Thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam là phương án để thương nhân nước ngoài hiện diện và trực tiếp cung ứng dịch vụ trong phạm vi được cấp phép. Khác với văn phòng đại diện, chi nhánh có thể giao kết hợp đồng, thực hiện hoạt động thương mại và phát sinh doanh thu nếu nội dung đó phù hợp với ngành nghề của công ty mẹ, cam kết mở cửa thị trường và pháp luật chuyên ngành.
Tuy nhiên, công ty nước ngoài hoạt động đủ 05 năm chưa chắc đã được mở chi nhánh. Doanh nghiệp còn phải kiểm tra quốc gia thành lập, thời hạn hoạt động, ngành dịch vụ dự kiến, trụ sở, người đứng đầu và yêu cầu đối với tài liệu do nước ngoài cấp. Một số hồ sơ còn phải lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành.
Bài viết dưới đây phân tích điều kiện, hồ sơ, nơi nộp, trình tự xử lý và những công việc cần thực hiện sau khi được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh.
Lưu ý: Bài viết đề cập chi nhánh do thương nhân nước ngoài thành lập trực tiếp tại Việt Nam. Nếu một doanh nghiệp đã được thành lập tại Việt Nam muốn mở đơn vị phụ thuộc, cần thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty theo pháp luật về doanh nghiệp.
1. Chi nhánh công ty nước ngoài là gì?
“Chi nhánh công ty nước ngoài” là cách gọi thông dụng. Thuật ngữ pháp lý trong Luật Thương mại là chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Đây là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập và hoạt động thương mại tại Việt Nam theo pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Chi nhánh không phải là pháp nhân độc lập và cũng không phải công ty con. Công ty mẹ chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của chi nhánh. Chi nhánh chỉ được hoạt động trong phạm vi công ty mẹ ủy quyền, nội dung ghi trên giấy phép và điều kiện của pháp luật chuyên ngành.
Ví dụ về thành lập chi nhánh công ty nước ngoài
Giả sử Công ty A được thành lập ở nước ngoài, đã hoạt động 08 năm và đang cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý. Công ty A muốn mở chi nhánh tại Hà Nội để trực tiếp ký hợp đồng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng tại Việt Nam.
Việc Công ty A đã hoạt động trên 05 năm mới chỉ đáp ứng một điều kiện. Công ty còn phải kiểm tra dịch vụ tư vấn quản lý có được phép hiện diện tại Việt Nam dưới hình thức chi nhánh theo điều ước quốc tế áp dụng hay không; ngành nghề đó có thuộc phạm vi hoạt động của công ty mẹ hay không; đồng thời phải có trụ sở, người đứng đầu và bộ hồ sơ hợp lệ.
Nếu Việt Nam không cho phép hiện diện dưới hình thức chi nhánh đối với dịch vụ dự kiến, Công ty A phải cân nhắc thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoặc lựa chọn mô hình phù hợp khác. Nếu nhu cầu chỉ là liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến cơ hội kinh doanh, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thể là phương án gọn hơn.
2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty nước ngoài
Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh khi đáp ứng các điều kiện sau:
2.1 Công ty mẹ được thành lập hợp pháp
Công ty mẹ phải được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận.
2.2 Công ty mẹ đã hoạt động ít nhất 05 năm
Thời gian 05 năm được tính từ ngày thương nhân nước ngoài được thành lập hoặc đăng ký. Nếu giấy đăng ký hiện tại chỉ thể hiện ngày cấp lại hoặc ngày cập nhật, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm tài liệu chứng minh thời điểm thành lập ban đầu.
2.3 Thời hạn hoạt động còn lại ít nhất 01 năm
Nếu giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương có quy định thời hạn hoạt động, thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ. Điều kiện này không đặt ra nếu tài liệu đăng ký của công ty mẹ không giới hạn thời gian tồn tại.
2.4 Nội dung hoạt động phù hợp
Nội dung hoạt động của chi nhánh phải đồng thời:
- Phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong điều ước quốc tế có liên quan;
- Phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty mẹ;
- Tuân thủ quy định chuyên ngành và điều kiện kinh doanh tại Việt Nam.
Đây là nội dung quan trọng nhất khi đánh giá tính khả thi. Công ty mẹ có thể đăng ký nhiều ngành nghề ở nước ngoài, nhưng Việt Nam không nhất thiết cho phép hiện diện dưới hình thức chi nhánh đối với tất cả ngành nghề đó.
Nếu nội dung hoạt động không phù hợp với cam kết của Việt Nam, hoặc công ty mẹ đến từ quốc gia, vùng lãnh thổ không tham gia điều ước quốc tế liên quan, việc thành lập chi nhánh phải được Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.
Trường hợp hoạt động trong ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, chi nhánh chỉ được triển khai sau khi đáp ứng điều kiện hoặc có giấy phép chuyên ngành tương ứng. Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ tư vấn Luật đầu tư để đánh giá điều kiện tiếp cận thị trường và lựa chọn mô hình hiện diện phù hợp.
3. Yêu cầu về tên, trụ sở và người đứng đầu chi nhánh
3.1 Tên chi nhánh
Tên chi nhánh phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Chi nhánh”; được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Tên phải được viết hoặc gắn tại trụ sở. Trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ, tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành, tên chi nhánh phải có khổ chữ nhỏ hơn tên của thương nhân nước ngoài.
Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
3.2 Trụ sở chi nhánh
Địa điểm đặt trụ sở phải phù hợp với quy định về an ninh, trật tự, an toàn, vệ sinh lao động và điều kiện pháp lý liên quan. Chi nhánh không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở.
Trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn, doanh nghiệp nên kiểm tra quyền cho thuê của bên cho thuê, công năng của địa điểm và sự thống nhất giữa địa chỉ trên hợp đồng với tài liệu pháp lý của địa điểm.
3.3 Người đứng đầu chi nhánh
Người đứng đầu chịu trách nhiệm trước công ty mẹ về hoạt động của mình và của chi nhánh trong phạm vi được ủy quyền; đồng thời tự chịu trách nhiệm đối với hoạt động vượt quá phạm vi ủy quyền.
Người đứng đầu chi nhánh không được đồng thời là:
- Người đứng đầu văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài khác;
- Người đứng đầu văn phòng đại diện của chính công ty mẹ;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đứng đầu phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ, có sự đồng ý của công ty mẹ. Nếu không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không có ủy quyền hợp lệ, công ty mẹ phải bổ nhiệm người đứng đầu khác theo quy định.
4. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty nước ngoài
Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh gồm 01 bộ:
| STT | Thành phần hồ sơ | Nội dung cần lưu ý |
|---|---|---|
| 1 | Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh | Sử dụng Mẫu MĐ-5; do đại diện có thẩm quyền của công ty mẹ ký |
| 2 | Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của công ty mẹ | Chứng minh tư cách pháp lý, thời gian hoạt động và ngành nghề của thương nhân nước ngoài |
| 3 | Văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh | Thống nhất với hộ chiếu, điều lệ và nội dung ủy quyền |
| 4 | Báo cáo tài chính có kiểm toán của năm tài chính gần nhất | Có thể thay bằng xác nhận nghĩa vụ thuế, tài chính hoặc giấy tờ tương đương chứng minh công ty mẹ vẫn tồn tại và hoạt động |
| 5 | Điều lệ hoạt động của chi nhánh | Thể hiện cơ cấu, phạm vi hoạt động, quyền hạn của người đứng đầu và quan hệ với công ty mẹ |
| 6 | Giấy tờ của người đứng đầu chi nhánh | Hộ chiếu; nếu là người Việt Nam có thể sử dụng giấy tờ định danh theo quy định |
| 7 | Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở | Thỏa thuận thuê, biên bản ghi nhớ hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng; kèm tài liệu pháp lý của địa điểm |
Tùy ngành nghề, doanh nghiệp có thể phải bổ sung tài liệu giải trình hoặc tài liệu chuyên ngành.
Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật
Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của công ty mẹ phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định.
Giấy đăng ký kinh doanh, văn bản bổ nhiệm, tài liệu tài chính, điều lệ chi nhánh và hộ chiếu của người đứng đầu là người nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo pháp luật Việt Nam.
Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu trước khi xử lý tài liệu để tránh sai chuỗi chứng nhận, sai thẩm quyền ký hoặc không thống nhất tên, địa chỉ của công ty mẹ giữa các bản dịch.
5. Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty nước ngoài ở đâu?
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi dự kiến đặt trụ sở chi nhánh. Tùy cách tổ chức tại từng địa phương, hồ sơ có thể được tiếp nhận qua Trung tâm Phục vụ hành chính công, Sở Công Thương hoặc cơ quan, bộ phận được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao nhiệm vụ. Hồ sơ được nộp theo một trong các phương thức:
- Nộp trực tiếp;
- Gửi qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp trực tuyến nếu địa phương đã cung cấp dịch vụ và hồ sơ đáp ứng điều kiện điện tử.
Do đầu mối tiếp nhận, cách kê khai trực tuyến và phí, lệ phí có thể được địa phương công bố khác nhau, doanh nghiệp nên tra cứu thủ tục tại nơi đặt chi nhánh ngay trước ngày nộp.
6. Trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết
Bước 1. Đánh giá điều kiện và chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp kiểm tra ngành dịch vụ, quyền mở chi nhánh, ngành nghề của công ty mẹ, trụ sở và người đứng đầu; sau đó chuẩn bị, hợp pháp hóa, dịch thuật và chứng thực tài liệu theo yêu cầu.
Bước 2. Nộp hồ sơ
Hồ sơ được nộp đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc đầu mối được địa phương giao tiếp nhận. Người nộp cần lưu giấy biên nhận hoặc mã hồ sơ để theo dõi.
Bước 3. Kiểm tra và bổ sung hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết.
Khi nhận thông báo, doanh nghiệp cần trả lời đầy đủ từng nội dung và chỉnh đồng bộ các tài liệu liên quan. Thời hạn cấp phép được tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ, không tính từ ngày nộp bộ hồ sơ đầu tiên nếu hồ sơ còn thiếu.
Bước 4. Cấp hoặc từ chối cấp giấy phép
Đối với trường hợp thông thường, trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Nếu phải lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, quy trình gồm:
- Trong 03 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép gửi văn bản lấy ý kiến;
- Trong 05 ngày làm việc từ khi nhận văn bản, Bộ quản lý chuyên ngành trả lời;
- Trong 05 ngày làm việc từ khi nhận ý kiến của Bộ, cơ quan cấp phép quyết định cấp hoặc không cấp giấy phép.
Các mốc trên chưa bao gồm thời gian chuẩn bị giấy tờ tại nước ngoài, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, chuyển phát và sửa đổi hồ sơ.
Kết quả và thời hạn giấy phép
Kết quả của thủ tục là Giấy phép thành lập Chi nhánh. Giấy phép có thời hạn 05 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của công ty mẹ nếu tài liệu đó có quy định thời hạn.
Giấy phép có thể không được cấp nếu thương nhân nước ngoài không đáp ứng điều kiện; đề nghị cấp phép trong vòng 02 năm kể từ ngày bị thu hồi giấy phép theo trường hợp luật định; việc thành lập bị hạn chế vì quốc phòng, an ninh, trật tự, đạo đức xã hội hoặc sức khỏe cộng đồng; hoặc thuộc trường hợp khác theo pháp luật.
7. Sau khi được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cần làm gì?
Tùy hoạt động thực tế, chi nhánh cần rà soát và thực hiện các công việc sau:
- Đăng ký thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế;
- Thực hiện thủ tục về con dấu;
- Mở tài khoản phục vụ hoạt động của chi nhánh;
- Tổ chức kế toán, hóa đơn và chứng từ;
- Treo biển tên tại trụ sở;
- Ký hợp đồng lao động và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm;
- Xin giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài;
- Xin giấy phép chuyên ngành trước khi triển khai hoạt động kinh doanh có điều kiện;
- Ban hành cơ chế ủy quyền và kiểm soát nội bộ;
- Thực hiện chế độ báo cáo.
Trước ngày 30 tháng 01 hằng năm, chi nhánh phải gửi báo cáo theo mẫu về hoạt động của năm trước đến cơ quan cấp phép. Chi nhánh cũng có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Khi thay đổi tên hoặc địa chỉ của công ty mẹ, người đứng đầu, tên chi nhánh, nội dung hoạt động hoặc địa chỉ chi nhánh, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép trong thời hạn luật định.
8. Câu hỏi thường gặp
(1) Công ty nước ngoài chưa hoạt động đủ 05 năm có mở chi nhánh được không?
Không đáp ứng điều kiện chung tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể cân nhắc văn phòng đại diện hoặc thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài tùy mục tiêu và điều kiện tiếp cận thị trường.
(2) Chi nhánh công ty nước ngoài có tư cách pháp nhân không?
Không. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc và công ty mẹ chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của chi nhánh tại Việt Nam.
(3) Chi nhánh có được ký hợp đồng và xuất hóa đơn không?
Chi nhánh có thể ký hợp đồng, phát sinh doanh thu và sử dụng hóa đơn trong phạm vi hoạt động được cấp phép, sau khi hoàn thành thủ tục thuế và đáp ứng quy định về hóa đơn, kế toán.
(4) Có phải hợp pháp hóa lãnh sự toàn bộ hồ sơ không?
Không. Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của công ty mẹ phải được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn. Những tài liệu bằng tiếng nước ngoài thuộc danh mục luật định phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực.
(5) Người đứng đầu chi nhánh có thể là người nước ngoài không?
Có. Nếu làm việc tại Việt Nam, người đó còn phải tuân thủ quy định về nhập cảnh, giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
(6) Thành lập chi nhánh có cần Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư không?
Việc thành lập chi nhánh trực tiếp của thương nhân nước ngoài theo Nghị định 07 được thực hiện bằng thủ tục xin Giấy phép thành lập Chi nhánh, không phải thủ tục thông thường để thành lập tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài. Nếu lựa chọn thành lập doanh nghiệp để thực hiện dự án, nhà đầu tư cần xác định riêng nghĩa vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
(7) Lệ phí cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh là bao nhiêu?
Doanh nghiệp cần kiểm tra thủ tục và thông báo thu của địa phương tại thời điểm nộp hồ sơ. Không nên tự động áp dụng mức 3.000.000 đồng quy định tại Thông tư 143/2016/TT-BTC, vì mức này áp dụng đối với Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, không phải Giấy phép thành lập Chi nhánh.
9. Kết luận của enterlaw.vn
Thành lập chi nhánh công ty nước ngoài không chỉ là việc chuẩn bị biểu mẫu. Công ty mẹ phải đáp ứng điều kiện về tư cách và thời gian hoạt động; ngành dịch vụ phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường; hồ sơ nước ngoài phải được xử lý đúng hình thức; đồng thời chi nhánh phải có trụ sở và người đứng đầu phù hợp.
Doanh nghiệp nên kiểm tra tính khả thi trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn, bổ nhiệm nhân sự hoặc hợp pháp hóa toàn bộ giấy tờ. Nếu cần đánh giá ngành nghề, lựa chọn mô hình hiện diện hoặc thực hiện thủ tục cấp phép, Quý khách có thể liên hệ Enterlaw để được luật sư tư vấn và hỗ trợ.
