Thành lập hợp tác xã là lựa chọn phù hợp khi nhiều cá nhân, hộ gia đình hoặc tổ chức muốn cùng hợp tác sản xuất, kinh doanh và hỗ trợ lẫn nhau trên cơ sở tự nguyện, bình đẳng. Theo Luật Hợp tác xã 2023, chỉ cần tối thiểu 05 thành viên chính thức là có thể thành lập hợp tác xã, thay vì 07 thành viên như quy định trước đây.
Tuy nhiên, để hợp tác xã được đăng ký và hoạt động hợp pháp, các sáng lập viên còn phải đáp ứng các điều kiện về thành viên, vốn góp, tên, trụ sở, ngành nghề, Điều lệ và cơ cấu quản trị.
Bài viết dưới đây của Enterlaw sẽ làm rõ thành lập hợp tác xã là gì, điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập hợp tác xã theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Thành lập hợp tác xã là gì?
Theo khoản 7 Điều 4 Luật Hợp tác xã 2023, hợp tác xã là tổ chức có tư cách pháp nhân do ít nhất 05 thành viên chính thức tự nguyện thành lập, hợp tác tương trợ trong sản xuất, kinh doanh, tạo việc làm nhằm đáp ứng nhu cầu chung về kinh tế, văn hóa và xã hội của thành viên.
Có thể hiểu, thành lập hợp tác xã là quá trình các thành viên thống nhất cùng xây dựng một tổ chức kinh tế tập thể, xác lập thành viên, vốn điều lệ, Điều lệ, cơ cấu quản trị và thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Khác với doanh nghiệp mà quyền quản trị thường gắn nhiều với tỷ lệ vốn sở hữu, hợp tác xã được tổ chức trên các nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ, tự chủ và tự chịu trách nhiệm. Vì vậy, việc lựa chọn mô hình hợp tác xã cần xuất phát từ nhu cầu hợp tác thực tế giữa các thành viên, không chỉ từ nhu cầu góp vốn kinh doanh.
Bạn đọc có thể xem thêm về nguyên tắc tổ chức và hoạt động của hợp tác xã để hiểu rõ hơn sự khác biệt giữa hợp tác xã và các mô hình kinh doanh khác.
2. Điều kiện thành lập hợp tác xã
Để thành lập hợp tác xã, các sáng lập viên cần đáp ứng các điều kiện thành lập hợp tác xã về thành viên, nhu cầu hợp tác, vốn, tên, trụ sở, ngành nghề và tổ chức quản trị.
2.1 Có ít nhất 05 thành viên chính thức
Theo Luật Hợp tác xã 2023, hợp tác xã phải có ít nhất 05 thành viên chính thức.
Đây là điểm mới so với Luật Hợp tác xã 2012 trước đây yêu cầu tối thiểu 07 thành viên. Vì vậy, các hướng dẫn vẫn yêu cầu phải có 07 người để thành lập hợp tác xã hiện không còn phù hợp.
Thành viên chính thức có thể là cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc pháp nhân nếu đáp ứng các điều kiện tại Điều 30 Luật Hợp tác xã 2023.
Trường hợp cần tìm hiểu riêng về số lượng và cơ cấu thành viên, bạn đọc có thể tham khảo bài Thành lập hợp tác xã cần bao nhiêu thành viên?.
2.2 Thành viên phải có nhu cầu hợp tác và thực hiện nghĩa vụ thành viên
Hợp tác xã không chỉ là một tổ chức để các thành viên cùng góp vốn. Thành viên phải tự nguyện gia nhập, thực hiện quyền và nghĩa vụ theo Luật Hợp tác xã, Điều lệ và các thỏa thuận của hợp tác xã.
Tùy mô hình hoạt động, thành viên có thể sử dụng sản phẩm, dịch vụ của hợp tác xã, góp sức lao động hoặc tham gia các hoạt động kinh tế chung theo quy định.
2.3 Có vốn điều lệ và xác định phần vốn góp
Các thành viên thống nhất mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô và nhu cầu hoạt động của hợp tác xã.
Theo Điều 74 Luật Hợp tác xã 2023, phần vốn góp của một thành viên chính thức không được vượt quá 30% vốn điều lệ của hợp tác xã.
Thành viên phải góp đủ phần vốn đã cam kết trong thời hạn do Điều lệ quy định nhưng chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày hợp tác xã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc kể từ ngày thành viên được kết nạp.
Khoảng thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn hoặc thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn có thể không tính vào thời hạn này theo quy định pháp luật.
2.4 Có tên và trụ sở chính hợp pháp
Hợp tác xã phải có tên riêng phù hợp với quy định pháp luật. Tên phải bao gồm cụm từ “Hợp tác xã”, không được thuộc trường hợp bị cấm hoặc gây nhầm lẫn với tổ chức đã đăng ký.
Trụ sở chính phải được xác định rõ và đặt trên lãnh thổ Việt Nam.
2.5 Có ngành, nghề hoạt động phù hợp
Hợp tác xã được lựa chọn ngành, nghề sản xuất, kinh doanh phù hợp với mục tiêu hoạt động và quy định pháp luật.
Nếu hoạt động trong ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã không đồng nghĩa với việc được phép triển khai ngay hoạt động đó. Hợp tác xã còn phải đáp ứng điều kiện hoặc có giấy phép chuyên ngành tương ứng nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu.
2.6 Có Điều lệ và cơ cấu tổ chức quản trị
Các sáng lập viên phải xây dựng và thông qua Điều lệ hợp tác xã.
Điều lệ cần quy định những nội dung quan trọng như quyền và nghĩa vụ của thành viên, vốn góp, nguyên tắc quản trị, phân phối thu nhập, kết nạp và chấm dứt tư cách thành viên, xử lý tài sản và các vấn đề nội bộ khác.
Điều lệ có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình quản trị và hoạt động sau này. Bạn đọc có thể xem chi tiết tại bài Điều lệ hợp tác xã gồm những nội dung gì?.
3. Ai có thể tham gia thành lập hợp tác xã?
Theo Điều 30 Luật Hợp tác xã 2023, thành viên chính thức của hợp tác xã có thể bao gồm:
- Cá nhân là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Cá nhân là nhà đầu tư nước ngoài có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định pháp luật về đầu tư;
- Hộ gia đình, tổ hợp tác và tổ chức khác không có tư cách pháp nhân được thành lập, hoạt động tại Việt Nam;
- Pháp nhân Việt Nam.
Đối với hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc tổ chức khác không có tư cách pháp nhân, các thành viên phải cử người đại diện để thực hiện quyền và nghĩa vụ của thành viên hợp tác xã.
Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài, cần đặc biệt lưu ý các điều kiện về đầu tư, tiếp cận thị trường, tỷ lệ thành viên và tỷ lệ vốn góp.
Theo Luật Hợp tác xã 2023, tổng số thành viên chính thức là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài và cá nhân là nhà đầu tư nước ngoài phải dưới 35% tổng số thành viên chính thức của hợp tác xã. Đồng thời, tổng phần vốn góp của nhóm đối tượng này không được vượt quá 30% vốn điều lệ.
Người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam còn có thể trở thành thành viên liên kết không góp vốn nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật tương ứng.
Vì vậy, đối với hợp tác xã có yếu tố nước ngoài, nên rà soát riêng về điều kiện đầu tư và cơ cấu thành viên trước khi thực hiện thủ tục.
4. Hồ sơ thành lập hợp tác xã gồm những gì?
Theo Điều 42 Luật Hợp tác xã 2023, hồ sơ đăng ký thành lập hợp tác xã gồm:
(1) Giấy đề nghị đăng ký thành lập hợp tác xã;
(2) Điều lệ hợp tác xã;
(3) Nghị quyết Hội nghị thành lập;
(5) Danh sách thành viên chính thức, thành viên liên kết góp vốn;
- Danh sách và số định danh cá nhân của người đại diện theo pháp luật là người Việt Nam; trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài thì có danh sách và bản sao giấy tờ pháp lý tương ứng;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với cá nhân là nhà đầu tư nước ngoài thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Luật Hợp tác xã 2023;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với dự án thành lập hợp tác xã trong trường hợp có cá nhân là nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia thành lập.
Các thông tin về thành viên, vốn góp, người đại diện theo pháp luật và cơ cấu quản trị trong hồ sơ phải thống nhất với Điều lệ, Nghị quyết Hội nghị thành lập và các tài liệu liên quan.
Biểu mẫu và cách thức đăng ký hiện nay được thực hiện theo Nghị định 295/2026/NĐ-CP về đăng ký tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
Trong thực tế, hồ sơ không thống nhất về thành viên, vốn góp, Điều lệ hoặc người đại diện là một trong những nguyên nhân thường dẫn đến yêu cầu sửa đổi. Bạn đọc có thể tham khảo thêm những lỗi thường gặp khi làm hồ sơ thành lập hợp tác xã.
5. Thủ tục thành lập hợp tác xã được thực hiện như thế nào?
Chi tiết thủ tục thành lập hợp tác xã có thể khác nhau tùy trường hợp, nhưng về cơ bản được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1. Xác định thành viên và phương án thành lập
Các sáng lập viên thống nhất về thành viên chính thức, ngành nghề hoạt động, tên, trụ sở, vốn điều lệ, mức vốn góp của từng thành viên và mô hình tổ chức của hợp tác xã.
Bước 2. Chuẩn bị nội dung Hội nghị thành lập
Các sáng lập viên xây dựng dự thảo Điều lệ, phương án tổ chức hoạt động, cơ cấu quản trị, nhân sự dự kiến và các nội dung cần đưa ra Hội nghị thành lập xem xét, quyết định.
Bước 3. Tổ chức Hội nghị thành lập hợp tác xã
Hội nghị xem xét và thông qua các nội dung cần thiết để thành lập hợp tác xã, bao gồm Điều lệ, phương án hoạt động, cơ cấu quản trị, người đại diện theo pháp luật và các vấn đề thuộc thẩm quyền.
Kết quả Hội nghị được thể hiện bằng Nghị quyết Hội nghị thành lập.
Bước 4. Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký
Người được ủy quyền chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập theo Điều 42 Luật Hợp tác xã 2023 và quy định đăng ký hiện hành.
Hồ sơ được nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo phương thức trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trên môi trường điện tử theo quy định.
Bước 5. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã
Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.
Nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện, hợp tác xã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
6. Thành lập hợp tác xã nộp hồ sơ ở đâu? Mất bao lâu?
Theo quy định đăng ký hiện hành, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hợp tác xã đặt trụ sở chính là cơ quan xử lý, giải quyết hồ sơ đăng ký hợp tác xã.
Người được ủy quyền đăng ký có thể lựa chọn nộp hồ sơ và nhận kết quả tại bất kỳ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nào trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi hợp tác xã đặt trụ sở chính. Tuy nhiên, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt trụ sở chính vẫn là cơ quan xử lý hồ sơ.
Bạn đọc có thể xem riêng hướng dẫn về đăng ký hợp tác xã ở đâu để xác định đúng cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Theo Điều 42 Luật Hợp tác xã 2023, thời hạn xem xét hồ sơ đăng ký thành lập thông thường là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Trên thực tế, tổng thời gian để thành lập hợp tác xã có thể dài hơn do còn phụ thuộc vào việc xây dựng Điều lệ, thống nhất thành viên, vốn góp, tổ chức Hội nghị thành lập và việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu có.
7. Chi phí thành lập hợp tác xã
Chi phí thành lập hợp tác xã có thể bao gồm lệ phí nhà nước, các chi phí cần thiết để đưa hợp tác xã vào hoạt động và phí dịch vụ tư vấn nếu khách hàng sử dụng đơn vị chuyên môn.
Lệ phí đăng ký được thực hiện theo quy định áp dụng tại thời điểm nộp hồ sơ.
Sau khi thành lập, hợp tác xã có thể phát sinh thêm chi phí về chữ ký số, hóa đơn điện tử, biển hiệu, kế toán, tài khoản ngân hàng hoặc giấy phép chuyên ngành tùy vào hoạt động thực tế.
Đối với dịch vụ thành lập hợp tác xã, mức phí phụ thuộc vào số lượng thành viên, ngành nghề, vốn góp, tài sản góp vốn, cơ cấu quản trị và việc hợp tác xã có yếu tố nhà đầu tư nước ngoài hay không.
Trường hợp khách hàng không có thời gian tự chuẩn bị hồ sơ hoặc cần luật sư xây dựng Điều lệ, cơ cấu thành viên và thực hiện thủ tục, có thể tham khảo dịch vụ đăng ký hợp tác xã trọn gói của Enterlaw.
Để được tư vấn và báo phí cụ thể theo từng hồ sơ, Quý khách vui lòng liên hệ Enterlaw – Hotline: 0903 298 555.
8. Sau khi thành lập hợp tác xã cần làm gì?
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, hợp tác xã cần tiếp tục hoàn thiện các công việc để đưa hoạt động vào vận hành.
Trước hết, hợp tác xã cần tổ chức việc góp vốn của thành viên đúng mức và thời hạn đã cam kết, lập và quản lý sổ đăng ký thành viên, hoàn thiện các quy chế quản trị nội bộ.
Sau khi thành viên góp đủ phần vốn đã cam kết, hợp tác xã thực hiện cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp và ghi nhận thông tin theo quy định.
Bên cạnh đó, hợp tác xã cần thực hiện các công việc liên quan đến thuế, kế toán, tài khoản ngân hàng, chữ ký số, hóa đơn điện tử, biển hiệu, lao động và bảo hiểm xã hội nếu phát sinh.
Đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, hợp tác xã phải tiếp tục đáp ứng điều kiện hoặc thực hiện thủ tục xin giấy phép chuyên ngành trước khi triển khai hoạt động nếu pháp luật yêu cầu.
9. Câu hỏi thường gặp về thành lập hợp tác xã
(1) Thành lập hợp tác xã cần tối thiểu bao nhiêu người?
Theo Luật Hợp tác xã 2023, cần ít nhất 05 thành viên chính thức để thành lập hợp tác xã. Quy định phải có tối thiểu 07 thành viên theo Luật Hợp tác xã 2012 không còn áp dụng.
(2) Một thành viên được góp tối đa bao nhiêu vốn?
Phần vốn góp của một thành viên chính thức không được vượt quá 30% vốn điều lệ của hợp tác xã.
Ví dụ, hợp tác xã có vốn điều lệ 1 tỷ đồng thì phần vốn góp của một thành viên chính thức không được vượt quá 300 triệu đồng.
(3) Có bắt buộc phải góp đủ vốn ngay khi thành lập không?
Không. Thành viên phải góp đủ phần vốn đã cam kết trong thời hạn do Điều lệ quy định nhưng chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày hợp tác xã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc kể từ ngày thành viên được kết nạp, trừ khoảng thời gian được loại trừ theo quy định đối với một số tài sản góp vốn.
(4) Người nước ngoài có được tham gia thành lập hợp tác xã không?
Có, nhưng phải đáp ứng các điều kiện pháp luật tương ứng.
Cá nhân là nhà đầu tư nước ngoài có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư có thể trở thành thành viên chính thức hoặc thành viên liên kết góp vốn nếu đáp ứng điều kiện tại Điều 30 Luật Hợp tác xã 2023 và pháp luật về đầu tư.
Đồng thời, cần lưu ý giới hạn về tỷ lệ thành viên và tỷ lệ vốn góp của nhóm nhà đầu tư nước ngoài trong hợp tác xã.
(5) Hợp tác xã có tư cách pháp nhân không?
Có. Hợp tác xã là tổ chức có tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình theo quy định pháp luật.
(6) Có thể thành lập hợp tác xã để kinh doanh không?
Có. Hợp tác xã có thể tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp sản phẩm, dịch vụ và thực hiện các hoạt động kinh tế phù hợp với mục tiêu của hợp tác xã và quy định pháp luật.
Tuy nhiên, hợp tác xã không phải là một loại hình doanh nghiệp chỉ được tổ chức trên cơ sở vốn góp. Mô hình hợp tác xã có những nguyên tắc riêng về thành viên, quản trị dân chủ, vốn góp, giao dịch nội bộ, phân phối thu nhập và tài sản chung không chia.
(7) Có nên thuê luật sư khi thành lập hợp tác xã không?
Pháp luật không bắt buộc phải thuê luật sư. Với mô hình đơn giản, các thành viên có thể tự chuẩn bị và thực hiện thủ tục đăng ký.
Tuy nhiên, việc sử dụng luật sư có thể cần thiết khi hợp tác xã có nhiều thành viên, góp vốn bằng tài sản, có nhà đầu tư nước ngoài, hoạt động trong ngành nghề có điều kiện hoặc cần xây dựng Điều lệ và cơ chế quản trị chặt chẽ ngay từ đầu.
11. Enterlaw tư vấn thành lập hợp tác xã
Nếu chưa xác định được mô hình hợp tác xã, cơ cấu thành viên, vốn góp hoặc cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đăng ký, Enterlaw cung cấp dịch vụ đăng ký hợp tác xã, từ tư vấn mô hình, xây dựng Điều lệ đến đại diện thực hiện thủ tục đăng ký.
Đối với các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình tổ chức và hoạt động, khách hàng có thể sử dụng dịch vụ luật sư tư vấn Luật Hợp tác xã để được hỗ trợ về thành viên, vốn góp, quản trị, hợp đồng, thay đổi đăng ký, tranh chấp và các vấn đề liên quan.
Việc thiết kế đúng cơ cấu thành viên, vốn góp và cơ chế quản trị ngay từ đầu có thể giúp hợp tác xã hạn chế đáng kể những vướng mắc và tranh chấp trong quá trình hoạt động.
Quý khách vui lòng liên hệ Enterlaw – để được luật sư tư vấn và hỗ trợ.
