Kỷ luật lao động là vấn đề gắn trực tiếp với quá trình quản lý và làm việc tại doanh nghiệp. Người lao động có trách nhiệm tuân thủ thời giờ làm việc, quy trình, nội quy và sự điều hành hợp pháp của người sử dụng lao động. Ngược lại, doanh nghiệp cũng không được tùy ý phạt hoặc xử lý người lao động khi cho rằng có vi phạm.
Pháp luật quy định khá chặt chẽ về căn cứ, hình thức, nguyên tắc và thời hiệu xử lý kỷ luật lao động. Một quyết định kỷ luật dù xuất phát từ hành vi vi phạm có thật vẫn có thể phát sinh tranh chấp nếu doanh nghiệp áp dụng sai hình thức, hết thời hiệu hoặc không bảo đảm trình tự theo luật.
Bài viết dưới đây giúp làm rõ kỷ luật lao động là gì, có những hình thức xử lý nào và những vấn đề doanh nghiệp, người lao động cần lưu ý.
1. Kỷ luật lao động là gì?
Theo Điều 117 Bộ luật Lao động, kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.
Hiểu đơn giản, đây là những nguyên tắc người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc, chẳng hạn như thời giờ làm việc, quy trình sản xuất, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, bảo mật thông tin và trật tự tại nơi làm việc.
Cần phân biệt:
Kỷ luật lao động là hệ thống các quy tắc phải tuân thủ.
Xử lý kỷ luật lao động là việc người sử dụng lao động áp dụng một trong các hình thức kỷ luật mà pháp luật cho phép đối với người lao động có hành vi vi phạm.
Vì vậy, nói đến kỷ luật lao động không có nghĩa đơn giản là “phạt người lao động”.
2. Kỷ luật lao động được quy định ở đâu?
Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động phải được lập thành văn bản. Trong đó cần xác định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý tương ứng.
Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc nội quy phải bằng văn bản nhưng nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Điều này rất quan trọng. Doanh nghiệp không nên chờ đến khi người lao động vi phạm mới tìm cách bổ sung một hành vi vào nội quy để xử lý. Nội quy cần được xây dựng rõ ràng, đúng luật và phù hợp với hoạt động thực tế ngay từ đầu.
Doanh nghiệp cần xây dựng hoặc hoàn thiện nội quy có thể tham khảo Dịch vụ đăng ký nội quy lao động.
3. Có những hình thức xử lý kỷ luật lao động nào?
Theo Điều 124 Bộ luật Lao động, pháp luật quy định 04 hình thức xử lý kỷ luật lao động:
(1) Khiển trách
Đây là hình thức kỷ luật nhẹ nhất. Doanh nghiệp có thể áp dụng đối với những hành vi vi phạm được xác định trong nội quy và phù hợp với mức độ vi phạm.
(2) Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng
Người lao động có thể bị kéo dài thời hạn nâng lương, nhưng thời gian kéo dài không được quá 06 tháng.
(3) Cách chức
Hình thức này áp dụng đối với người lao động đang giữ chức vụ và có hành vi vi phạm thuộc trường hợp áp dụng hình thức cách chức theo nội quy phù hợp với pháp luật.
(4) Sa thải
Đây là hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất và dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp không được tự quy định bất kỳ hành vi “nghiêm trọng” nào cũng có thể bị sa thải. Hình thức sa thải chỉ được áp dụng trong những trường hợp pháp luật quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động.
Trường hợp đang xem xét một vụ việc cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo Tư vấn sa thải người lao động.
4. Xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ những nguyên tắc nào?
Người lao động có hành vi vi phạm chưa có nghĩa doanh nghiệp có thể lập tức ra quyết định kỷ luật. Theo Điều 122 Bộ luật Lao động, việc xử lý phải bảo đảm các nguyên tắc cơ bản sau:
- Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;
- Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người bị xử lý là thành viên;
- Người lao động có quyền có mặt, tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa; người chưa đủ 15 tuổi phải có người đại diện theo pháp luật tham gia;
- Việc xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản;
- Không áp dụng nhiều hình thức kỷ luật đối với cùng một hành vi;
- Nếu một người đồng thời có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng hình thức cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.
Trình tự họp xử lý kỷ luật, việc thông báo cho các thành phần tham dự và ban hành quyết định được hướng dẫn cụ thể tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Trong đó, thông báo họp phải được gửi ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành cuộc họp.
5. Khi nào chưa được xử lý kỷ luật người lao động?
Ngay cả khi đã có hành vi vi phạm, người sử dụng lao động không được tiến hành xử lý kỷ luật trong một số khoảng thời gian pháp luật bảo vệ người lao động. Bao gồm trường hợp người lao động đang:
- Nghỉ ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý;
- Bị tạm giữ, tạm giam;
- Chờ kết quả điều tra, xác minh và kết luận của cơ quan có thẩm quyền đối với một số hành vi được quy định tại Điều 125;
- Lao động nữ đang mang thai;
- Nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Pháp luật cũng không cho phép xử lý kỷ luật đối với người lao động thực hiện hành vi vi phạm trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.
Điều này không đồng nghĩa hành vi vi phạm đương nhiên được bỏ qua. Sau khi thời gian được pháp luật bảo vệ kết thúc, doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra thời hiệu xử lý kỷ luật.
6. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là bao lâu?
Theo Điều 123 Bộ luật Lao động: 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm đối với trường hợp thông thường. 12 tháng nếu hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động.
Nếu hết thời gian chưa được xử lý kỷ luật theo khoản 4 Điều 122 mà thời hiệu đã hết hoặc còn nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý, nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày kết thúc khoảng thời gian đó.
Quyết định xử lý kỷ luật cũng phải được ban hành trong thời hiệu luật định.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên phát hiện vi phạm nhưng để hồ sơ kéo dài quá lâu mới bắt đầu xử lý.
7. Doanh nghiệp bị cấm làm gì khi xử lý kỷ luật?
Điều 127 Bộ luật Lao động nghiêm cấm một số hành vi khi xử lý kỷ luật, trong đó đặc biệt cần lưu ý:
Không xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động.
Không phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật.
Không xử lý kỷ luật đối với hành vi không có căn cứ theo nội quy, hợp đồng lao động hoặc quy định của pháp luật lao động.
Ví dụ, doanh nghiệp không thể quy định:
“Đi muộn phạt 500.000 đồng.”
hoặc:
“Vi phạm nội quy bị trừ 20% tiền lương.”
nếu các khoản tiền này được sử dụng như hình thức xử lý kỷ luật lao động.
Cần phân biệt việc phạt tiền với trách nhiệm vật chất. Nếu người lao động làm hư hỏng, làm mất tài sản hoặc gây thiệt hại thì trách nhiệm bồi thường phải được xem xét theo quy định riêng của pháp luật, chứ không thể tự chuyển thành một khoản “tiền phạt”.
8. Kỷ luật lao động có được xóa không?
Có.
Theo Điều 126 Bộ luật Lao động, nếu không tiếp tục vi phạm thì người lao động đương nhiên được xóa kỷ luật sau các thời hạn:
- 03 tháng đối với hình thức khiển trách;
- 06 tháng đối với hình thức kéo dài thời hạn nâng lương;
- 03 năm đối với hình thức cách chức.
Người bị kéo dài thời hạn nâng lương, sau khi đã chấp hành được một nửa thời hạn và có sửa chữa, tiến bộ thì có thể được người sử dụng lao động xem xét giảm thời hạn.
Việc xác định đã được xóa kỷ luật hay chưa đặc biệt quan trọng trong những trường hợp pháp luật xem xét yếu tố tái phạm để áp dụng hình thức kỷ luật nặng hơn.
Trường hợp đã phát sinh vụ việc cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn xử lý kỷ luật lao động của Enterlaw
9. Một số câu hỏi thường gặp về kỷ luật lao động
(1) Tạm đình chỉ công việc có phải là một hình thức xử lý kỷ luật không?
Không.
Điều 124 Bộ luật Lao động chỉ có 04 hình thức kỷ luật gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức và sa thải.
Tạm đình chỉ công việc là một biện pháp pháp luật cho phép áp dụng trong những điều kiện nhất định để phục vụ việc xác minh vụ việc, không phải một hình thức xử lý kỷ luật.
(2) Một hành vi có thể vừa khiển trách vừa kéo dài thời hạn nâng lương không?
Không.
Một hành vi vi phạm chỉ được áp dụng một hình thức xử lý kỷ luật.
Nếu người lao động đồng thời thực hiện nhiều hành vi thì áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.
(3) Công ty có được phạt tiền người lao động vi phạm nội quy không?
Không được sử dụng phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động.
Nếu hành vi thuộc trường hợp phải chịu trách nhiệm vật chất do gây thiệt hại thì việc bồi thường phải được xử lý theo các quy định riêng về trách nhiệm vật chất.
(4) Người lao động có được nhờ luật sư khi bị xử lý kỷ luật không?
Có.
Người lao động có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa khi bị xử lý kỷ luật.
(5) Người lao động không tham dự họp thì doanh nghiệp có xử lý được không?
Không nên hiểu rằng người lao động chỉ cần không đến họp thì doanh nghiệp không thể xử lý.
Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định cụ thể việc thông báo cuộc họp và xử lý trường hợp thành phần phải tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt. Nếu doanh nghiệp đã thực hiện đúng việc thông báo và các yêu cầu khác theo luật thì cuộc họp vẫn có thể được tiến hành.
(6) Có thể sa thải người lao động vì bất kỳ vi phạm nghiêm trọng nào không?
Không.
Căn cứ sa thải phải thuộc các trường hợp pháp luật quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động. Doanh nghiệp không thể chỉ ghi một hành vi là “vi phạm nghiêm trọng” trong nội quy rồi mặc nhiên áp dụng hình thức sa thải.
10. Kết luận của Enterlaw.vn
Kỷ luật lao động là hệ thống các quy định nhằm duy trì trật tự, thời gian, quy trình và sự điều hành trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Khi người lao động vi phạm, người sử dụng lao động có quyền xử lý nhưng phải thực hiện trong phạm vi pháp luật cho phép.
Điều quan trọng không phải là xử lý thật nặng mà là xác định đúng hành vi, chứng minh được lỗi, áp dụng đúng hình thức, đúng thời hiệu và đúng trình tự.
Đối với doanh nghiệp, việc xây dựng nội quy rõ ràng ngay từ đầu và lưu giữ chứng cứ trong quá trình quản lý lao động sẽ giúp việc xử lý vi phạm thuận lợi hơn và hạn chế tranh chấp phát sinh.
Trường hợp đã phát sinh vụ việc cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo Tư vấn luật lao động.
Trân trọng.
