Sau khi được cấp giấy phép xuất khẩu gạo, doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì điều kiện kinh doanh, chuẩn bị hậu kiểm, quản lý dự trữ lưu thông và thực hiện chế độ báo cáo. Giấy chứng nhận còn thời hạn không có nghĩa doanh nghiệp đã hoàn thành mọi nghĩa vụ trong suốt quá trình hoạt động.
Trên thực tế, những vấn đề như hợp đồng thuê kho hết hạn, số liệu tồn kho không thống nhất hoặc bỏ sót báo cáo có thể ảnh hưởng đến việc duy trì giấy chứng nhận. Vì vậy, doanh nghiệp nên phân công người phụ trách và lập lịch theo dõi ngay khi nhận kết quả.
Bài viết tổng hợp những công việc trọng tâm sau cấp giấy, các mốc cần lưu ý và trường hợp có thể bị thu hồi, giúp doanh nghiệp tổ chức hoạt động xuất khẩu chủ động hơn.
Thời điểm áp dụng: Bài viết cập nhật ngày 28/9/2026 theo Nghị định 365/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/10/2026. Nội dung dưới đây hướng dẫn nghĩa vụ theo nghị định mới kể từ ngày có hiệu lực.
1. Duy trì điều kiện kinh doanh và chuẩn bị hậu kiểm
Doanh nghiệp phải tiếp tục đáp ứng yêu cầu về kho chuyên dùng chứa thóc, gạo và cơ sở xay xát theo Điều 4 trong quá trình kinh doanh. Các nội dung nên kiểm tra thường xuyên gồm:
- Quyền sở hữu hoặc quyền thuê cơ sở vẫn có căn cứ hợp pháp;
- Thời hạn thuê phù hợp với thời hạn giấy chứng nhận;
- Hiện trạng cơ sở đáp ứng yêu cầu an toàn thực phẩm, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật;
- Thông tin kê khai, giấy chứng nhận và cơ sở thực tế thống nhất;
- Có phương án xử lý khi cơ sở phải sửa chữa, ngừng hoạt động hoặc thay đổi.
Doanh nghiệp có thể đối chiếu chi tiết tại bài điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo.
Hậu kiểm được thực hiện khi nào?
Theo khoản 2 Điều 5, UBND cấp tỉnh nơi thương nhân có kho chuyên dùng chủ trì, chỉ đạo các cơ quan chức năng phối hợp tổ chức hậu kiểm kho và cơ sở xay xát trong 45 ngày kể từ ngày Bộ Công Thương cấp giấy chứng nhận.
Đây là 45 ngày, không phải 45 ngày làm việc. Thời hạn hậu kiểm không phải khoảng thời gian để doanh nghiệp chờ hoàn thiện điều kiện sau khi đã được cấp giấy.
Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ đã kê khai, giấy tờ cơ sở, hợp đồng thuê, tài liệu bàn giao và tài liệu chứng minh điều kiện thực tế; phân công người phối hợp khi được kiểm tra.
Ngoài đợt hậu kiểm này, Điều 5 còn quy định việc kiểm tra theo kế hoạch định kỳ hằng năm hoặc đột xuất. Đã qua hậu kiểm không đồng nghĩa kết thúc trách nhiệm duy trì điều kiện.
2. Thường xuyên duy trì dự trữ lưu thông tối thiểu 5%
Theo Điều 12, thương nhân kinh doanh xuất khẩu gạo phải thường xuyên duy trì mức dự trữ lưu thông tối thiểu tương đương 5% số lượng gạo đã xuất khẩu trong 06 tháng trước đó, trừ trường hợp được miễn.
Có thể biểu diễn cách tính như sau:
Mức dự trữ tối thiểu = Số lượng gạo đã xuất khẩu trong 06 tháng trước đó × 5%.
Ví dụ, tại thời điểm xác định, doanh nghiệp đã xuất khẩu 10.000 tấn gạo trong 06 tháng trước đó thì mức dự trữ tối thiểu tương đương là 500 tấn gạo.
Cần lưu ý:
- Căn cứ tính là số lượng đã xuất khẩu, không phải doanh thu hoặc giá trị hợp đồng;
- Không lấy lượng dự kiến xuất khẩu thay cho lượng thực tế đã xuất khẩu;
- Mức cần duy trì phải được cập nhật theo dữ liệu của giai đoạn tương ứng;
- Nghĩa vụ là duy trì thường xuyên, không chỉ bảo đảm số liệu tại ngày lập báo cáo.
Theo khoản 4 Điều 3, hoạt động xuất khẩu gạo hữu cơ, gạo đồ và gạo bổ sung vi chất dinh dưỡng được miễn dự trữ lưu thông theo Điều 12. Nếu kinh doanh nhiều loại gạo, cần xác định đúng phạm vi miễn.
3. Báo cáo xuất khẩu gạo: thời điểm, biểu mẫu và nơi nhận
Chế độ báo cáo tại Điều 25 gồm báo cáo hằng tháng, báo cáo định kỳ theo quý, năm, báo cáo đột xuất và báo cáo ngay khi phát sinh sự kiện nhất định.
3.1 Báo cáo vào ngày 05 hằng tháng
Theo điểm b khoản 1 Điều 25, doanh nghiệp báo cáo về tình hình ký kết, thực hiện hợp đồng xuất khẩu và lượng thóc, gạo thực tế tồn kho theo từng chủng loại.
| Nội dung | Biểu mẫu |
|---|---|
| Tình hình ký kết, thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo trong kỳ | Mẫu số 06 |
| Lượng thóc, gạo thực tế tồn kho | Mẫu số 07 |
Nơi nhận gồm:
- Bộ Công Thương;
- Sở Công Thương nơi thương nhân có trụ sở chính, có kho chuyên dùng và cơ sở xay xát;
- Hiệp hội Lương thực Việt Nam, đối với thương nhân là thành viên của Hiệp hội.
Nếu trụ sở và các cơ sở nằm ở nhiều địa phương, cần xác định đầy đủ các Sở Công Thương liên quan theo quy định.
3.2 Báo cáo quý, năm và đột xuất
Điểm c khoản 1 Điều 25 quy định báo cáo định kỳ theo quý, năm và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của các cơ quan được nêu tại điều khoản này. Báo cáo định kỳ sử dụng Mẫu số 08.
Các cơ quan được quy định gồm Bộ Công Thương, Bộ Tài chính, Bộ Nông nghiệp và Môi trường, UBND và Sở Công Thương cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở, cơ sở hoặc xây dựng vùng nguyên liệu, theo phạm vi liên quan.
Không nên hiểu rằng chỉ cần gửi một báo cáo vào ngày 05 hằng tháng là đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ báo cáo. Doanh nghiệp cần theo dõi thêm hướng dẫn và yêu cầu cụ thể của cơ quan có thẩm quyền.
3.3 Báo cáo ngay khi thay đổi cơ sở hoặc không đáp ứng điều kiện
Theo điểm a khoản 1 Điều 25, doanh nghiệp phải báo cáo ngay bằng văn bản với Bộ Công Thương và UBND cấp tỉnh nơi có kho, cơ sở xay xát đã kê khai khi không đáp ứng điều kiện kinh doanh hoặc thay đổi các cơ sở để đáp ứng điều kiện.
Không chờ đến kỳ báo cáo tháng mới thông báo các sự kiện này.
Các biểu mẫu có trong Phụ lục của Nghị định 365/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp thuộc diện miễn theo khoản 4 Điều 3 cần xác định đúng phạm vi miễn báo cáo.
4. Xử lý khi thay đổi thông tin hoặc giấy chứng nhận sắp hết hạn
Doanh nghiệp nên theo dõi riêng tình trạng giấy chứng nhận và hợp đồng thuê cơ sở, tránh chỉ kiểm tra khi phát sinh đơn hàng.
| Tình huống | Hướng xử lý |
|---|---|
| Thay đổi nội dung giấy chứng nhận | Thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung theo Điều 7 |
| Giấy bị thất lạc, hư hỏng hoặc tiêu hủy | Đề nghị cấp lại theo Điều 7 |
| Giấy sắp hết hiệu lực | Đề nghị cấp giấy mới thay thế theo khoản 6 Điều 6 |
| Thay đổi cơ sở hoặc không còn đáp ứng điều kiện | Báo cáo ngay theo Điều 25; đồng thời xác định thủ tục điều chỉnh giấy và phương án duy trì điều kiện |
Báo cáo thay đổi và thủ tục sửa đổi giấy chứng nhận là hai công việc cần phân biệt. Không nên cho rằng đã gửi báo cáo thì nội dung giấy được tự động điều chỉnh.
Giấy chứng nhận cấp mới có thời hạn 05 năm kể từ ngày cấp. Giấy được cấp lại hoặc sửa đổi, bổ sung giữ thời hạn hiệu lực của giấy trước đó, không được tính lại một chu kỳ 05 năm mới.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ trước khi giấy hết hạn, tính cả thời gian hoàn thiện tài liệu và khả năng phải bổ sung. Việc đã nộp hồ sơ không tự kéo dài hiệu lực của giấy cũ.
5. Lưu ý về thu mua, vùng nguyên liệu và từng lô hàng xuất khẩu
Ngoài nghĩa vụ liên quan trực tiếp đến giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động kinh doanh theo các quy định áp dụng.
Theo Điều 13, thương nhân kinh doanh xuất khẩu gạo có trách nhiệm thông báo với UBND cấp tỉnh các điểm mua thóc, gạo; công bố điểm mua và niêm yết giá mua theo chất lượng, chủng loại, mùa vụ. Trường hợp mua qua thương nhân khác hoặc cơ sở chế biến, cần đối chiếu yêu cầu liên kết, tổ chức hệ thống tại khoản 2 Điều này.
Điều 25 còn quy định trách nhiệm tích cực triển khai xây dựng vùng nguyên liệu, tham gia chuỗi liên kết và thực hiện báo cáo liên quan theo quy định. Không nên diễn giải các nội dung này thành yêu cầu mọi doanh nghiệp phải sở hữu vùng nguyên liệu để được cấp giấy.
Đối với từng lô hàng, doanh nghiệp vẫn phải xác định yêu cầu về hải quan, kiểm dịch, chất lượng, an toàn thực phẩm, xuất xứ, thuế và thị trường nhập khẩu.
Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo không thay thế toàn bộ thủ tục của từng lô hàng. Doanh nghiệp cũng cần theo dõi chỉ đạo điều hành xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo Điều 15.
6. Những trường hợp cần lưu ý vì có thể bị thu hồi giấy chứng nhận
Điều 8 quy định nhiều căn cứ để Bộ Công Thương xem xét, quyết định thu hồi. Trong quản lý hoạt động thường xuyên, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý:
| Trường hợp | Điểm cần hiểu đúng |
|---|---|
| Không duy trì điều kiện theo Điều 4 | Giấy còn hạn không thay thế yêu cầu đáp ứng điều kiện thực tế |
| Kê khai cơ sở không đúng thực tế hoặc gian lận để được cấp giấy | Hồ sơ phải phản ánh đúng cơ sở và quyền sử dụng |
| Không duy trì dự trữ theo Điều 12 | Cần theo dõi lượng dự trữ thường xuyên |
| Không đứng tên trên tờ khai hàng hóa xuất khẩu là người xuất khẩu trong 12 tháng liên tục | Có ngoại lệ đối với thương nhân đã thông báo tạm ngừng kinh doanh theo pháp luật |
| Bộ Công Thương không nhận được báo cáo sau 45 ngày kể từ ngày ban hành văn bản đôn đốc | Áp dụng với trách nhiệm báo cáo tại điểm a, b khoản 1 Điều 25 |
| Không thực hiện hoặc thực hiện không đúng chỉ đạo điều hành theo Điều 15 | Cần theo dõi các yêu cầu điều hành áp dụng |
Bảng trên nêu các trường hợp trọng tâm, không thay thế toàn bộ danh mục tại Điều 8. Các căn cứ khác còn gồm đề nghị thu hồi của thương nhân, giải thể, phá sản, bị thu hồi giấy tờ đăng ký được quy định và đề xuất của cơ quan có thẩm quyền.
Chậm một báo cáo không có nghĩa giấy tự động bị thu hồi ngay. Việc thu hồi thực hiện theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Công Thương và phải ghi rõ lý do. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện báo cáo đúng hạn; không coi thời gian đôn đốc là thời gian được phép chậm.
Khoản 3, khoản 4 Điều 8 còn đặt ra thời gian tối thiểu trước khi được xem xét cấp giấy mới sau thu hồi: có trường hợp là 12 tháng, trường hợp tái phạm việc không duy trì điều kiện theo quy định là 24 tháng. Việc khắc phục không đồng nghĩa được cấp giấy trở lại ngay.
7. Bảng công việc nên theo dõi sau khi được cấp giấy
Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng dưới đây để phân công nội bộ. Những đầu việc quản trị được ghi rõ để phân biệt với thời hạn pháp luật.
| STT | Công việc | Thời điểm theo dõi |
|---|---|---|
| 1 | Kiểm tra thông tin giấy, lưu hồ sơ và phân công người phụ trách | Ngay khi nhận giấy — khuyến nghị quản trị |
| 2 | Chuẩn bị tài liệu, phối hợp hậu kiểm | Cơ quan chức năng tổ chức trong 45 ngày từ ngày cấp |
| 3 | Kiểm tra điều kiện kho, cơ sở xay xát và quyền sử dụng | Duy trì trong quá trình kinh doanh |
| 4 | Theo dõi lượng xuất khẩu và mức dự trữ tối thiểu | Thường xuyên |
| 5 | Báo cáo hợp đồng và tồn kho, Mẫu 06–07 | Ngày 05 hằng tháng |
| 6 | Báo cáo quý, năm, Mẫu 08 và báo cáo đột xuất | Theo chế độ, hướng dẫn và yêu cầu áp dụng |
| 7 | Báo cáo thay đổi cơ sở hoặc không đáp ứng điều kiện | Ngay khi phát sinh |
| 8 | Kiểm tra giấy sắp hết hạn, hợp đồng thuê sắp kết thúc | Chủ động rà trước thời điểm hết hạn |
| 9 | Theo dõi hoạt động đứng tên xuất khẩu, tình trạng tạm ngừng | Tránh bỏ sót mốc 12 tháng liên tục |
Nên chỉ định một đầu mối tổng hợp số liệu từ kinh doanh, kho, xuất nhập khẩu và kế toán; lưu cả báo cáo đã gửi và bằng chứng gửi, tiếp nhận để thuận tiện đối chiếu.
8. Câu hỏi thường gặp sau khi được cấp giấy phép xuất khẩu gạo
8.1 Tháng không có đơn hàng xuất khẩu thì có được bỏ báo cáo không?
Điểm b khoản 1 Điều 25 không quy định miễn báo cáo tháng chỉ vì không phát sinh đơn hàng. Doanh nghiệp thuộc diện phải báo cáo cần phản ánh đúng tình hình thực tế, gồm cả trường hợp không phát sinh và số liệu tồn kho theo biểu mẫu.
8.2 Đổi kho nhưng kho mới vẫn đủ điều kiện thì có cần báo cáo không?
Có. Nghĩa vụ báo cáo tại điểm a khoản 1 Điều 25 bao gồm trường hợp thay đổi kho, cơ sở xay xát để đáp ứng điều kiện. Đồng thời, cần thực hiện sửa đổi, bổ sung nếu thay đổi nội dung giấy chứng nhận.
8.3 Đã qua hậu kiểm thì có thể trả lại kho thuê không?
Chỉ được xử lý hợp đồng theo phương án vẫn bảo đảm điều kiện kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ liên quan. Không thể trả lại cơ sở duy nhất đang đáp ứng điều kiện rồi tiếp tục dựa vào giấy chứng nhận còn hạn để kinh doanh.
8.4 Giấy cấp theo quy định cũ có phải đổi ngay từ ngày 01/10/2026 không?
Theo khoản 1 Điều 26, giấy đã cấp theo Nghị định 107/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 01/2025/NĐ-CP, tiếp tục được sử dụng theo thời hạn hiệu lực, trừ trường hợp đề nghị cấp lại, sửa đổi, bổ sung theo Điều 7.
Duy trì giấy chứng nhận cần sự phối hợp giữa quản lý cơ sở, hoạt động xuất khẩu và chế độ báo cáo. Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ để phát hiện sớm những thay đổi cần xử lý.
Nếu cần kiểm tra tình trạng giấy, thay đổi cơ sở hoặc nghĩa vụ liên quan, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ tư vấn giấy phép xuất khẩu gạo hoặc liên hệ với Enterlaw.vn để được hướng dẫn phù hợp.
