Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật được quy định trong Bộ luật lao động, giúp việc xử lý kỷ luật được công bằng, rõ ràng và minh bạch. Khi người lao động có hành vi vi phạm, người sử dụng lao động có quyền xem xét xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, quyền này phải được thực hiện trong phạm vi và theo những nguyên tắc pháp luật quy định.
Doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào đánh giá của người quản lý để kết luận người lao động có lỗi, cũng không được tùy ý lựa chọn hình thức xử lý hoặc bỏ qua quyền bào chữa của người lao động.
Điều 122 Bộ luật Lao động quy định khá cụ thể các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động, từ nghĩa vụ chứng minh lỗi, thành phần tham gia, quyền bào chữa đến nguyên tắc một hành vi chỉ áp dụng một hình thức kỷ luật.
Hiểu đúng các nguyên tắc này là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xử lý vi phạm đúng luật và hạn chế tranh chấp phát sinh.
1. Các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động gồm những gì?
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động, khi xử lý kỷ luật lao động cần bảo đảm các nguyên tắc cơ bản sau:
| Nguyên tắc | Nội dung cần lưu ý |
|---|---|
| Chứng minh lỗi | Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động |
| Bảo đảm thành phần | Có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người bị xử lý là thành viên |
| Bảo đảm sự có mặt và quyền bào chữa | Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa |
| Ghi thành biên bản | Việc xử lý kỷ luật phải được ghi thành biên bản |
| Một hành vi – một hình thức | Không áp dụng nhiều hình thức kỷ luật đối với cùng một hành vi |
| Nhiều hành vi | Chỉ áp dụng hình thức cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất |
| Bảo đảm thời điểm xử lý | Không xử lý người lao động trong những thời gian pháp luật quy định chưa được xử lý |
| Bảo đảm khả năng nhận thức | Không xử lý nếu hành vi được thực hiện trong khi người lao động mắc bệnh làm mất khả năng nhận thức hoặc điều khiển hành vi |
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải bảo đảm đúng căn cứ, thời hiệu, thẩm quyền và trình tự xử lý. Nếu cần tìm hiểu tổng quan, có thể tham khảo bài Kỷ luật lao động là gì?.
2. Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động
Theo điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động. Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất khi xử lý kỷ luật.
Doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào nhận định của người quản lý, phản ánh bằng lời nói hoặc suy đoán rằng người lao động có lỗi để ban hành quyết định xử lý.
Tùy từng vụ việc, doanh nghiệp cần có tài liệu, biên bản, dữ liệu điện tử, camera, email, bảng chấm công, lời trình bày của những người liên quan hoặc các chứng cứ hợp pháp khác để xác định:
- Hành vi nào đã xảy ra;
- Ai thực hiện hành vi;
- Diễn biến của vụ việc;
- Người lao động có lỗi hay không.
Cần phân biệt giữa việc một sự cố đã xảy ra và lỗi của người lao động. Không phải cứ có thiệt hại, có sai sót hoặc kết quả công việc không đạt yêu cầu thì mặc nhiên người lao động phải chịu kỷ luật.
3. Phải bảo đảm sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động
Khi xử lý kỷ luật, pháp luật yêu cầu có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động bị xử lý là thành viên. Doanh nghiệp vì vậy cần xác định:
- Người lao động có phải thành viên của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hay không;
- Tổ chức nào cần được thông báo;
- Việc thông báo và mời tham dự đã được thực hiện đúng quy định hay chưa.
Đây không đơn thuần là một thủ tục hình thức mà là một trong những yêu cầu pháp luật nhằm bảo đảm quá trình xử lý được thực hiện khách quan và có sự tham gia của chủ thể đại diện cho người lao động.
Nội dung cụ thể về việc thông báo, tổ chức họp và ra quyết định có thể tham khảo tại bài Quy trình xử lý kỷ luật lao động.
4. Phải bảo đảm sự có mặt và quyền bào chữa của người lao động
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động, người lao động bị xem xét xử lý kỷ luật phải được bảo đảm quyền:
- Có mặt tại cuộc họp;
- Tự bào chữa;
- Nhờ luật sư bào chữa;
- Nhờ tổ chức đại diện người lao động bào chữa.
Trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật của người chưa đủ 15 tuổi.
Điều này có nghĩa cuộc họp xử lý kỷ luật không nên chỉ được tổ chức để công bố một quyết định đã được định sẵn. Người lao động phải có cơ hội được biết hành vi bị cho là vi phạm, trình bày ý kiến và đưa ra thông tin, chứng cứ để bảo vệ mình.
Tuy nhiên, quyền có mặt không có nghĩa người lao động chỉ cần không đến họp thì doanh nghiệp không thể tiếp tục xử lý.
Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp đã thực hiện đúng việc thông báo mà thành phần phải tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt thì cuộc họp vẫn có thể được tiến hành theo quy định.
5. Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản
Điểm d khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động quy định việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản. Biên bản là tài liệu ghi nhận diễn biến cuộc họp, ý kiến của các bên và những vấn đề liên quan đến việc xem xét hành vi vi phạm.
Doanh nghiệp không nên xem đây chỉ là một thủ tục hành chính.
Khi xảy ra tranh chấp, biên bản cuộc họp cùng với thông báo họp, chứng cứ về hành vi vi phạm, nội quy lao động và quyết định xử lý là những tài liệu quan trọng để đánh giá việc xử lý có đúng pháp luật hay không.
Vì vậy, ngay từ đầu doanh nghiệp nên xây dựng nội quy lao động rõ ràng, trong đó xác định cụ thể hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng.
6. Một hành vi vi phạm chỉ được áp dụng một hình thức kỷ luật
Khoản 2 Điều 122 Bộ luật Lao động quy định: Không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm.
Ví dụ, đối với cùng một hành vi, doanh nghiệp không thể vừa:
Khiển trách
vừa:
Kéo dài thời hạn nâng lương.
Doanh nghiệp phải xác định một hình thức xử lý phù hợp với hành vi vi phạm. Bộ luật Lao động hiện hành quy định 04 hình thức xử lý gồm:
(1) Khiển trách;
(2) Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng;
(3) Cách chức;
(4) Sa thải.
Chi tiết về từng hình thức có thể tham khảo tại bài Các hình thức xử lý kỷ luật lao động.
7. Người lao động có nhiều hành vi vi phạm thì xử lý thế nào?
Trường hợp người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật, pháp luật không cho phép cộng dồn nhiều hình thức kỷ luật. Theo khoản 3 Điều 122 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp chỉ được áp dụng: Hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.
Ví dụ, trong cùng một lần xử lý, người lao động có:
- Một hành vi tương ứng với hình thức khiển trách;
- Một hành vi tương ứng với hình thức kéo dài thời hạn nâng lương.
Nếu đủ căn cứ xử lý thì doanh nghiệp chỉ áp dụng hình thức cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất, chứ không áp dụng đồng thời cả hai hình thức.
Nguyên tắc này nhằm tránh việc người lao động bị cộng dồn nhiều hình thức kỷ luật trong cùng một lần xử lý.
8. Những trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động
Pháp luật quy định một số trường hợp người sử dụng lao động chưa được hoặc không được xử lý kỷ luật lao động. Người lao động đang trong thời gian pháp luật chưa cho phép xử lý Theo khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động, không được xử lý kỷ luật đối với người lao động đang:
- Nghỉ ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý;
- Bị tạm giữ, tạm giam;
- Chờ kết quả điều tra, xác minh và kết luận của cơ quan có thẩm quyền đối với những hành vi thuộc khoản 1 và khoản 2 Điều 125 Bộ luật Lao động;
- Người lao động nữ đang mang thai;
- Nghỉ thai sản;
- Nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Đây là thời gian chưa được xử lý, không có nghĩa hành vi vi phạm đương nhiên bị bỏ qua. Sau khi thời gian này kết thúc, doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra thời hiệu xử lý kỷ luật trước khi tiến hành.
Người lao động mất khả năng nhận thức hoặc điều khiển hành vi
Khoản 5 Điều 122 Bộ luật Lao động quy định không xử lý kỷ luật đối với người lao động thực hiện hành vi vi phạm trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.
Điểm cần chú ý là quy định này gắn với tình trạng của người lao động tại thời điểm thực hiện hành vi vi phạm.
Không thể chỉ căn cứ vào việc người lao động từng mắc một bệnh nào đó để mặc nhiên cho rằng họ không thể bị xử lý kỷ luật.
9. Những hành vi nào bị cấm khi xử lý kỷ luật lao động?
Bên cạnh các nguyên tắc tại Điều 122, Điều 127 Bộ luật Lao động còn quy định những hành vi người sử dụng lao động không được thực hiện khi xử lý kỷ luật.
Bao gồm:
- Xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động;
- Phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật;
- Xử lý đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động không có quy định.
Ví dụ, doanh nghiệp không thể quy định: “Đi muộn bị phạt 500.000 đồng” rồi sử dụng khoản tiền này như một hình thức xử lý kỷ luật. Tương tự, doanh nghiệp cũng không thể tự tạo thêm những căn cứ hoặc hình thức kỷ luật mà pháp luật không cho phép.
Đặc biệt với những vụ việc có khả năng áp dụng hình thức sa thải hoặc có nguy cơ phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ trước khi ra quyết định. Có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn xử lý kỷ luật lao động của Enterlaw.
10. Một số câu hỏi thường gặp về nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động
(1) Nguyên tắc xử lý kỷ luật có áp dụng đối với hình thức khiển trách không?
Có.
Khiển trách vẫn là một trong các hình thức xử lý kỷ luật lao động được quy định tại Điều 124 Bộ luật Lao động.
Do đó, việc áp dụng hình thức khiển trách vẫn phải bảo đảm các nguyên tắc và yêu cầu pháp luật về xử lý kỷ luật lao động.
(2) Doanh nghiệp và người lao động có thể thỏa thuận bỏ qua các nguyên tắc xử lý kỷ luật không?
Không.
Các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động được pháp luật quy định để điều chỉnh quá trình thực hiện quyền quản lý lao động của người sử dụng lao động.
Doanh nghiệp và người lao động không thể tự thỏa thuận để loại bỏ những nguyên tắc bắt buộc này.
(3) Hành vi vi phạm rất nghiêm trọng có được xử lý ngay không?
Không mặc nhiên.
Mức độ nghiêm trọng của hành vi không làm mất đi yêu cầu về chứng minh lỗi, thành phần tham gia, quyền bào chữa, thời hiệu, thẩm quyền và trình tự xử lý.
Ngay cả trong trường hợp dự kiến áp dụng hình thức sa thải, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc xử lý kỷ luật và bảo đảm hành vi thuộc đúng căn cứ sa thải theo pháp luật.
(4) Người lao động không đến họp thì có được xử lý kỷ luật không?
Có thể.
Nếu doanh nghiệp đã thực hiện đúng việc thông báo và đáp ứng các điều kiện theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì cuộc họp vẫn có thể được tiến hành trong trường hợp thành phần phải tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt.
Doanh nghiệp cần lưu giữ được tài liệu chứng minh việc thông báo đã được thực hiện đúng quy định.
11. Kết luận của Enterlaw.vn
Các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động không chỉ nhằm bảo vệ quyền của người lao động mà còn tạo ra hành lang pháp lý để người sử dụng lao động thực hiện quyền quản lý một cách hợp pháp.
Khi phát sinh vi phạm, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: chứng minh được lỗi, bảo đảm thành phần tham gia và quyền bào chữa, lập biên bản, một hành vi chỉ áp dụng một hình thức kỷ luật và không xử lý trong những trường hợp pháp luật hạn chế.
Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc ngay từ đầu sẽ giúp quyết định xử lý có căn cứ hơn và hạn chế nguy cơ phát sinh khiếu nại, khởi kiện hoặc tranh chấp.
Trường hợp cần rà soát một vụ việc cụ thể hoặc hệ thống quản trị lao động của doanh nghiệp, khách hàng có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn luật lao động của Enterlaw.
