Xử lý kỷ luật lao động là quyền của người sử dụng lao động khi người lao động có hành vi vi phạm. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào việc “người lao động có lỗi” rồi ban hành ngay quyết định kỷ luật.
Pháp luật yêu cầu người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi, xác định đúng hành vi vi phạm, bảo đảm thời hiệu, đúng thành phần, thẩm quyền và thực hiện đúng trình tự xử lý. Chỉ một bước thực hiện không đúng cũng có thể làm phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp sau này.
Bài viết dưới đây hướng dẫn quy trình xử lý kỷ luật lao động đúng pháp luật, từ khi phát hiện hành vi vi phạm đến khi ban hành quyết định xử lý.
1. Trước khi xử lý kỷ luật lao động cần kiểm tra những gì?
Trước khi bắt đầu quy trình, người sử dụng lao động nên kiểm tra một số vấn đề quan trọng:
- Hành vi của người lao động có phải là hành vi vi phạm kỷ luật hay không;
- Hành vi đó có được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động hay không;
- Doanh nghiệp có chứng cứ chứng minh hành vi và lỗi của người lao động hay không;
- Hình thức kỷ luật dự kiến áp dụng có phù hợp hay không;
- Vụ việc còn thời hiệu xử lý hay không;
- Người lao động có đang thuộc thời gian pháp luật chưa cho phép xử lý kỷ luật hay không;
- Người dự kiến ký quyết định có đúng thẩm quyền hay không.
Đặc biệt, đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, việc xây dựng một hệ thống nội quy rõ ràng ngay từ đầu có ý nghĩa rất lớn khi phát sinh vi phạm. Doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ xây dựng và đăng ký nội quy lao động.
2. Quy trình xử lý kỷ luật lao động gồm những bước nào?
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, có thể khái quát quy trình xử lý kỷ luật lao động thành 05 bước sau:
Bước 1. Lập biên bản vi phạm hoặc thu thập chứng cứ
Nếu phát hiện hành vi vi phạm ngay tại thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm và thực hiện việc thông báo cho các chủ thể có liên quan theo quy định.
Trường hợp hành vi chỉ được phát hiện sau khi đã xảy ra, doanh nghiệp không thể lập biên bản tại thời điểm vi phạm mà cần tiến hành thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.
Chứng cứ có thể tùy từng vụ việc như tài liệu, dữ liệu điện tử, camera, email, biên bản làm việc, thông tin về thời gian làm việc, tài sản hoặc lời trình bày của những người liên quan.
Điều quan trọng là chứng cứ phải được thu thập khách quan và đủ để chứng minh hành vi, diễn biến và lỗi của người lao động.
Bước 2. Rà soát căn cứ, thời hiệu và hồ sơ xử lý
Sau khi có tài liệu về hành vi vi phạm, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ căn cứ trước khi tổ chức họp.
Ở bước này cần xác định:
-
Hành vi vi phạm cụ thể;
-
Quy định nào trong nội quy hoặc pháp luật bị vi phạm;
-
Hình thức xử lý dự kiến;
-
Thời hiệu xử lý;
-
Người lao động có thuộc trường hợp chưa được xử lý kỷ luật hay không;
-
Thành phần phải tham dự cuộc họp;
-
Người có thẩm quyền ra quyết định.
Đây là bước rất quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp dự kiến áp dụng sa thải. Sa thải chỉ được thực hiện đối với những trường hợp thuộc Điều 125 Bộ luật Lao động, không thể chỉ dựa vào đánh giá chủ quan rằng hành vi là “nghiêm trọng”.
Doanh nghiệp đang cân nhắc hình thức này có thể xem thêm Dịch vụ tư vấn sa thải người lao động.
Bước 3. Thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật
Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành cuộc họp, người sử dụng lao động phải thông báo về:
-
Nội dung cuộc họp;
-
Thời gian;
-
Địa điểm;
-
Họ tên người bị xử lý kỷ luật;
-
Hành vi vi phạm bị xem xét xử lý.
Thông báo phải được gửi đến các thành phần phải tham dự theo quy định và phải bảo đảm họ nhận được thông báo trước khi cuộc họp diễn ra.
Nếu một trong các thành phần không thể tham dự theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận thay đổi. Nếu không thỏa thuận được, người sử dụng lao động quyết định thời gian và địa điểm họp.
Bước 4. Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động
Cuộc họp được tiến hành theo thời gian và địa điểm đã thông báo.
Người sử dụng lao động cần trình bày rõ hành vi vi phạm, chứng cứ và căn cứ dự kiến xử lý; đồng thời bảo đảm người lao động được trình bày ý kiến, giải trình và thực hiện quyền bào chữa.
Toàn bộ quá trình họp phải được lập thành biên bản.
Biên bản phải được hoàn thành trước khi kết thúc cuộc họp và được thông qua với những người tham dự. Trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản phải ghi rõ họ tên và lý do không ký, nếu có.
Bước 5. Ban hành và gửi quyết định xử lý kỷ luật
Sau cuộc họp, người có thẩm quyền xem xét hồ sơ, nội dung cuộc họp và ban hành quyết định xử lý kỷ luật nếu có đủ căn cứ.
Quyết định phải được ban hành trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động và gửi đến các thành phần có liên quan theo quy định.
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
Nếu vụ việc phức tạp hoặc có nguy cơ phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn xử lý kỷ luật lao động của Enterlaw.
3. Những ai phải tham gia cuộc họp xử lý kỷ luật lao động?
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động, tùy từng trường hợp, cuộc họp cần bảo đảm sự tham gia của các chủ thể theo quy định, trong đó đáng chú ý gồm:
Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động bị xử lý là thành viên;
Người lao động bị xử lý kỷ luật. Người lao động có quyền có mặt, tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa;
Người đại diện theo pháp luật nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi.
Doanh nghiệp cần xác định đúng thành phần ngay từ khi gửi thông báo họp. Việc mời thiếu hoặc thông báo không đúng có thể trở thành một trong những căn cứ để người lao động phản đối tính hợp pháp của quá trình xử lý.
4. Người lao động không tham dự cuộc họp thì xử lý thế nào?
Người lao động không thể chỉ bằng việc không đến họp để làm cho quy trình xử lý kỷ luật phải dừng lại.
Sau khi nhận được thông báo, các thành phần phải tham dự có trách nhiệm xác nhận việc tham dự. Nếu không thể tham dự theo thời gian hoặc địa điểm đã thông báo thì hai bên có thể thỏa thuận thay đổi.
Trường hợp một trong các thành phần không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, người sử dụng lao động vẫn có thể tiến hành cuộc họp nếu đã thực hiện đúng việc thông báo và các yêu cầu pháp luật liên quan.
Điều quan trọng đối với doanh nghiệp là phải lưu giữ được tài liệu chứng minh:
-
Đã gửi thông báo;
-
Đúng đối tượng;
-
Đúng nội dung;
-
Đúng thời hạn;
-
Người nhận đã nhận được thông báo.
5. Người lao động không ký biên bản họp thì có xử lý được không?
Có thể.
Việc người lao động hoặc một người tham dự từ chối ký biên bản không mặc nhiên làm cuộc họp mất hiệu lực.
Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nếu một người tham dự không ký vào biên bản thì người ghi biên bản phải ghi rõ họ tên và lý do không ký, nếu có, vào nội dung biên bản.
Doanh nghiệp vì vậy không nên tìm cách ép người lao động ký mà cần ghi nhận trung thực diễn biến cuộc họp và việc từ chối ký.
6. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là bao lâu?
Theo Điều 123 Bộ luật Lao động:
- Thông thường, thời hiệu xử lý là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm;
- Nếu hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh, thời hiệu là 12 tháng.
Trong một số khoảng thời gian được quy định tại Điều 122, doanh nghiệp chưa được tiến hành xử lý kỷ luật, chẳng hạn người lao động đang nghỉ ốm đau, bị tạm giữ, tạm giam hoặc lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Khi khoảng thời gian này kết thúc, nếu thời hiệu đã hết hoặc còn nhưng không đủ 60 ngày thì pháp luật cho phép kéo dài thời hiệu, nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày kết thúc khoảng thời gian đó.
Doanh nghiệp cần tính thời hiệu ngay từ khi tiếp nhận vụ việc, bởi một hồ sơ có chứng cứ đầy đủ nhưng đã hết thời hiệu vẫn có thể không còn đủ điều kiện để xử lý.
7. Ai có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động?
Theo Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là:
- Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động; hoặc
- Người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
Do đó, doanh nghiệp không nên mặc định trưởng phòng nhân sự, trưởng bộ phận hoặc quản lý trực tiếp đều có quyền ký quyết định kỷ luật.
Thẩm quyền cần được kiểm tra trước khi ban hành quyết định. Sai người ký có thể làm phát sinh rủi ro đối với toàn bộ quá trình xử lý.
8. Những lỗi thường gặp khi xử lý kỷ luật lao động
8.1 Có hành vi vi phạm nhưng không chứng minh được lỗi
Người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động. Chỉ dựa vào nhận định của quản lý hoặc phản ánh bằng lời nói thường chưa đủ để bảo đảm hồ sơ chặt chẽ.
8.2 Nội quy không quy định rõ hành vi
Doanh nghiệp phát hiện hành vi không phù hợp nhưng nội quy lại không có căn cứ rõ ràng để xử lý.
Đây là lý do nội quy lao động cần được xây dựng sát với thực tế hoạt động chứ không nên chỉ sao chép một mẫu có sẵn.
8.3 Thông báo họp không đủ 05 ngày làm việc
Đây là lỗi thủ tục tương đối dễ xảy ra. Doanh nghiệp cần tính ngày làm việc, không nên nhầm thành 05 ngày theo lịch.
8.4 Không bảo đảm quyền giải trình của người lao động
Cuộc họp xử lý kỷ luật không nên được tổ chức chỉ để “công bố quyết định đã có sẵn”. Người lao động phải được tạo điều kiện trình bày, giải trình và thực hiện quyền bào chữa theo quy định.
8.5 Sai thời hiệu hoặc thẩm quyền
Đây là hai vấn đề cần kiểm tra độc lập. Một hành vi có căn cứ để xử lý chưa có nghĩa doanh nghiệp được quyền xử lý bất kỳ lúc nào hoặc bất kỳ ai cũng được ký quyết định.
8.6 Chọn sai hình thức kỷ luật
Đặc biệt với hình thức sa thải, doanh nghiệp phải kiểm tra đúng các căn cứ tại Điều 125. Không được tự mở rộng căn cứ sa thải bằng nội quy.
Nếu việc xử lý sai dẫn đến khiếu nại hoặc khởi kiện, doanh nghiệp có thể phải chuyển sang giai đoạn giải quyết tranh chấp lao động, khi đó chi phí và rủi ro thường lớn hơn nhiều so với việc rà soát hồ sơ ngay từ đầu.
9. Một số câu hỏi thường gặp về quy trình xử lý kỷ luật lao động
(1) Có bắt buộc phải lập biên bản vi phạm không?
Nếu hành vi được phát hiện ngay tại thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Nếu hành vi được phát hiện sau đó thì doanh nghiệp thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.
(2) Thông báo họp trước 05 ngày hay 05 ngày làm việc?
Phải thông báo ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành cuộc họp.
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi tính ngày gửi thông báo.
(3) Người lao động không đến họp thì có ra quyết định được không?
Có thể, nếu doanh nghiệp đã thực hiện đúng việc thông báo và đáp ứng các yêu cầu khác của pháp luật.
Không nên hiểu rằng người lao động chỉ cần từ chối tham dự thì doanh nghiệp vĩnh viễn không thể xử lý kỷ luật.
(4) Người lao động không ký biên bản có phải tổ chức họp lại không?
Không mặc nhiên phải họp lại.
Nếu người tham dự không ký, người ghi biên bản cần ghi rõ họ tên và lý do không ký, nếu có.
(5) Doanh nghiệp có thể họp xong rồi quyết định sa thải ngay không?
Chỉ khi hành vi thuộc đúng căn cứ sa thải theo Điều 125, hồ sơ chứng minh được lỗi và toàn bộ quá trình xử lý đáp ứng các yêu cầu pháp luật.
Không phải hành vi vi phạm nghiêm trọng nào theo đánh giá nội bộ của doanh nghiệp cũng được phép áp dụng sa thải.
10. Kết luận của enterlaw.vn
Quy trình xử lý kỷ luật lao động có thể tóm tắt thành:
Phát hiện vi phạm và thu thập chứng cứ → rà soát căn cứ, thời hiệu → thông báo họp ít nhất 05 ngày làm việc → tổ chức họp và lập biên bản → ban hành quyết định đúng thẩm quyền, trong thời hiệu.
Điểm quan trọng nhất là doanh nghiệp không nên coi quy trình xử lý kỷ luật chỉ là một thủ tục hình thức. Mỗi bước đều nhằm bảo đảm căn cứ xử lý rõ ràng, quyền giải trình của người lao động và tính khách quan của quyết định.
Một vụ việc được xử lý đúng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật, đồng thời hạn chế nguy cơ khiếu nại, khởi kiện và tranh chấp về sau.
Trường hợp cần rà soát tổng thể quan hệ lao động, khách hàng có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn luật lao động của Enterlaw.
Trân trọng.
