Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh hiện nay tương đối đơn giản, nhưng điều đó không có nghĩa người đăng ký có thể kê khai tùy ý. Chỉ cần sai thông tin về chủ hộ, tên hộ kinh doanh, trụ sở, ngành nghề hoặc sử dụng không đúng biểu mẫu, hồ sơ có thể phải sửa đổi, bổ sung và làm kéo dài thời gian đăng ký.
Từ ngày 01/7/2025, việc đăng ký hộ kinh doanh được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và các biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Quy định mới đã đơn giản hóa đáng kể thành phần hồ sơ, đồng thời sử dụng dữ liệu dân cư và định danh điện tử để đối chiếu thông tin của người đăng ký.
Dưới đây là thành phần hồ sơ thành lập hộ kinh doanh năm 2026, cách chuẩn bị từng giấy tờ và những vấn đề cần lưu ý để hạn chế việc hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung.
1. Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh gồm những giấy tờ gì?
Theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh gồm:
| Trường hợp thành lập | Hồ sơ cần chuẩn bị |
|---|---|
| Một cá nhân thành lập | Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh |
| Các thành viên hộ gia đình cùng thành lập | Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh và bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh |
Đối với trường hợp các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thành lập, văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
Một điểm đáng chú ý của quy định mới là hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh đã được tinh giản khá nhiều. Pháp luật không còn quy định hồ sơ thành lập mới phải có biên bản họp của nhóm cá nhân hay danh sách nhóm cá nhân như cách hiểu và hướng dẫn thường gặp trước đây.
Người đăng ký chỉ phải nộp 01 bộ hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã không được yêu cầu người thành lập hộ kinh doanh nộp thêm giấy tờ ngoài thành phần hồ sơ được quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
2. Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
Hiện nay, người đăng ký sử dụng Mẫu số 1 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, thay cho các biểu mẫu được sử dụng theo quy định cũ. Trong Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh cần kê khai đầy đủ các nhóm thông tin cơ bản như:
- Thông tin của chủ hộ kinh doanh;
- Tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở;
- Ngành, nghề kinh doanh, vốn kinh doanh;
- Thông tin về các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh, nếu có;
- Các thông tin đăng ký thuế và thông tin liên hệ theo biểu mẫu.
Các nội dung này phải thống nhất với nhau và phù hợp với quy định pháp luật. Trong đó, người đăng ký nên đặc biệt kiểm tra kỹ tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, ngành nghề chính và thông tin định danh cá nhân trước khi ký hồ sơ.
Những lưu ý quan trọng khi viết giấy đề nghị thành lập hộ kih doanh:
- Tên hộ kinh doanh: Tên hộ kinh doanh gồm hai thành tố:
“Hộ kinh doanh” + tên riêng, không được sử dụng các cụm từ như “công ty”, “tổng công ty”, “tập đoàn”, “doanh nghiệp” để đặt tên hộ kinh doanh.
Ngoài ra, tên riêng không được xâm phạm tên thương mại, nhãn hiệu hoặc chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ của chủ thể khác, trừ trường hợp được chủ sở hữu chấp thuận.
- Ngành, nghề kinh doanh
Khi thành lập, người đăng ký lựa chọn một ngành kinh tế cấp bốn làm ngành nghề kinh doanh chính. Đối với những ngành, nghề khác ngoài ngành nghề chính, pháp luật hiện hành không bắt buộc tất cả đều phải ghi theo ngành kinh tế cấp bốn.
Hộ kinh doanh được quyền kinh doanh những ngành, nghề mà pháp luật không cấm. Nếu hoạt động trong ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện thì sau khi thành lập vẫn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện chuyên ngành tương ứng.
- Trụ sở hộ kinh doanh
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh có thể hoạt động ngoài trụ sở và một hộ kinh doanh có thể có nhiều địa điểm kinh doanh trên phạm vi cả nước. Khi có địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở, hộ kinh doanh thực hiện việc thông báo cho cơ quan quản lý thuế và cơ quan quản lý thị trường nơi đặt địa điểm kinh doanh theo quy định.
- Vốn kinh doanh
Người thành lập tự xác định và kê khai mức vốn kinh doanh phù hợp với hoạt động dự kiến. Đối với phần lớn ngành nghề, pháp luật không quy định một mức vốn tối thiểu chung để được thành lập hộ kinh doanh. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề đặc thù, pháp luật chuyên ngành có thể đặt ra yêu cầu riêng về điều kiện tài chính hoặc các điều kiện kinh doanh khác.
3. Có phải nộp bản sao Căn cước khi thành lập hộ kinh doanh không?
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thông tin của chủ hộ và thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh được đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Khi nộp hồ sơ bằng bản giấy, người nộp hồ sơ xuất trình thẻ Căn cước công dân, thẻ Căn cước hoặc sử dụng căn cước điện tử để thực hiện thủ tục.
Do đó, không nên tiếp tục hướng dẫn chung rằng hồ sơ thành lập hộ kinh doanh bắt buộc phải có “bản sao công chứng CCCD của chủ hộ và tất cả thành viên” như quy định và thực tiễn trước đây.
Chỉ trong trường hợp việc kết nối giữa Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn thì hồ sơ mới phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước công dân hoặc thẻ Căn cước còn hiệu lực của cá nhân có thông tin cần kê khai.
Thông tin cá nhân kê khai trong hồ sơ phải chính xác và thống nhất với dữ liệu dân cư. Nếu có sai khác, người đăng ký cần thực hiện việc hiệu chỉnh thông tin trước khi đăng ký hộ kinh doanh.
4. Văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình
Nếu hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thành lập, các thành viên phải ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh.
Văn bản ủy quyền này là một thành phần của hồ sơ đăng ký thành lập và phải được công chứng hoặc chứng thực.
Nội dung cần thể hiện rõ các thành viên đồng ý đăng ký thành lập hộ kinh doanh và ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh.
Quy định này cần phân biệt với trường hợp chủ hộ chỉ ủy quyền cho người khác đi nộp hồ sơ. Đây là hai loại ủy quyền hoàn toàn khác nhau và yêu cầu về hồ sơ cũng khác nhau.
5. Có thể ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ không?
Có.
Chủ hộ kinh doanh có thể tự thực hiện hoặc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh.
Nếu ủy quyền cho một cá nhân, hồ sơ kèm theo văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục. Văn bản ủy quyền trong trường hợp này không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Nếu ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ, hồ sơ kèm theo:
- Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ;
- Giấy giới thiệu của tổ chức cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.
Như vậy cần phân biệt:
| Loại ủy quyền | Có phải công chứng/chứng thực? |
|---|---|
| Các thành viên hộ gia đình ủy quyền một thành viên làm chủ hộ | Có |
| Chủ hộ ủy quyền cho cá nhân làm thủ tục đăng ký | Không bắt buộc |
| Ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ | Thực hiện bằng hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu |
Việc phân biệt đúng hai trường hợp này giúp tránh chuẩn bị thừa hoặc thiếu giấy tờ.
6. Cần chuẩn bị những thông tin gì trước khi làm hồ sơ?
Mặc dù thành phần hồ sơ không nhiều, người thành lập nên chuẩn bị trước đầy đủ thông tin để việc kê khai được nhanh và chính xác. Các thông tin cơ bản gồm:
- Chủ thể thành lập: Xác định hộ kinh doanh do một cá nhân hay các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký.
- Tên hộ kinh doanh: Chuẩn bị tên dự kiến và kiểm tra cách đặt tên theo quy định.
- Trụ sở: Xác định chính xác địa chỉ đăng ký làm trụ sở.
- Ngành nghề: Xác định hoạt động kinh doanh chính và các ngành nghề khác dự kiến thực hiện.
- Vốn kinh doanh: Xác định mức vốn dự kiến kê khai phù hợp với quy mô hoạt động.
- Thông tin cá nhân: Kiểm tra số định danh, họ tên, ngày sinh và các thông tin liên quan để bảo đảm thống nhất với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Chuẩn bị đúng các thông tin trên thường quan trọng hơn việc chuẩn bị nhiều giấy tờ. Hồ sơ hiện nay đã được đơn giản hóa nhưng trách nhiệm đối với tính chính xác của thông tin kê khai thuộc về người đăng ký.
7. Nộp hồ sơ thành lập hộ kinh doanh ở đâu?
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở. Đây là thay đổi quan trọng so với quy định trước đây khi thủ tục đăng ký hộ kinh doanh được thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện.
Người đăng ký có thể lựa chọn một trong ba phương thức:
- Nộp trực tiếp;
- Nộp qua dịch vụ bưu chính;
- Đăng ký qua mạng thông tin điện tử.
Đối với đăng ký trực tuyến, người thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và thực hiện các bước theo quy trình trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.
8. Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh được giải quyết trong bao lâu?
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã kiểm tra điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và thông báo cơ quan thuế quản lý trực tiếp cho hộ kinh doanh;
- Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Người đăng ký có 60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo để sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Hết thời hạn này mà không bổ sung thì hồ sơ không còn giá trị và bị hủy trên hệ thống.
Do đó, thời gian giải quyết theo quy định là 03 ngày làm việc nhưng thời gian thực tế để hoàn thành thủ tục có thể kéo dài nếu hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
9. Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh không phức tạp, nhưng một số sai sót vẫn thường khiến hồ sơ phải sửa đổi.
Sử dụng biểu mẫu cũ: Từ ngày 01/7/2025, Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh sử dụng Mẫu số 1 Phụ lục II Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Kê khai thông tin cá nhân không thống nhất: Họ tên, ngày sinh, số định danh hoặc thông tin cư trú khác với dữ liệu dân cư có thể làm ảnh hưởng đến quá trình xử lý.
Đặt tên không đúng: Sử dụng “công ty”, “doanh nghiệp” hoặc tên có khả năng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của chủ thể khác.
Ghi ngành nghề chưa phù hợp: Đặc biệt là việc xác định ngành nghề kinh doanh chính hoặc ngành nghề thuộc nhóm kinh doanh có điều kiện.
Địa chỉ trụ sở chưa rõ ràng: Địa chỉ kê khai cần xác định được theo địa giới hành chính và phù hợp với thực tế sử dụng.
Thiếu văn bản ủy quyền: Trường hợp nhiều thành viên hộ gia đình cùng đăng ký nhưng không có văn bản ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ hoặc văn bản chưa được công chứng, chứng thực.
Rà soát các nội dung này trước khi nộp sẽ hạn chế đáng kể việc hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung.
10. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cần làm gì?
Nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới chỉ là bước đầu để hộ kinh doanh đi vào hoạt động. Sau khi nhận kết quả, chủ hộ nên:
- Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên Giấy chứng nhận;
- Xác định cơ quan thuế trực tiếp quản lý và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định;
- Thực hiện quy định về hóa đơn, chứng từ và kế toán nếu thuộc trường hợp áp dụng;
- Hoàn thiện các giấy phép, chứng nhận hoặc điều kiện chuyên ngành nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện;
- Thực hiện nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, lao động nếu thuộc đối tượng áp dụng;
- Thông báo các địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Cần lưu ý, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không phải là giấy phép kinh doanh. Đối với ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, hộ kinh doanh chỉ được hoạt động khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện tương ứng.
11. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ thành lập hộ kinh doanh
- Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh có cần CCCD công chứng không?
Không phải mọi trường hợp đều phải nộp bản sao CCCD công chứng. Thông tin cá nhân hiện được đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Khi nộp hồ sơ giấy, người nộp xuất trình Căn cước hoặc sử dụng căn cước điện tử theo quy định.
- Một cá nhân thành lập hộ kinh doanh cần những giấy tờ gì?
Về thành phần hồ sơ đăng ký thành lập theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trường hợp một cá nhân thành lập thì giấy tờ chính là Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
- Có còn phải làm biên bản họp nhóm cá nhân không?
Đối với hộ kinh doanh thành lập mới theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, pháp luật không còn quy định mô hình “nhóm cá nhân” như nội dung thường được hướng dẫn trước đây. Hộ kinh doanh được thành lập bởi một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình.
- Văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình có phải công chứng không?
Có. Văn bản các thành viên hộ gia đình ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh phải được công chứng hoặc chứng thực.
- Có thể nhờ công ty luật làm hồ sơ hộ kinh doanh không?
Có. Chủ hộ có thể ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo quy định.
- Hồ sơ hộ kinh doanh nộp ở cấp huyện hay cấp xã?
Theo quy định hiện hành, hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở, không còn thực hiện theo cơ chế cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện như trước đây.
So với quy định trước đây, hồ sơ thành lập hộ kinh doanh năm 2026 đã được đơn giản hóa đáng kể. Trong trường hợp thông thường, hồ sơ chủ yếu gồm Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh; nếu hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình thành lập thì bổ sung văn bản ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh.
Tuy nhiên, hồ sơ ít giấy tờ không đồng nghĩa việc kê khai đơn giản. Người thành lập vẫn cần xác định đúng chủ thể, tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn kinh doanh và bảo đảm thông tin cá nhân thống nhất với dữ liệu dân cư.
Nếu Quý khách không có thời gian tự chuẩn bị hoặc muốn hạn chế việc hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung, Enterlaw có thể hỗ trợ tư vấn, soạn thảo và đại diện thực hiện dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh theo ủy quyền.
