liệu đó.
2.3. Trường hợp nghĩa vụ chứng minh thuộc về người sử dụng lao động
Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự còn quy định một số trường hợp đặc biệt mà nghĩa vụ chứng minh thuộc về người sử dụng lao động.
Điển hình là trường hợp người lao động khởi kiện về đơn phương chấm dứt HĐLĐ thuộc trường hợp pháp luật không cho phép người sử dụng lao động thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hoặc trường hợp pháp luật không cho phép xử lý kỷ luật lao động.
Đây là quy định cần đặc biệt lưu ý trong các vụ việc về đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động và xử lý kỷ luật.
3. Những loại tài liệu nào có thể trở thành chứng cứ?
Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định nhiều nguồn chứng cứ khác nhau. Trong vụ án lao động, thường gặp nhất là các nhóm sau.
3.1. Hợp đồng và tài liệu xác lập quan hệ lao động
Các tài liệu xác lập và thể hiện nội dung quan hệ lao động có thể gồm hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, thỏa thuận thử việc, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc điều chuyển, mô tả công việc, thỏa thuận về tiền lương, thưởng, hoa hồng và thỏa thuận đào tạo. Đây là những tài liệu quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ mà các bên đã thỏa thuận.
3.2. Tài liệu về quá trình thực hiện công việc
Nhóm này có thể gồm bảng chấm công, bảng lương hoặc phiếu lương, sao kê ngân hàng, email giao việc, báo cáo công việc, dữ liệu doanh số, dữ liệu từ phần mềm quản trị và các văn bản trao đổi giữa các bên. Đây thường là những tài liệu quan trọng trong tranh chấp về tiền lương, tiền làm thêm giờ, thưởng, hoa hồng hoặc kết quả thực hiện công việc.
3.3. Tài liệu về kỷ luật, sa thải và chấm dứt HĐLĐ
Tùy từng vụ việc, cần xem xét nội quy lao động, biên bản vi phạm, tài liệu chứng minh lỗi, thông báo và biên bản họp xử lý kỷ luật, quyết định xử lý kỷ luật hoặc sa thải, thông báo hoặc quyết định chấm dứt HĐLĐ và tài liệu chứng minh việc báo trước. Các tài liệu này cần được đánh giá trong mối liên hệ với nhau, không nên chỉ căn cứ vào quyết định cuối cùng.
3.4. Tài liệu về quyền lợi sau khi nghỉ việc
Đối với các quyền lợi phát sinh sau khi chấm dứt quan hệ lao động, tài liệu có thể gồm bảng tính lương, hồ sơ bảo hiểm, tài liệu về thời gian làm việc, quy chế tiền thưởng, thỏa thuận hoa hồng, tài liệu bàn giao, xác nhận công nợ và các tài liệu thể hiện khoản tiền còn chưa thanh toán.
Việc xác định đúng nhóm tài liệu cần thiết sẽ giúp hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động tập trung vào từng yêu cầu cụ thể.
4. Email, tin nhắn và dữ liệu điện tử có được dùng làm chứng cứ không?
Có thể.
Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự xác định dữ liệu điện tử, tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được là các nguồn chứng cứ. Tuy nhiên, việc một tài liệu là nguồn chứng cứ không đồng nghĩa tài liệu đó mặc nhiên được Tòa án chấp nhận toàn bộ nội dung là sự thật.
Điều 95 quy định từng loại tài liệu phải đáp ứng các điều kiện tương ứng để được xác định là chứng cứ.
4.1. Email
Email có thể giúp chứng minh:
- Việc giao việc, nội dung thỏa thuận;
- Thông báo nghỉ việc;
- Thông báo chấm dứt HĐLĐ;
- Xác nhận khoản tiền phải thanh toán;
- Quá trình thương lượng;
- Các trao đổi liên quan đến tranh chấp.
Khi lưu email, nên giữ đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, thời gian, tiêu đề, nội dung và tệp đính kèm liên quan.
4.2. Tin nhắn
Tin nhắn SMS hoặc tin nhắn trên các ứng dụng trao đổi công việc có thể là nguồn chứng cứ quan trọng.
Tuy nhiên, ảnh chụp màn hình không mặc nhiên có giá trị chứng minh tuyệt đối. Tòa án còn xem xét nguồn gốc, tính xác thực, nội dung và mối liên hệ với các chứng cứ khác.
4.3. Dữ liệu từ hệ thống doanh nghiệp
Dữ liệu chấm công điện tử, hệ thống CRM, phần mềm nhân sự, hệ thống bán hàng, email doanh nghiệp hoặc nhật ký làm việc có thể giúp làm rõ quá trình thực hiện công việc.
Nếu dữ liệu do doanh nghiệp quản lý và người lao động không thể tự thu thập thì cần xác định rõ dữ liệu cần yêu cầu và chủ thể đang lưu giữ để thực hiện quyền yêu cầu cung cấp theo pháp luật tố tụng.
5. File ghi âm, ghi hình có được sử dụng làm chứng cứ không?
Có thể, nếu đáp ứng điều kiện tại Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự. Đối với tài liệu nghe được, nhìn được, khi giao nộp cần có tài liệu thể hiện xuất xứ của file.
5.1. Trường hợp người giao nộp tự ghi âm, ghi hình
Nếu chính người giao nộp thực hiện việc ghi âm hoặc ghi hình thì cần kèm theo văn bản trình bày về xuất xứ của tài liệu, chẳng hạn:
- Thời điểm ghi;
- Hoàn cảnh ghi;
- Người tham gia;
- Nội dung liên quan đến vụ việc.
5.2. Trường hợp file do người khác cung cấp
Nếu tài liệu do người khác cung cấp thì cần có văn bản xác nhận của người cung cấp về xuất xứ của tài liệu hoặc tài liệu khác thể hiện nguồn gốc của việc thu âm, thu hình theo quy định.
Ví dụ, một file ghi âm trong đó doanh nghiệp xác nhận còn nợ tiền lương hoặc hoa hồng có thể là chứng cứ quan trọng, nhưng giá trị chứng minh cuối cùng vẫn được Tòa án đánh giá trong mối liên hệ với các tài liệu khác.
6. Không có hợp đồng lao động bằng văn bản thì chứng minh thế nào?
Không có một văn bản mang tên “Hợp đồng lao động” không đồng nghĩa giữa các bên không tồn tại quan hệ lao động. Theo Điều 13 Bộ luật Lao động, nếu các bên có thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện:
- Có việc làm;
- Có trả công, tiền lương;
- Có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên;
Trong các trường hợp này thì vẫn được coi là hợp đồng lao động và quan hệ lao động có thể được chứng minh thông qua nhiều tài liệu như: Quan hệ lao động có thể được chứng minh thông qua sao kê nhận lương, bảng chấm công, email hoặc tin nhắn giao việc, quyết định phân công, thẻ nhân viên, tài khoản làm việc, hồ sơ bảo hiểm, lời khai của người làm chứng và các chứng cứ hợp pháp khác.
Tòa án sẽ đánh giá toàn bộ hệ thống chứng cứ, chứ không chỉ dựa vào việc có hay không một giấy tờ mang tên hợp đồng lao động.
7. Không tự thu thập được chứng cứ thì phải làm gì?
Theo Điều 106 Bộ luật Tố tụng dân sự, đương sự có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý hoặc lưu giữ tài liệu cung cấp chứng cứ. Trong văn bản yêu cầu cần xác định rõ:
- Tài liệu cần cung cấp;
- Lý do yêu cầu;
- Chủ thể đang lưu giữ;
- Vấn đề cần được chứng minh.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp tài liệu trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Nếu không cung cấp được thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trường hợp đương sự đã áp dụng các biện pháp cần thiết nhưng vẫn không thể tự thu thập được thì có thể đề nghị Tòa án yêu cầu cung cấp hoặc trực tiếp thu thập chứng cứ theo quy định.
Ví dụ, người lao động cần bảng chấm công trong 12 tháng nhưng hệ thống do doanh nghiệp quản lý và tài khoản làm việc đã bị khóa. Khi đó, cần xác định rõ bảng chấm công cần thu thập, khoảng thời gian và doanh nghiệp đang quản lý dữ liệu.
Điều quan trọng là không nên chờ đến phiên tòa mới bắt đầu xác định chứng cứ còn thiếu.
8. Cần làm gì để bảo toàn chứng cứ khi tranh chấp mới phát sinh?
8.1. Lưu giữ tài liệu mình có quyền tiếp cận
Ngay khi phát sinh dấu hiệu tranh chấp, nên chủ động lưu giữ: Khi tranh chấp phát sinh, nên chủ động lưu giữ hợp đồng, email, tin nhắn, phiếu lương, sao kê, quyết định, thông báo và các tài liệu hợp pháp khác có liên quan trực tiếp đến quyền lợi của mình.
Tuy nhiên, việc thu thập phải được thực hiện trong phạm vi hợp pháp. Không nên tự ý truy cập trái phép hệ thống, chiếm giữ tài khoản hoặc lấy dữ liệu mà mình không có quyền tiếp cận.
8.2. Giữ dữ liệu gốc
Đối với chứng cứ điện tử, ngoài bản in hoặc ảnh chụp, nên giữ: Đối với chứng cứ điện tử, nên giữ file hoặc email gốc, thông tin tài khoản gửi – nhận, thời gian trao đổi và dữ liệu thể hiện nguồn gốc tài liệu nếu có. Việc này giúp thuận lợi hơn khi có tranh luận về tính xác thực.
8.3. Sắp xếp chứng cứ theo từng yêu cầu
Thay vì tập hợp tất cả tài liệu vào một bộ hồ sơ lớn, nên sắp xếp theo nguyên tắc: Yêu cầu gì – cần chứng minh điều gì – tài liệu nào chứng minh?
Ví dụ: Yêu cầu thanh toán hoa hồng
→ căn cứ thỏa thuận → điều kiện hưởng → kết quả công việc → cách tính → số tiền đã thanh toán/chưa thanh toán.
Cách sắp xếp này đặc biệt hữu ích khi chuẩn bị khởi kiện tranh chấp lao động tại Tòa án.
9. Tòa án đánh giá chứng cứ như thế nào?
Theo Điều 108 Bộ luật Tố tụng dân sự, Tòa án phải đánh giá chứng cứ khách quan, toàn diện, đầy đủ và chính xác, việc đánh giá bao gồm:
- Từng chứng cứ riêng lẻ;
- Mối liên hệ giữa các chứng cứ;
- Tính hợp pháp và tính liên quan;
- Giá trị chứng minh đối với từng vấn đề của vụ án.
Vì vậy, không nên kỳ vọng rằng một email, một file ghi âm hoặc một lời khai riêng lẻ sẽ luôn quyết định kết quả vụ án.
Ví dụ, trong tranh chấp tiền hoa hồng, một email xác nhận “sẽ thanh toán hoa hồng” có thể rất quan trọng nhưng vẫn cần đối chiếu với tỷ lệ hoa hồng, điều kiện hưởng, kết quả công việc và các khoản đã thanh toán.
Một hệ thống chứng cứ thống nhất, có nguồn gốc rõ ràng và hỗ trợ lẫn nhau thường có giá trị chứng minh tốt hơn một tài liệu đơn lẻ.
10. Một số câu hỏi thường gặp về chứng cứ tranh chấp lao động
10.1. Người lao động không giữ bảng lương, bảng công thì có khởi kiện được không?
Có thể.
Nếu tài liệu đang do người sử dụng lao động quản lý, người lao động có thể xác định rõ tài liệu cần thiết và áp dụng cơ chế tại Điều 91, Điều 106 Bộ luật Tố tụng dân sự để yêu cầu cung cấp hoặc đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập.
10.2. Công ty không cung cấp chứng cứ theo yêu cầu thì xử lý thế nào?
Nếu tài liệu thuộc trường hợp phải cung cấp nhưng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân không thực hiện yêu cầu của Tòa án mà không có lý do chính đáng thì có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật tố tụng.
Tòa án đồng thời có thể áp dụng các biện pháp thu thập chứng cứ thuộc thẩm quyền.
10.3. Có cần công chứng toàn bộ chứng cứ trước khi nộp không?
Không. Không phải mọi loại chứng cứ đều phải công chứng. Theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự, đối với tài liệu đọc được, chứng cứ có thể được xác định từ:
- Bản chính;
- Bản sao được công chứng, chứng thực hợp pháp;
- Hoặc tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận.
Đối với dữ liệu điện tử, file ghi âm, ghi hình hoặc các nguồn chứng cứ khác thì áp dụng điều kiện tương ứng với từng loại.
10.4. Có người làm chứng nhưng không có giấy tờ thì có được không?
Có thể.
Lời khai của người làm chứng là một trong các nguồn chứng cứ theo Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự. Tuy nhiên, Tòa án sẽ đánh giá lời khai cùng với các tình tiết và chứng cứ khác, nên không nên mặc nhiên coi lời khai của một người là đủ để chứng minh toàn bộ vụ án.
10.5. Chứng cứ bằng tiếng nước ngoài có sử dụng được không?
Có.
Theo Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự, tài liệu, chứng cứ bằng tiếng nước ngoài khi giao nộp cho Tòa án phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt được công chứng, chứng thực hợp pháp.
Quy định này đặc biệt thường gặp trong tranh chấp tại doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc vụ việc sử dụng hợp đồng, email, quy chế bằng tiếng nước ngoài.
11. Kết luận và liên hệ sử dụng dịch vụ của enterlaw.vn
Chứng cứ trong vụ án tranh chấp lao động không chỉ giới hạn ở hợp đồng lao động hoặc quyết định của doanh nghiệp. Tùy từng vụ việc, email, tin nhắn, dữ liệu điện tử, bảng lương, bảng chấm công, hồ sơ kỷ luật, sao kê, ghi âm, lời khai và nhiều tài liệu khác đều có thể được sử dụng để chứng minh.
Điều quan trọng là xác định rõ mỗi yêu cầu cần chứng minh điều gì, chứng cứ nào đang có, chứng cứ nào do bên còn lại quản lý và chứng cứ nào cần đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập.
Đặc biệt, pháp luật tố tụng có những cơ chế riêng bảo vệ người lao động khi tài liệu đang do người sử dụng lao động quản lý hoặc khi nghĩa vụ chứng minh thuộc về người sử dụng lao động trong những trường hợp luật định.
Khách hàng cần rà soát chứng cứ, xây dựng yêu cầu hoặc chuẩn bị tham gia tố tụng có thể tham khảo Dịch vụ luật sư giải quyết tranh chấp lao động. Đối với nhu cầu tư vấn tổng thể về hợp đồng, tiền lương, bảo hiểm, kỷ luật, sa thải, chấm dứt HĐLĐ và quản trị nhân sự, có thể xem Dịch vụ tư vấn luật lao động của Enterlaw.
Trọng luật, hiểu bạn!
