Đăng ký doanh nghiệp là bước đầu tiên để một tổ chức hoặc cá nhân chính thức tham gia hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít hồ sơ bị cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa đổi, bổ sung, thậm chí từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do mắc những sai sót tưởng chừng rất đơn giản.

Theo kinh nghiệm thực tiễn của Enterlaw, các lỗi thường gặp không chỉ xuất hiện ở những người lần đầu thành lập doanh nghiệp mà ngay cả những đơn vị đã có kinh nghiệm cũng có thể gặp phải nếu không cập nhật quy định pháp luật mới. Điều này khiến doanh nghiệp mất thời gian, phát sinh chi phí và làm chậm kế hoạch kinh doanh.

Trong bài viết dưới đây, Enterlaw sẽ tổng hợp những lỗi phổ biến nhất khi đăng ký doanh nghiệp, phân tích hậu quả pháp lý và hướng dẫn cách hạn chế rủi ro theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

Vì sao nhiều hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị trả lại?

Đăng ký doanh nghiệp hiện nay đã được cải cách theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc mọi hồ sơ đều được chấp thuận ngay từ lần nộp đầu tiên.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ chỉ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về nội dung, hình thức và tính hợp pháp của thông tin kê khai.

Thực tế cho thấy, phần lớn hồ sơ bị trả lại xuất phát từ các nguyên nhân như:

- Kê khai sai thông tin.

- Thiếu thành phần hồ sơ.

- Đặt tên doanh nghiệp không đúng quy định.

- Địa chỉ trụ sở không hợp lệ.

- Lựa chọn sai ngành nghề kinh doanh.

- Thiếu chữ ký hoặc giấy tờ chứng thực.

- Không đáp ứng điều kiện của ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Mặc dù mỗi sai sót có thể chỉ là một chi tiết nhỏ, nhưng đều có thể khiến toàn bộ hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung, kéo dài thời gian thành lập doanh nghiệp từ vài ngày lên nhiều tuần. Vì vậy, việc nhận diện và phòng tránh các lỗi phổ biến ngay từ đầu là yếu tố quan trọng giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

Tham khảo dịch vụ thành lập doanh nghiệp của chúng tôi: https://enterlaw.vn/dich-vu-thanh-lap-doanh-nghiep-1

15 lỗi thường gặp khi đăng ký doanh nghiệp

Để giúp bạn dễ theo dõi, dưới đây là những sai sót mà Enterlaw thường xuyên gặp trong quá trình tư vấn và đại diện khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

1. Đặt tên doanh nghiệp bị trùng hoặc gây nhầm lẫn

Tên doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên được cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra.

Theo Điều 37 đến Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc.

Những trường hợp thường gặp gồm:

- Chỉ khác ký hiệu "&", ".", ",".

- Chỉ khác số thứ tự.

- Thêm từ "Miền Bắc", "Việt Nam", "Group", "Holding" nhưng vẫn gây nhầm lẫn.

- Sử dụng tên cơ quan nhà nước hoặc đơn vị vũ trang trái quy định.

Lưu ý: Trước khi nộp hồ sơ nên tra cứu tên doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để giảm nguy cơ bị từ chối.

2. Địa chỉ trụ sở chính không hợp lệ

Một trong những lỗi phổ biến nhất là đăng ký địa chỉ không đáp ứng quy định pháp luật, ví dụ như:

- Đặt trụ sở tại căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở.

- Địa chỉ không đầy đủ số nhà, đường, phường, xã.

- Không xác định được quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh.

Khi bị phát hiện, doanh nghiệp có thể phải thay đổi địa chỉ hoặc bị xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động.

Nếu bạn không thích công ty cổ phần có thể chọn thành lập công ty TNHH.

3. Lựa chọn sai loại hình doanh nghiệp

Không ít cá nhân lựa chọn loại hình doanh nghiệp chỉ vì nghe theo kinh nghiệm của người khác mà chưa đánh giá nhu cầu thực tế.

Ví dụ:

Loại hình	Phù hợp với
Công ty TNHH một thành viên	Một chủ sở hữu muốn kiểm soát toàn bộ hoạt động
Công ty TNHH hai thành viên trở lên	Nhóm thành viên góp vốn ổn định
Công ty cổ phần	Có nhu cầu huy động vốn, mở rộng quy mô
Doanh nghiệp tư nhân	Cá nhân muốn tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản

Việc lựa chọn sai loại hình có thể khiến doanh nghiệp phải chuyển đổi sau này, phát sinh nhiều thủ tục và chi phí.

4. Đăng ký ngành nghề kinh doanh không chính xác

Ngành nghề kinh doanh phải được lựa chọn theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg. Các lỗi thường gặp gồm:

- Chọn sai mã ngành.

- Mô tả ngành nghề không phù hợp.

- Thiếu ngành nghề dự kiến kinh doanh.

- Đăng ký ngành nghề có điều kiện nhưng chưa đáp ứng điều kiện pháp luật.

Đây là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ ngay sau khi thành lập.

5. Kê khai vốn điều lệ không phù hợp

Nhiều người cho rằng vốn điều lệ càng cao càng tạo được uy tín, trong khi một số khác lại đăng ký quá thấp để giảm trách nhiệm.

Thực tế, vốn điều lệ cần phù hợp với quy mô hoạt động, khả năng góp vốn và yêu cầu của từng ngành nghề kinh doanh.

Đối với một số ngành nghề, pháp luật còn quy định mức vốn tối thiểu hoặc yêu cầu chứng minh năng lực tài chính.

6. Người đại diện theo pháp luật không đáp ứng điều kiện

Người đại diện theo pháp luật cần có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.

Nếu lựa chọn không đúng, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc phát sinh rủi ro trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

7. Hồ sơ thiếu chữ ký hoặc ký không đúng

Đây là lỗi rất phổ biến khi tự chuẩn bị hồ sơ, ví dụ:

- Thiếu chữ ký của thành viên góp vốn.

- Ký sai vị trí.

- Ký không thống nhất với giấy tờ tùy thân.

- Người ký không đúng thẩm quyền.

Mặc dù là lỗi kỹ thuật nhưng vẫn khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung.

Dịch vụ đăng ký kinh doanh trọn gói tại Enterlaw.vn: https://enterlaw.vn/dang-ky-kinh-doanh

8. Thông tin cá nhân không thống nhất

Thông tin trên hồ sơ phải thống nhất với căn cước công dân, hộ chiếu và các giấy tờ khác, sai sót thường gặp:

- Sai ngày cấp.

- Sai địa chỉ thường trú.

- Sai số định danh.

- Sai họ tên hoặc dấu tiếng Việt.

9. Không góp đủ vốn điều lệ đúng thời hạn

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên và cổ đông phải góp đủ phần vốn đã cam kết trong thời hạn luật định (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

Nếu không góp đủ vốn, doanh nghiệp phải điều chỉnh vốn điều lệ hoặc tỷ lệ góp vốn theo quy định, đồng thời có thể ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các thành viên.

10. Không công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện việc công bố nội dung đăng ký theo quy định.

Việc bỏ sót thủ tục này có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.

11. Không thực hiện các thủ tục thuế ban đầu

Nhiều doanh nghiệp cho rằng sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là đã hoàn tất thủ tục thành lập. Trên thực tế, doanh nghiệp còn phải thực hiện nhiều nghĩa vụ sau thành lập như:

- Đăng ký thuế.

- Mở tài khoản ngân hàng.

- Đăng ký hóa đơn điện tử.

- Treo biển hiệu.

- Kê khai thuế theo quy định.

12. Không treo biển hiệu tại trụ sở

Đây là lỗi khá phổ biến đối với doanh nghiệp mới thành lập.

Khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý tiến hành kiểm tra, việc không có biển hiệu có thể ảnh hưởng đến quá trình xác minh địa chỉ hoạt động của doanh nghiệp.

Chi tiết xem phí, quyền lợi, chính sách khuyến mại tại link: https://enterlaw.vn/chi-phi-thanh-lap-doanh-nghiep hoặc liên hệ 0903298555 để được tư vấn miễn phí.

13. Không xin giấy phép con đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được phép hoạt động trong mọi lĩnh vực. Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện như:

- Lữ hành.

- Giáo dục.

- Hóa chất.

- An toàn thực phẩm.

- Dược phẩm.

- Logistics trong một số trường hợp.

Doanh nghiệp còn phải đáp ứng điều kiện và xin giấy phép chuyên ngành trước khi hoạt động.

14. Không cập nhật quy định pháp luật mới

Pháp luật về doanh nghiệp thường xuyên được sửa đổi, bổ sung thông qua các nghị định, thông tư và văn bản hướng dẫn.

Việc áp dụng biểu mẫu hoặc quy định cũ là nguyên nhân khiến nhiều hồ sơ bị trả lại.

15. Tự thực hiện hồ sơ nhưng không được rà soát pháp lý

Không ít trường hợp doanh nghiệp sử dụng các mẫu hồ sơ tải trên Internet mà không kiểm tra tính cập nhật.

Khi xảy ra sai sót, doanh nghiệp phải sửa đổi nhiều lần, kéo dài thời gian thành lập và phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Có thể thấy, phần lớn các lỗi nêu trên đều hoàn toàn có thể phòng tránh nếu hồ sơ được chuẩn bị cẩn thận và được rà soát trước khi nộp. Việc đầu tư thời gian ngay từ giai đoạn chuẩn bị sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí về sau.

Nếu bạn đang chuẩn bị thành lập doanh nghiệp nhưng chưa chắc hồ sơ, tên công ty, ngành nghề, vốn điều lệ hay địa chỉ trụ sở đã đúng quy định, Enterlaw.vn có thể hỗ trợ bạn ngay từ đầu. Với kinh nghiệm tư vấn và thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, chúng tôi giúp hồ sơ được chuẩn bị đúng, hạn chế bị trả lại và tiết kiệm thời gian cho khách hàng.

Liên hệ Enterlaw.vn để được tư vấn dịch vụ thành lập doanh nghiệp nhanh chóng, đúng luật và phù hợp với định hướng kinh doanh của bạn.

Trân trọng cảm ơn!

=======================================================================================

Enterlaw.vn - Hiểu luật, hiểu bạn!

Những lỗi thường gặp khi đăng ký doanh nghiệp - 15 lỗi phổ biến!