Thủ tục cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi là thủ tục doanh nghiệp thực hiện để kê khai, bổ sung hoặc thông báo thay đổi thông tin về cá nhân sở hữu, kiểm soát cuối cùng đối với doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh. Theo quy định mới nhất năm 2026, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp phải thực hiện, chuẩn bị biểu mẫu hiện hành và nộp hồ sơ theo quy trình đăng ký doanh nghiệp.
Từ ngày 01/7/2025, Luật Doanh nghiệp đã bổ sung nghĩa vụ thu thập, cập nhật, lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi. Đặc biệt, Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 23/7/2026 và Thông tư 121/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 21/8/2026 đã sửa đổi các quy định về xác định chủ sở hữu hưởng lợi, kê khai thông tin, biểu mẫu và phương thức thực hiện thủ tục trực tuyến.
Trong bài viết này, Enterlaw hướng dẫn thủ tục cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi mới nhất năm 2026, bao gồm các trường hợp phải thực hiện, cơ quan tiếp nhận, hồ sơ, trình tự thực hiện, thời gian xử lý và những lưu ý pháp lý quan trọng.
1. Thủ tục cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi là gì?
Thủ tục cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi là việc doanh nghiệp cung cấp, bổ sung hoặc thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật.
Theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi là một hoặc nhiều cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, không bao gồm cá nhân đại diện cho vốn nhà nước trong doanh nghiệp.
Việc cập nhật thông tin được thực hiện nhằm bảo đảm dữ liệu về chủ sở hữu hưởng lợi được kê khai, ghi nhận và quản lý theo quy định pháp luật.
Trên thực tế, cần phân biệt ba trường hợp:
- Bổ sung thông tin lần đầu: Doanh nghiệp đã thành lập nhưng chưa thực hiện kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định.
- Thông báo thay đổi thông tin: Doanh nghiệp đã kê khai nhưng có thay đổi thực tế thuộc trường hợp phải thông báo.
- Kê khai đồng thời với thủ tục khác: Doanh nghiệp bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi khi thực hiện đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Việc cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi không đồng nghĩa với việc chuyển nhượng vốn, thay đổi chủ sở hữu pháp lý hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất thủ tục trước khi chuẩn bị và nộp hồ sơ.
2. Khi nào doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi?
Thời điểm thực hiện thủ tục phụ thuộc vào thời điểm thành lập doanh nghiệp, tình trạng thông tin đã kê khai và những thay đổi thực tế phát sinh.
2.1. Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 chưa kê khai
Theo khoản 1 Điều 3 Luật số 76/2025/QH15, doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 thực hiện bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có), thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có) đồng thời tại thời điểm thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất.
Doanh nghiệp cũng có quyền yêu cầu bổ sung thông tin sớm hơn.
Ví dụ, Công ty TNHH A thành lập năm 2020 và chưa kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi. Đến tháng 10/2026, công ty thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
Trong trường hợp này, công ty phải xem xét bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đồng thời với thủ tục thay đổi địa chỉ nếu chưa thực hiện trước đó.
Doanh nghiệp cũng có thể chủ động thực hiện việc bổ sung thông tin mà không cần chờ phát sinh nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh khác.
2.2. Doanh nghiệp đã kê khai nhưng có sự thay đổi thông tin
Theo khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thông báo khi có sự thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai thuộc phạm vi quy định.
Các thay đổi có thể xuất phát từ việc chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng cổ phần, điều chỉnh cơ cấu sở hữu hoặc thay đổi người có quyền kiểm soát thực tế.
Thời hạn thông báo là 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
2.3. Doanh nghiệp đã kê khai và không phát sinh thay đổi
Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã sửa đổi tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi từ ngày 23/7/2026.
Tuy nhiên, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính ngày 01/9/2026, doanh nghiệp đã kê khai và không phát sinh thay đổi thực tế về thông tin đã kê khai thì không phải thực hiện lại thủ tục chỉ vì tiêu chí xác định được sửa đổi.
Như vậy, doanh nghiệp không phải mặc nhiên nộp lại hồ sơ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực.
Dù vậy, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện trách nhiệm thu thập, cập nhật và lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định.
Đối với những trường hợp sở hữu gián tiếp nhiều tầng, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi của Enterlaw để được hỗ trợ rà soát và xác định trước khi kê khai.
3. Cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi?
Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận và phương thức nộp hồ sơ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục thuận lợi, hạn chế việc nộp sai nơi hoặc lựa chọn sai loại thủ tục.
3.1. Cơ quan có thẩm quyền
Đối với doanh nghiệp đang hoạt động, thủ tục cập nhật hoặc thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính theo quy định pháp luật đăng ký doanh nghiệp.
Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cập nhật thông tin theo trình tự tương ứng.
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của pháp nhân được đăng ký tại Việt Nam cũng thực hiện theo cơ chế đăng ký doanh nghiệp tương ứng.
3.2. Hình thức nộp hồ sơ
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục theo các phương thức được pháp luật và cơ quan tiếp nhận áp dụng, trong đó bao gồm hình thức đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Đối với hình thức trực tuyến, hồ sơ được thực hiện thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Theo Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia, từ đó truy cập hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
Hồ sơ điện tử đáp ứng điều kiện pháp luật có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bằng bản giấy.
4. Hồ sơ cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi gồm những gì?
Thành phần hồ sơ cần được xác định theo từng trường hợp bổ sung thông tin lần đầu, thông báo thay đổi thông tin đã kê khai hoặc cập nhật đồng thời với thủ tục đăng ký doanh nghiệp khác.
4.1. Biểu mẫu sử dụng khi cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi
Theo Thông tư 121/2026/TT-BTC, các biểu mẫu quan trọng liên quan đến thủ tục bao gồm:
Mẫu số 10 – Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
Đây là biểu mẫu sử dụng để kê khai thông tin của các cá nhân được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định pháp luật.
Mẫu số 12 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Biểu mẫu này được sử dụng trong những trường hợp đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi hoặc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp theo nội dung tương ứng.
Đặc biệt, từ ngày 21/8/2026, Thông tư 121/2026/TT-BTC đã thay thế Mẫu số 10, Mẫu số 12 và bãi bỏ Mẫu số 11 tại Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu hiện hành, tránh tiếp tục áp dụng bộ mẫu đã được sửa đổi hoặc bãi bỏ.
4.2. Hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đã kê khai
Theo khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 12 và Mẫu số 10 theo Thông tư 121/2026/TT-BTC để thể hiện các nội dung tương ứng.
Trường hợp ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện thủ tục, hồ sơ cần có tài liệu về ủy quyền theo quy định tại Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung.
4.3. Tài liệu phục vụ xác định thông tin
Trước khi lập hồ sơ, doanh nghiệp cần có căn cứ xác định chính xác cá nhân được kê khai.
Tùy cơ cấu sở hữu, tài liệu phục vụ rà soát có thể bao gồm điều lệ công ty, danh sách thành viên, cổ đông, tỷ lệ sở hữu, giấy tờ pháp lý của cá nhân và những tài liệu liên quan đến quyền kiểm soát doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp có tổ chức trung gian hoặc sở hữu nhiều tầng, có thể cần bổ sung sơ đồ sở hữu và thông tin về các pháp nhân liên quan để xác định cá nhân cuối cùng.
Những tài liệu phục vụ rà soát không mặc nhiên đều là thành phần bắt buộc phải nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Việc xác định chi tiết từng loại giấy tờ cần nộp sẽ phụ thuộc vào trường hợp thủ tục cụ thể.
5. Trình tự, thủ tục cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi
Thủ tục cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi được thực hiện theo quy trình cơ bản gồm sáu bước sau:
5.1. Bước 1: Kiểm tra tình trạng kê khai của doanh nghiệp
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định mình đã từng kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hay chưa.
Đồng thời, kiểm tra thời điểm thành lập, các lần thay đổi đăng ký doanh nghiệp và những biến động về cơ cấu sở hữu hoặc quyền kiểm soát.
Trên cơ sở đó, xác định trường hợp thuộc diện bổ sung lần đầu, thông báo thay đổi hoặc thực hiện đồng thời với thủ tục đăng ký doanh nghiệp khác.
Việc xác định đúng loại thủ tục là cơ sở để lựa chọn biểu mẫu và nội dung kê khai phù hợp.
5.2. Bước 2: Rà soát và xác định chủ sở hữu hưởng lợi
Doanh nghiệp tiến hành rà soát cơ cấu sở hữu và những quyền kiểm soát thực tế.
Theo Điều 17 và Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, việc xác định được thực hiện theo thứ tự tiêu chí về quyền sở hữu, quyền kiểm soát thực tế và trường hợp xác định người quản lý có quyền hạn lớn nhất.
Đối với cơ cấu sở hữu có nhiều cấp, doanh nghiệp cần rà soát qua các tổ chức trung gian để xác định cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng.
Đây là bước có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, bởi việc kê khai đúng biểu mẫu nhưng xác định sai chủ sở hữu hưởng lợi vẫn có thể dẫn đến sai sót pháp lý.
5.3. Bước 3: Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ
Sau khi xác định được cá nhân cần kê khai, doanh nghiệp lập hồ sơ theo biểu mẫu và trường hợp thực hiện.
Thông tin cần được kiểm tra để bảo đảm thống nhất giữa danh sách chủ sở hữu hưởng lợi, giấy tờ pháp lý của cá nhân và các tài liệu có liên quan.
Đối với doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu hưởng lợi, cần bảo đảm việc kê khai đầy đủ những cá nhân thuộc diện xác định, không chỉ ghi nhận người có tỷ lệ sở hữu cao nhất. Hồ sơ được ký hoặc xác thực theo quy định áp dụng đối với hình thức nộp đã lựa chọn.
5.4. Bước 4: Nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thẩm quyền. Nếu thực hiện trực tuyến, người nộp hồ sơ truy cập hệ thống, lựa chọn nghiệp vụ phù hợp, kê khai thông tin và gửi hồ sơ điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện, việc ký, nộp và xác thực hồ sơ phải đáp ứng quy định về ủy quyền.
Sau khi hồ sơ được gửi và tiếp nhận hợp lệ về mặt kỹ thuật, người nộp nhận giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo quy trình áp dụng.
5.5. Bước 5: Theo dõi và xử lý hồ sơ
Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cập nhật thông tin theo quy định.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung yêu cầu, điều chỉnh hồ sơ và gửi lại theo quy trình.
Đối với hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp theo dõi tình trạng và phản hồi xử lý thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
5.6. Bước 6: Nhận kết quả và lưu giữ thông tin
Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp kiểm tra kết quả xử lý và thông tin đã được cập nhật. Doanh nghiệp cần lưu giữ danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đã kê khai, thông báo cùng các tài liệu liên quan theo quy định.
Đồng thời, cần tiếp tục theo dõi những thay đổi thực tế về cơ cấu sở hữu và quyền kiểm soát để thực hiện nghĩa vụ thông báo khi phát sinh.
6. Hướng dẫn cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi qua mạng năm 2026
Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục mà không phải trực tiếp nộp toàn bộ hồ sơ giấy tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Tuy nhiên, từ ngày 23/7/2026, Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã sửa đổi quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng tại Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình mới thay vì sử dụng những hướng dẫn trực tuyến trước đây.
6.1. Đăng nhập và lựa chọn nghiệp vụ
Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Sau khi truy cập, lựa chọn nghiệp vụ phù hợp với trường hợp cần thực hiện: bổ sung, cập nhật thông tin hoặc thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Người nộp cần xác định đúng mã số doanh nghiệp, nội dung yêu cầu và người có thẩm quyền thực hiện thủ tục.
6.2. Trường hợp người có thẩm quyền trực tiếp nộp hồ sơ
Theo Điều 39 được sửa đổi, người có thẩm quyền kê khai thông tin trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Đối với giấy đề nghị hoặc thông báo có nội dung đã được kê khai trên hệ thống và chỉ yêu cầu người nộp hồ sơ ký, người nộp không phải thực hiện ký số hoặc ký trực tiếp riêng và không phải tải lên hệ thống giấy đề nghị, thông báo đó.
Đối với những giấy tờ khác thuộc thành phần hồ sơ, người nộp phải thực hiện ký và tải tài liệu điện tử theo quy định.
Người nộp thực hiện xác thực điện tử, thanh toán các khoản phí, lệ phí nếu có và gửi hồ sơ theo quy trình hệ thống.
6.3. Trường hợp người được ủy quyền nộp hồ sơ
Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục, người được ủy quyền kê khai và tải các giấy tờ trong thành phần hồ sơ theo quy định.
Các giấy tờ phải được ký số hoặc ký trực tiếp hợp lệ và thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ phải có giấy tờ về ủy quyền theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Người nộp hồ sơ thực hiện xác thực điện tử theo quy trình trên hệ thống; việc xác thực của người ủy quyền được áp dụng theo từng trường hợp mà pháp luật quy định.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng thủ tục cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi không đồng nghĩa với việc tất cả hồ sơ đều phải áp dụng cùng một quy trình xác thực như khi thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc thay đổi chủ sở hữu công ty.
6.4. Theo dõi phản hồi và nhận kết quả trực tuyến
Sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ, người nộp nhận giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả điện tử. Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ và trả kết quả theo thời hạn áp dụng đối với từng loại thủ tục.
Nếu có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, người nộp tiếp nhận phản hồi trên hệ thống, hoàn thiện hồ sơ và gửi lại theo quy trình.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng của Enterlaw để tìm hiểu phương thức thực hiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.
7. Thủ tục cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi đồng thời với thay đổi đăng ký doanh nghiệp
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thực hiện việc bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi cùng với các nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp khác. Đây là trường hợp đặc biệt phổ biến đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 chưa từng kê khai.
7.1. Bổ sung thông tin cùng hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, thành viên hoặc các nội dung đăng ký khác, cần kiểm tra nghĩa vụ bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.
Ví dụ, Công ty TNHH A thành lập năm 2018, chưa từng bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi. Tháng 10/2026, công ty thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Khi đó, doanh nghiệp cần rà soát và bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định chuyển tiếp, đồng thời chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ của thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Việc thực hiện đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế phải chuẩn bị và nộp nhiều hồ sơ độc lập, nhưng vẫn phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý tương ứng đối với từng nội dung thay đổi.
7.2. Cập nhật khi chuyển nhượng vốn hoặc thay đổi cơ cấu sở hữu
Chuyển nhượng vốn góp, cổ phần hoặc thay đổi thành viên, chủ sở hữu công ty có thể dẫn đến thay đổi cá nhân được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xem xét hai nhóm nghĩa vụ: thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp phát sinh từ giao dịch chuyển nhượng và nghĩa vụ thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
Ví dụ, ông A đang sở hữu 70% vốn điều lệ của Công ty TNHH X và chuyển nhượng toàn bộ phần vốn này cho ông B.
Doanh nghiệp cần xác định lại chủ sở hữu hưởng lợi sau giao dịch, đồng thời xem xét thủ tục thay đổi thành viên theo quy định.
Không nên mặc nhiên coi việc hoàn thành một thủ tục thay đổi thành viên là đã hoàn thành mọi nghĩa vụ thông báo về chủ sở hữu hưởng lợi nếu hồ sơ chưa bao gồm thông tin tương ứng.
7.3. Trường hợp doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Đối với doanh nghiệp có cổ đông hoặc thành viên là tổ chức nước ngoài, việc thay đổi cơ cấu sở hữu có thể liên quan đến nhiều tổ chức trung gian.
Khi phát sinh thay đổi, doanh nghiệp cần xác định liệu cá nhân có quyền sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng tại công ty Việt Nam có thay đổi hay không.
Nếu có, doanh nghiệp xem xét thực hiện thủ tục thông báo theo quy định pháp luật Việt Nam.
Trường hợp đồng thời có sự thay đổi nhà đầu tư, thành viên hoặc nội dung đăng ký doanh nghiệp khác, cần phân biệt từng nghĩa vụ và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
8. Thời gian giải quyết và kết quả thủ tục cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi
Thời hạn xử lý hồ sơ phụ thuộc vào trường hợp bổ sung thông tin lần đầu, thông báo thay đổi thông tin đã kê khai hoặc thực hiện cùng thủ tục đăng ký doanh nghiệp khác.
8.1. Thời hạn xử lý hồ sơ thông báo thay đổi
Theo khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cập nhật dữ liệu vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Đây là thời hạn cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ thuộc trường hợp điều khoản quy định, không phải thời hạn tối đa cho toàn bộ công việc xác minh chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
8.2. Thời hạn xử lý hồ sơ bổ sung, cập nhật thông tin
Đối với trường hợp bổ sung, cập nhật thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thuộc khoản 1 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ và cập nhật thông tin trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung theo quy định.
Nếu doanh nghiệp thực hiện bổ sung thông tin đồng thời với một thủ tục thay đổi khác, thời gian giải quyết còn phụ thuộc vào quy định áp dụng đối với thủ tục đó.
8.3. Kết quả thực hiện thủ tục
Kết quả của thủ tục cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi chủ yếu là việc thông tin được ghi nhận, cập nhật trong hệ thống dữ liệu đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
Đối với hồ sơ thông báo thay đổi theo khoản 1 Điều 52, trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Việc cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi không mặc nhiên dẫn đến việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, vì đây không phải nội dung bắt buộc thể hiện trên giấy chứng nhận.
Doanh nghiệp cần phân biệt kết quả cập nhật dữ liệu với kết quả của những thủ tục thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khác nếu thực hiện đồng thời.
9. Những sai sót thường gặp khi cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi
Mặc dù thủ tục không quá phức tạp về số lượng biểu mẫu, việc thực hiện vẫn có thể phát sinh sai sót nếu doanh nghiệp xác định không đúng nghĩa vụ hoặc thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.
9.1. Xác định sai cá nhân là chủ sở hữu hưởng lợi
Một trong những sai sót phổ biến là chỉ căn cứ vào người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông trực tiếp mà không xem xét quyền sở hữu và kiểm soát cuối cùng.
Đối với doanh nghiệp có nhiều tầng sở hữu, việc không rà soát tổ chức trung gian có thể dẫn đến kê khai thiếu hoặc không chính xác.
Doanh nghiệp cần xác định theo Điều 17 và Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung năm 2026.
9.2. Sử dụng biểu mẫu đã hết hiệu lực
Thông tư 121/2026/TT-BTC đã thay thế Mẫu số 10 và Mẫu số 12, đồng thời bãi bỏ Mẫu số 11.
Việc tiếp tục sử dụng biểu mẫu cũ có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung. Đặc biệt, Nghị định 296/2026/NĐ-CP cũng đã bãi bỏ khoản 2 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tiếp tục áp dụng máy móc các hướng dẫn lập hồ sơ theo khoản này như trước ngày 23/7/2026.
9.3. Nhầm lẫn thời điểm phải thực hiện thủ tục
Không phải mọi doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 đều có cùng một thời hạn bắt buộc bổ sung thông tin.
Tương tự, doanh nghiệp đã kê khai không phải mặc nhiên kê khai lại trong 10 ngày kể từ ngày Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực.
Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp áp dụng quy định chuyển tiếp và trường hợp phát sinh thay đổi thực tế thuộc diện phải thông báo.
9.4. Không kiểm tra hồ sơ và thông tin điện tử trước khi nộp
Các sai sót về thông tin cá nhân, tỷ lệ sở hữu, nội dung biểu mẫu, tài liệu ủy quyền hoặc phương thức xác thực có thể làm hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.
Trước khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin trong biểu mẫu với giấy tờ pháp lý, tài liệu sở hữu và dữ liệu kê khai trên hệ thống.
Đối với trường hợp ủy quyền, cần xác định đúng người ký, người nộp và giấy tờ chứng minh việc ủy quyền.
10. Câu hỏi thường gặp về thủ tục cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi
10.1. Có thể tự thực hiện thủ tục cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi không?
Có. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện việc rà soát, kê khai và nộp hồ sơ theo quy định, không bắt buộc phải thuê luật sư hoặc đơn vị dịch vụ.
Tuy nhiên, trường hợp có cơ cấu sở hữu nhiều tầng, cổ đông là tổ chức nước ngoài hoặc quyền kiểm soát phức tạp, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ cơ sở xác định chủ sở hữu hưởng lợi trước khi kê khai.
10.2. Có thể nộp hồ sơ cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi qua mạng không?
Có. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trực tuyến theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Người nộp sử dụng tài khoản định danh điện tử để truy cập, kê khai và thực hiện việc ký, tải tài liệu, xác thực theo quy định hiện hành.
10.3. Hồ sơ cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi có cần nộp Mẫu số 11 không?
Không. Mẫu số 11 tại Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC đã bị bãi bỏ theo Thông tư 121/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần sử dụng Mẫu số 10 và Mẫu số 12 theo nội dung thủ tục tương ứng.
10.4. Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho công ty luật thực hiện thủ tục không?
Có. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện thủ tục theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung.
Việc ủy quyền phải có giấy tờ phù hợp và tuân thủ quy định về ký, nộp, xác thực hồ sơ.
10.5. Cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi có phải thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không?
Không mặc nhiên. Việc cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi là nghĩa vụ kê khai và cập nhật dữ liệu theo quy định.
Nếu doanh nghiệp đồng thời thực hiện các thủ tục thay đổi tên, địa chỉ, vốn điều lệ hoặc những nội dung khác ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì kết quả của các thủ tục đó được giải quyết theo quy định riêng.
10.6. Thủ tục cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi có mất phí không?
Cần phân biệt lệ phí đăng ký doanh nghiệp, phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và phí dịch vụ nếu thuê đơn vị tư vấn.
Theo khoản 3 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố đối với trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin đáp ứng điều kiện quy định tại khoản này.
Đối với thủ tục thông báo thay đổi chủ sở hữu hưởng lợi theo Điều 52 hoặc khi thực hiện đồng thời các thủ tục khác, cần xác định khoản phí, lệ phí cụ thể theo quy định áp dụng.
Nếu doanh nghiệp thuê tổ chức cung cấp dịch vụ thực hiện, chi phí dịch vụ được thỏa thuận riêng.
11. Enterlaw hỗ trợ thực hiện thủ tục cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi
Thủ tục cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đúng nghĩa vụ kê khai, cá nhân có quyền sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng và chuẩn bị hồ sơ theo biểu mẫu hiện hành. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp có cơ cấu sở hữu gián tiếp, nhiều tầng hoặc có yếu tố nước ngoài, việc rà soát trước khi kê khai có ý nghĩa quan trọng để hạn chế sai sót pháp lý.
Enterlaw cung cấp dịch vụ tư vấn, xác định và cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, hỗ trợ Quý khách hàng từ việc kiểm tra nghĩa vụ, rà soát thông tin, soạn thảo hồ sơ đến đại diện thực hiện thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh theo phạm vi được ủy quyền.
Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý, quy trình rõ ràng và chi phí minh bạch, Enterlaw hướng đến việc giúp Quý khách hàng thực hiện thủ tục thuận tiện, chính xác, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.
Quý khách hàng có nhu cầu thực hiện đồng thời các thủ tục đăng ký doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh của Enterlaw.
Liên hệ enterlaw.vn để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục phù hợp.
