Quyết định thành lập công ty là văn bản ghi nhận việc một tổ chức thông qua chủ trương thành lập hoặc góp vốn thành lập một công ty mới. Văn bản thường xác định tên công ty, loại hình doanh nghiệp, số vốn góp, người đại diện theo ủy quyền và cá nhân được giao thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Tuy nhiên, quyết định thành lập công ty không phải là giấy tờ bắt buộc trong mọi trường hợp. Nếu công ty do cá nhân thành lập, ý chí của người thành lập đã được thể hiện trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ và các tài liệu có liên quan. Đối với tổ chức góp vốn, quyết định chủ yếu là căn cứ nội bộ để thông qua khoản đầu tư và xác định thẩm quyền thực hiện.
Bài viết dưới đây phân tích trường hợp cần lập quyết định, người có thẩm quyền ký, nội dung cần có, cách sử dụng trong hồ sơ và mẫu quyết định thành lập công ty để tham khảo.
1. Quyết định thành lập công ty là gì?
Pháp luật doanh nghiệp không quy định một khái niệm riêng về quyết định thành lập công ty. Có thể hiểu đây là văn bản do tổ chức hoặc người có thẩm quyền ban hành nhằm thông qua việc:
- Thành lập một công ty mới;
- Góp vốn hoặc mua cổ phần tại công ty được thành lập;
- Xác định số vốn và loại tài sản góp vốn;
- Cử người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp;
- Dự kiến người đại diện theo pháp luật và người quản lý;
- Giao cá nhân hoặc bộ phận thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Quyết định thành lập công ty thường xuất hiện khi một doanh nghiệp, tổ chức hoặc pháp nhân khác thành lập công ty con hoặc tham gia góp vốn với các tổ chức, cá nhân khác.
Công ty đang được đăng ký chưa tồn tại về mặt pháp lý nên không thể tự ban hành quyết định thành lập chính mình. Quyết định phải được ban hành bởi tổ chức góp vốn, công ty mẹ hoặc chủ thể có thẩm quyền.
2. Thành lập công ty có bắt buộc phải có quyết định không?
Không phải mọi trường hợp thành lập công ty đều bắt buộc phải có quyết định thành lập. Có thể phân biệt như sau:
2.1 Trường hợp không bắt buộc
Quyết định thành lập công ty không phải là giấy tờ bắt buộc đối với:
- Công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu;
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên có các thành viên sáng lập là cá nhân;
- Công ty cổ phần có các cổ đông sáng lập là cá nhân.
Trong những trường hợp này, cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp mà không cần ban hành riêng một quyết định thành lập công ty.
2.2 Trường hợp bắt buộc phải có quyết định hoặc nghị quyết
Quyết định hoặc nghị quyết là tài liệu bắt buộc khi công ty mới được thành lập trên cơ sở tổ chức lại doanh nghiệp, cụ thể:
- Thành lập công ty mới do chia doanh nghiệp phải có nghị quyết hoặc quyết định chia công ty;
- Thành lập công ty mới do tách doanh nghiệp phải có nghị quyết hoặc quyết định tách công ty;
- Thành lập công ty do hợp nhất phải có hợp đồng hợp nhất và nghị quyết hoặc quyết định thông qua hợp đồng hợp nhất.
Như vậy, công ty được thành lập mới theo thủ tục thông thường không bắt buộc phải có quyết định thành lập. Văn bản này chỉ bắt buộc trong một số trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp hoặc cần được ban hành theo cơ chế quản trị nội bộ của tổ chức góp vốn.
Do đó, trước khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty, cần xác định rõ công ty được thành lập mới theo cách thông thường hay được hình thành từ việc tổ chức lại doanh nghiệp.
3. Ai có thẩm quyền ký quyết định thành lập công ty?
Trước khi ban hành quyết định, tổ chức góp vốn cần thông qua việc thành lập công ty theo trình tự phù hợp với loại hình và Điều lệ, như họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản, lập biên bản và thông qua nghị quyết. Người ký quyết định được xác định như sau:
| Loại hình công ty hoặc tình huống | Người ký quyết định |
|---|---|
| Công ty TNHH một thành viên | Chủ sở hữu hoặc người đại diện có thẩm quyền của chủ sở hữu; Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên nếu được giao thẩm quyền phù hợp. |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Chủ tịch Hội đồng thành viên ký thay mặt Hội đồng thành viên. |
| Công ty cổ phần – thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị | Chủ tịch Hội đồng quản trị ký thay mặt Hội đồng quản trị. |
| Công ty cổ phần – thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông | Người có thẩm quyền ký nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo Điều lệ và trình tự thông qua nghị quyết. |
| Tổ chức không phải là doanh nghiệp | Người đứng đầu hoặc người được giao thẩm quyền theo pháp luật chuyên ngành và Điều lệ của tổ chức. |
Lưu ý: Đây là người ký của tổ chức góp vốn, không phải mặc nhiên là Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty dự kiến thành lập.
4. Nội dung và mẫu quyết định thành lập công ty
Pháp luật không quy định một mẫu quyết định thành lập công ty chung cho mọi trường hợp. Văn bản cần được xây dựng phù hợp với loại hình doanh nghiệp, phương án góp vốn và thẩm quyền của tổ chức ban hành.
Một quyết định thành lập công ty thường gồm các nội dung chính sau:
- Thông tin tổ chức ban hành: Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, cơ quan hoặc người có thẩm quyền ban hành quyết định;
- Căn cứ ban hành: Luật Doanh nghiệp, Điều lệ của tổ chức, nghị quyết, biên bản họp hoặc văn bản nội bộ có liên quan;
- Thông tin công ty dự kiến thành lập: Tên công ty, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ và người đại diện theo pháp luật;
- Phương án góp vốn: Giá trị phần vốn góp, tỷ lệ sở hữu, tài sản góp vốn, nguồn vốn, thời hạn và trách nhiệm thực hiện việc góp vốn;
- Người đại diện theo ủy quyền: Thông tin người được cử đại diện, phần vốn được giao quản lý, phạm vi và thời hạn đại diện;
- Tổ chức thực hiện: Cá nhân hoặc bộ phận được giao hoàn thiện hồ sơ, thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp và triển khai việc góp vốn;
- Hiệu lực của quyết định: Thời điểm có hiệu lực và trách nhiệm thi hành của các cá nhân, bộ phận liên quan.
Nội dung trên không nhất thiết phải xuất hiện đầy đủ trong mọi quyết định. Tổ chức cần căn cứ Điều lệ công ty, cơ cấu quản trị và phương án đầu tư thực tế để lựa chọn nội dung phù hợp.
Tải mẫu quyết định thành lập công ty
Bạn có thể tải mẫu Word dưới đây để tham khảo và chỉnh sửa:
Mẫu được xây dựng cho trường hợp một tổ chức quyết định thành lập công ty hoặc công ty con. Nếu tổ chức chỉ góp vốn cùng cá nhân hoặc tổ chức khác, cần đổi tên văn bản thành “Quyết định về việc góp vốn thành lập công ty” và điều chỉnh nội dung về phần vốn góp, tỷ lệ sở hữu và người đại diện theo ủy quyền.
Trước khi ký, cần kiểm tra Điều lệ của tổ chức để xác định đúng cơ quan có thẩm quyền, hình thức nghị quyết hoặc quyết định, tỷ lệ biểu quyết và người ký. Tùy từng trường hợp, hồ sơ nội bộ còn có thể cần biên bản họp, nghị quyết hoặc văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
5. Quyết định thành lập công ty được sử dụng trong hồ sơ như thế nào?
Quyết định thành lập công ty chủ yếu được lưu trong hồ sơ nội bộ của tổ chức góp vốn, làm căn cứ triển khai việc góp vốn, cử người đại diện và thực hiện thủ tục thành lập công ty.
Đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cần phân biệt:
- Thành lập công ty mới thông thường: Không mặc nhiên phải nộp quyết định này chỉ vì chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông sáng lập là tổ chức.
- Thành lập công ty do chia, tách hoặc hợp nhất: Phải chuẩn bị và nộp nghị quyết hoặc quyết định về việc chia, tách hoặc thông qua hợp đồng hợp nhất theo quy định tương ứng.
Lưu ý: Nếu hồ sơ yêu cầu “quyết định thành lập của tổ chức góp vốn”, đó là giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của tổ chức đã có, không phải quyết định về việc thành lập công ty mới.
6. Những lỗi thường gặp khi lập quyết định thành lập công ty
6.1 Ban hành quyết định khi không thực sự cần thiết
Cá nhân thành lập công ty theo thủ tục thông thường không phải lập riêng quyết định thành lập. Việc đưa thêm tài liệu không cần thiết có thể làm phát sinh mâu thuẫn thông tin trong hồ sơ.
6.2 Người ký không đúng thẩm quyền
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc không đương nhiên có quyền quyết định mọi khoản đầu tư của doanh nghiệp. Cần kiểm tra Luật Doanh nghiệp, Điều lệ, quy chế tài chính và văn bản phân cấp trước khi xác định người ký.
6.3 Dùng sai tên quyết định
Nếu tổ chức chỉ là một trong nhiều bên góp vốn thì nên sử dụng tên “Quyết định về việc góp vốn thành lập công ty”. Nếu là chủ sở hữu duy nhất hoặc thành lập công ty con thì có thể sử dụng “Quyết định về việc thành lập công ty”.
6.4 Không thống nhất thông tin giữa các tài liệu
Tên công ty, trụ sở, vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn và người đại diện phải thống nhất giữa các văn bản, giấy tờ với nhau.
6.5 Nhầm quyết định nội bộ với giấy tờ pháp lý của tổ chức
Quyết định góp vốn thành lập công ty mới và quyết định đã thành lập tổ chức góp vốn là hai tài liệu khác nhau. Việc đặt tên tệp hoặc kê khai không rõ ràng có thể dẫn đến nộp sai tài liệu.
6.6 Sao chép mẫu nhưng không điều chỉnh
Mỗi tổ chức có cơ cấu quản trị và thẩm quyền khác nhau. Việc chỉ thay tên trong mẫu có thể làm sai cơ quan ban hành, căn cứ pháp lý, người ký, tỷ lệ góp vốn hoặc phạm vi đại diện.
7. Câu hỏi thường gặp về quyết định thành lập công ty
(1) Cá nhân thành lập công ty TNHH một thành viên có cần ra quyết định không?
Không. Cá nhân thành lập công ty TNHH một thành viên không bắt buộc phải lập riêng quyết định thành lập công ty trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thông thường.
(2) Nhiều cá nhân cùng thành lập công ty có cần quyết định không?
Không bắt buộc. Ý chí thành lập công ty được thể hiện trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông và các tài liệu có liên quan.
Các bên có thể lập thỏa thuận sáng lập hoặc biên bản thống nhất để sử dụng nội bộ nếu cần.
(3) Công ty mẹ thành lập công ty con có cần quyết định không?
Thông thường có. Việc thành lập công ty con hoặc đầu tư vào doanh nghiệp khác cần được cơ quan có thẩm quyền của công ty mẹ thông qua theo Luật Doanh nghiệp, Điều lệ và quy chế phân cấp.
Tuy nhiên, quyết định này có phải nộp trong hồ sơ đăng ký công ty con hay không còn phụ thuộc trường hợp cụ thể.
(4) Quyết định thành lập công ty có phải công chứng không?
Thông thường, quyết định nội bộ của doanh nghiệp không phải công chứng hoặc chứng thực.
Đối với tài liệu do tổ chức nước ngoài cấp hoặc ký ở nước ngoài, cần kiểm tra yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, bản dịch và công chứng hoặc chứng thực theo quy định và điều ước quốc tế có liên quan.
(5) Có mẫu quyết định bắt buộc của cơ quan nhà nước không?
Không có một mẫu quyết định thành lập công ty bắt buộc áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp. Tổ chức được tự xây dựng văn bản nhưng phải bảo đảm đúng thẩm quyền, nội dung và thống nhất với các tài liệu khác.
(6) Ban hành quyết định có đồng nghĩa công ty đã được thành lập không?
Không. Quyết định chỉ ghi nhận ý chí và chủ trương nội bộ. Công ty được chính thức đăng ký khi Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
(7) Có thể sửa quyết định sau khi đã ký không?
Có thể. Nếu thông tin dự kiến thay đổi trước khi nộp hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền của tổ chức có thể ban hành quyết định sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.
Việc sửa đổi phải thực hiện đúng thẩm quyền và bảo đảm các tài liệu trong hồ sơ có nội dung thống nhất.
8. Enterlaw hỗ trợ thành lập công ty
Quyết định thành lập công ty là văn bản ghi nhận ý chí và chủ trương thành lập doanh nghiệp của cá nhân hoặc tổ chức có thẩm quyền. Tuy nhiên, không phải hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải có văn bản này. Trước khi soạn thảo, người thành lập cần xác định rõ chủ thể góp vốn, loại hình doanh nghiệp, thẩm quyền ban hành và mục đích sử dụng quyết định. Mẫu tham khảo cũng cần được điều chỉnh theo cơ cấu sở hữu và quy định nội bộ của từng tổ chức, không nên sao chép và sử dụng máy móc.
Nếu chưa xác định được trường hợp của mình có cần lập quyết định thành lập công ty hoặc muốn hạn chế sai sót khi chuẩn bị hồ sơ, bạn có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty của Enterlaw. Đối với trường hợp tổ chức góp vốn, thành lập công ty con hoặc có cơ cấu sở hữu phức tạp, Enterlaw cũng hỗ trợ rà soát thẩm quyền, soạn thảo văn bản và tư vấn phương án phù hợp thông qua dịch vụ tư vấn luật doanh nghiệp.
Enterlaw.vn - Hiểu luật, hiểu bạn!
