Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu gạo được thực hiện để thương nhân được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp phải xin giấy, chuẩn bị tài liệu về kho chứa, cơ sở xay xát và nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
Theo Nghị định 365/2026/NĐ-CP, áp dụng từ ngày 01/10/2026, hồ sơ cấp mới gồm đơn đề nghị và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc thuê cơ sở theo quy định. Thời hạn xem xét, cấp giấy là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; thời gian bổ sung, xác minh được xử lý theo quy định riêng.
Bài viết hướng dẫn hồ sơ, cách nộp và trình tự thực hiện để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị. Trường hợp cần hỗ trợ, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ xin giấy phép xuất khẩu gạo của Enterlaw.
Lưu ý thời điểm áp dụng: Bài viết cập nhật ngày 28/9/2026 theo Nghị định 365/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/10/2026. Tại ngày cập nhật, nghị định chưa có hiệu lực. Hồ sơ đã nộp đầy đủ trước ngày 01/10/2026 được giải quyết theo quy định chuyển tiếp tại khoản 5 Điều 26.
1. Khi nào doanh nghiệp phải xin giấy phép xuất khẩu gạo?
“Giấy phép xuất khẩu gạo” là cách gọi thông dụng của Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo. Đây là giấy chứng nhận điều kiện kinh doanh của thương nhân, không phải giấy phép cấp riêng cho từng lô hàng.
Thương nhân kinh doanh xuất khẩu gạo thuộc diện quy định tại khoản 1 Điều 3 phải đáp ứng điều kiện và được cấp giấy chứng nhận. Chỉ thương nhân đã được cấp giấy mới được nhận ủy thác xuất khẩu gạo theo khoản 3 Điều 3.
Doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài còn phải đối chiếu các quy định pháp luật liên quan và cam kết quốc tế của Việt Nam theo khoản 2 Điều 3.
Riêng thương nhân xuất khẩu gạo hữu cơ, gạo đồ, gạo bổ sung vi chất dinh dưỡng được miễn giấy chứng nhận đối với các loại gạo này theo khoản 4 Điều 3. Nếu xuất khẩu thêm loại gạo khác, doanh nghiệp phải đánh giá riêng phạm vi miễn trừ.
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, cần kiểm tra yêu cầu về kho chuyên dùng, cơ sở xay xát và quyền sử dụng cơ sở. Anh/chị có thể xem chi tiết tại bài điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo.
2. Hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gạo gồm những gì?
Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 6, thương nhân chuẩn bị 01 bộ hồ sơ.
Hồ sơ cấp mới
| STT | Tài liệu | Yêu cầu |
|---|---|---|
| 1 | Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận theo Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định 365/2026/NĐ-CP | 01 bản chính |
| 2 | Giấy tờ về kho chuyên dùng chứa thóc, gạo và cơ sở xay xát gạo, tương ứng với phương án sở hữu hoặc thuê | 01 bản sao, có xác nhận của thương nhân |
Đối với nhóm giấy tờ về cơ sở, cần phân biệt:
| Phương án sử dụng | Giấy tờ cần chuẩn bị |
|---|---|
| Cơ sở thuộc sở hữu của thương nhân | Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu kho chuyên dùng và cơ sở xay xát |
| Cơ sở do thương nhân thuê | Hợp đồng thuê kho chuyên dùng và cơ sở xay xát, kèm giấy tờ chứng minh của đơn vị cho thuê |
| Sở hữu một cơ sở, thuê cơ sở còn lại | Chuẩn bị tài liệu tương ứng với từng cơ sở theo căn cứ sở hữu hoặc thuê thực tế |
Nếu nộp qua mạng điện tử: Hồ sơ gồm bản sao điện tử của các tài liệu nêu tại khoản 2 Điều 6. Doanh nghiệp có thể xem Mẫu số 01 tại Phụ lục của Nghị định 365/2026/NĐ-CP để sử dụng đúng biểu mẫu.
Những điểm cần kiểm tra khi lập hồ sơ
- Thông tin thương nhân trong đơn thống nhất với thông tin đăng ký;
- Địa chỉ và thông tin kho, cơ sở xay xát khớp với giấy tờ và hiện trạng;
- Hồ sơ thuê có cả hợp đồng và giấy tờ chứng minh của bên cho thuê;
- Thời hạn thuê bảo đảm thời hạn giấy chứng nhận;
- Bản sao có xác nhận của thương nhân; bản điện tử đầy đủ, rõ nội dung.
Khoản 2 Điều 6 không liệt kê bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là một thành phần riêng của hồ sơ cấp mới. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải kê khai chính xác thông tin đăng ký trong đơn.
Các giấy tờ phục vụ việc tuân thủ quy định về cơ sở cần được rà soát riêng, tránh nhầm toàn bộ tài liệu pháp lý của kho, nhà máy đều là thành phần bắt buộc phải nộp trong thủ tục này.
3. Nộp hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gạo ở đâu?
Bộ Công Thương là cơ quan cấp giấy chứng nhận. Theo khoản 3 Điều 6, thương nhân lựa chọn một trong các cách nộp sau:
| Cách nộp | Nơi tiếp nhận |
|---|---|
| Trực tiếp | Trụ sở Bộ Công Thương |
| Qua bưu điện | Bộ Công Thương, số 23 Ngô Quyền, phường Cửa Nam, thành phố Hà Nội |
| Trực tuyến | Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng thông tin điện tử Bộ Công Thương, theo thủ tục và hướng dẫn được công bố |
Doanh nghiệp nên lưu phiếu tiếp nhận, mã hồ sơ hoặc chứng từ gửi bưu điện để theo dõi và đối chiếu thời điểm nộp.
Sở Công Thương không phải cơ quan cấp giấy chứng nhận theo Điều 6. Cần phân biệt cơ quan cấp giấy với các cơ quan địa phương tham gia quản lý, hậu kiểm.
4. Trình tự thực hiện thủ tục xin giấy phép xuất khẩu gạo
Đối với thủ tục cấp mới, doanh nghiệp có thể triển khai theo năm bước sau:
Bước 1. Rà soát điều kiện và xác định loại thủ tục
Xác định doanh nghiệp phải xin giấy hay thuộc diện miễn; đã có giấy hay chưa; cần cấp mới, cấp lại hoặc sửa đổi, bổ sung.
Đồng thời, kiểm tra kho và cơ sở xay xát đã đáp ứng điều kiện thực tế. Doanh nghiệp tự kê khai và chịu trách nhiệm về hồ sơ, không được chờ đến sau khi có giấy mới hoàn thiện điều kiện.
Bước 2. Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ
Lập đơn đúng mẫu; tập hợp giấy tờ theo phương án sở hữu hoặc thuê; đối chiếu thông tin và hoàn thiện bản sao theo quy định.
Đối với cơ sở thuê, cần rà thời hạn hợp đồng và quyền cho thuê trước khi sử dụng tài liệu làm căn cứ đề nghị cấp giấy.
Bước 3. Nộp hồ sơ đến Bộ Công Thương
Nộp 01 bộ hồ sơ theo một trong các phương thức tại mục 3. Với hồ sơ trực tuyến, kiểm tra trạng thái gửi thành công và thông báo tiếp nhận của hệ thống.
Bước 4. Theo dõi và bổ sung theo yêu cầu
Bộ Công Thương xem xét hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, đúng quy định, doanh nghiệp nhận văn bản nêu lý do để bổ sung, hoàn thiện.
Khi bổ sung, cần xử lý đầy đủ từng nội dung được yêu cầu. Nếu phải xác minh tài liệu với cơ quan liên quan, thời gian giải quyết được tính theo cơ chế riêng tại khoản 4 Điều 6.
Bước 5. Nhận và kiểm tra giấy chứng nhận
Khi được cấp giấy, doanh nghiệp kiểm tra thông tin thương nhân, cơ sở và thời hạn hiệu lực; lưu hồ sơ đã nộp để phục vụ quản lý, hậu kiểm.
Theo Điều 6, Bộ Công Thương cấp giấy chứng nhận bản giấy và bản điện tử khi áp dụng.
5. Thời gian và chi phí xin giấy phép xuất khẩu gạo
Thời gian giải quyết
| Nội dung | Thời hạn theo quy định |
|---|---|
| Xem xét, cấp mới | 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ |
| Phản hồi khi hồ sơ chưa đầy đủ, đúng quy định | 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ |
| Cấp lại, sửa đổi, bổ sung | 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ |
Mốc 10 ngày làm việc không phải cam kết thời gian trọn gói tính từ lần nộp đầu tiên.
Thời gian từ khi yêu cầu bổ sung đến khi nhận thông tin bổ sung hợp lệ không tính vào thời gian thẩm định. Nếu phải xác minh giấy tờ, thời gian xử lý theo quy định được tính từ khi Bộ Công Thương nhận được văn bản trả lời của cơ quan liên quan.
Lệ phí và chi phí phát sinh
Theo Điều 9 Nghị định 365/2026/NĐ-CP, thương nhân không phải nộp lệ phí cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung giấy chứng nhận.
| Khoản mục | Cách xác định |
|---|---|
| Lệ phí cấp giấy chứng nhận | Không thu |
| Sao chụp, gửi hồ sơ, chuyển phát | Theo chi phí thực tế |
| Thuê hoặc hoàn thiện kho, cơ sở xay xát | Theo hợp đồng và tình trạng cơ sở |
| Phí dịch vụ pháp lý, nếu sử dụng | Theo phạm vi công việc và thỏa thuận với đơn vị cung cấp |
Doanh nghiệp cần dự toán cả chi phí đáp ứng điều kiện kinh doanh, không chỉ chi phí nộp hồ sơ.
6. Giấy chứng nhận có thời hạn bao lâu và sau khi được cấp cần làm gì?
Giấy chứng nhận cấp mới có hiệu lực 05 năm kể từ ngày cấp. Doanh nghiệp cần theo dõi ngày hết hạn để chuẩn bị thủ tục cấp giấy mới thay thế.
Theo Điều 5, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi thương nhân có kho chuyên dùng chủ trì, chỉ đạo các cơ quan chức năng phối hợp tổ chức hậu kiểm kho và cơ sở xay xát trong 45 ngày kể từ ngày Bộ Công Thương cấp giấy chứng nhận. Thời hạn này không phải thời gian gia hạn để doanh nghiệp hoàn thiện điều kiện.
Sau khi được cấp giấy, doanh nghiệp cần:
- Duy trì điều kiện của kho và cơ sở xay xát;
- Lưu giữ tài liệu, phối hợp khi được kiểm tra;
- Thực hiện dự trữ lưu thông, báo cáo theo quy định áp dụng;
- Báo cáo khi không còn đáp ứng điều kiện hoặc thay đổi cơ sở;
- Thực hiện sửa đổi, bổ sung nếu thay đổi nội dung giấy chứng nhận.
Giấy chứng nhận này không thay thế thủ tục hải quan và các yêu cầu pháp lý áp dụng đối với từng lô hàng xuất khẩu.
7. Phân biệt cấp mới, cấp lại và sửa đổi, bổ sung
Lựa chọn đúng thủ tục giúp doanh nghiệp sử dụng đúng mẫu đơn và chuẩn bị đúng tài liệu.
| Trường hợp | Thủ tục và hồ sơ chính |
|---|---|
| Xin giấy lần đầu | Cấp mới theo Điều 6; đơn Mẫu số 01 và giấy tờ về cơ sở |
| Giấy sắp hết hiệu lực | Cấp giấy mới thay thế; hồ sơ, cách nộp và thời hạn theo khoản 2, 3, 4 Điều 6 |
| Giấy bị thất lạc, hư hỏng hoặc tiêu hủy | Cấp lại theo Điều 7; đơn Mẫu số 03, 01 bản chính |
| Thay đổi nội dung giấy chứng nhận | Sửa đổi, bổ sung theo Điều 7; đơn Mẫu số 03 (01 bản chính) và tài liệu liên quan đến nội dung thay đổi (01 bản sao có xác nhận của thương nhân) |
Cấp lại hoặc sửa đổi, bổ sung không làm bắt đầu một thời hạn 05 năm mới. Giấy được cấp trong các trường hợp này giữ thời hạn hiệu lực của giấy đã cấp trước đó.
Đối với giấy cấp theo quy định cũ, doanh nghiệp không phải đổi giấy chỉ vì Nghị định 365/2026/NĐ-CP có hiệu lực; việc tiếp tục sử dụng thực hiện theo khoản 1 Điều 26.
8. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ và thủ tục
8.1 Bản sao giấy tờ về cơ sở có bắt buộc phải chứng thực không?
Điểm b khoản 2 Điều 6 yêu cầu bản sao có xác nhận của thương nhân, không quy định phải nộp bản sao có chứng thực đối với nhóm giấy tờ này. Trường hợp nộp trực tuyến, thực hiện theo yêu cầu về hồ sơ điện tử tại khoản 2 Điều 6.
8.2 Đã nộp hồ sơ thì được xuất khẩu ngay chưa?
Đối với hoạt động thuộc diện phải có giấy, việc nộp hồ sơ chưa thay thế yêu cầu được cấp giấy chứng nhận. Doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện và được cấp giấy theo quy định.
8.3 Hồ sơ nộp trước ngày 01/10/2026 được xử lý thế nào?
Theo khoản 5 Điều 26, hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung đã nộp đầy đủ theo quy định trước ngày 01/10/2026 được Bộ Công Thương xem xét theo Nghị định 107/2018/NĐ-CP.
Thời điểm nộp được xác định theo dấu bưu điện, thời điểm Bộ Công Thương nhận hồ sơ trực tuyến hoặc dấu tiếp nhận công văn đến đối với hồ sơ trực tiếp, tương ứng từng phương thức.
8.4 Có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện không?
Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ và ủy quyền thực hiện công việc phù hợp pháp luật, yêu cầu của phương thức nộp hồ sơ. Việc ủy quyền không chuyển trách nhiệm của thương nhân đối với tính trung thực của hồ sơ và điều kiện thực tế.
9. Enterlaw hỗ trợ hồ sơ và thủ tục xin giấy phép xuất khẩu gạo
Vướng mắc khi làm thủ tục thường phát sinh từ giấy tờ cơ sở, thời hạn thuê hoặc thông tin kê khai chưa thống nhất. Rà soát trước khi nộp giúp doanh nghiệp phát hiện phần cần hoàn thiện và chủ động kế hoạch xuất khẩu.
Trong phạm vi dịch vụ xin giấy phép xuất khẩu gạo, Enterlaw hỗ trợ:
- Xác định trường hợp phải xin giấy và loại thủ tục phù hợp;
- Rà soát tài liệu về kho, cơ sở xay xát, hợp đồng thuê;
- Soạn hồ sơ và hướng dẫn khách hàng ký, xác nhận tài liệu;
- Đại diện nộp, theo dõi và phối hợp bổ sung theo ủy quyền;
- Bàn giao kết quả, hướng dẫn hậu kiểm và nghĩa vụ tiếp theo theo thỏa thuận.
Quý khách hàng hãy liên hệ với Enterlaw.vn để được tư vấn phạm vi công việc, thời gian dự kiến và phí dịch vụ.
