Thủ tục thành lập công ty là bước đầu tiên để cá nhân, tổ chức đưa hoạt động kinh doanh vào khuôn khổ pháp lý. Người thành lập cần lựa chọn loại hình doanh nghiệp, chuẩn bị tên công ty, trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật và hồ sơ tương ứng.
Theo quy định hiện hành, hồ sơ thành lập doanh nghiệp có thể được nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử. Thời hạn xử lý thông thường là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, để công ty chính thức đi vào hoạt động, doanh nghiệp còn phải thực hiện một số công việc liên quan đến góp vốn, thuế, hóa đơn, lao động và giấy phép chuyên ngành.
Bài viết dưới đây của Enterlaw.vn hướng dẫn cụ thể thủ tục mở công ty, hồ sơ, thẩm quyền, thời gian và chi phí theo quy định mới nhất.
1. Thành lập công ty cần đáp ứng điều kiện gì?
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, người thành lập cần xác định các nội dung cơ bản của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để xây dựng điều lệ và kê khai thông tin đăng ký doanh nghiệp.
1.1 Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15, các loại hình doanh nghiệp gồm:
- Công ty TNHH một thành viên;
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên;
- Công ty cổ phần;
- Công ty hợp danh;
- Doanh nghiệp tư nhân.
Nếu chỉ có một cá nhân hoặc tổ chức góp vốn, công ty TNHH một thành viên thường là lựa chọn phù hợp. Nếu có nhiều người cùng góp vốn, có thể cân nhắc công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần tùy theo số lượng thành viên, nhu cầu huy động vốn và cơ chế quản trị.
1.2 Người thành lập có quyền thành lập doanh nghiệp
Cá nhân, tổ chức có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, trừ những trường hợp bị cấm theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp.
Một số đối tượng không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp gồm cán bộ, công chức, viên chức; người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự và các trường hợp khác theo quy định pháp luật.
1.3 Tên công ty không thuộc trường hợp bị cấm
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai thành tố:
- Loại hình doanh nghiệp;
- Tên riêng.
Tên dự kiến không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký; không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng nếu chưa được chấp thuận; không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục.
Người thành lập nên tra cứu tên dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ.
1.4 Trụ sở phải có địa chỉ rõ ràng
Trụ sở chính phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam và có địa chỉ được xác định theo địa giới hành chính.
Không nên sử dụng căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở làm trụ sở công ty. Nếu địa điểm nằm trong tòa nhà hỗn hợp, người thành lập cần kiểm tra tài liệu chứng minh khu vực dự kiến sử dụng có chức năng thương mại, dịch vụ hoặc văn phòng.
1.5 Ngành, nghề kinh doanh phù hợp
Doanh nghiệp được quyền kinh doanh những ngành, nghề mà pháp luật không cấm. Khi đăng ký, ngành nghề cần được kê khai phù hợp với hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và quy định pháp luật chuyên ngành.
Đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa đồng nghĩa với việc công ty được phép hoạt động ngay. Doanh nghiệp phải đáp ứng đủ điều kiện và xin giấy phép, giấy chứng nhận hoặc chấp thuận chuyên ngành nếu pháp luật yêu cầu.
1.6 Xác định vốn điều lệ và người đại diện theo pháp luật
Doanh nghiệp tự quyết định mức vốn điều lệ, trừ ngành, nghề có yêu cầu riêng về vốn, ký quỹ hoặc năng lực tài chính. Mức vốn đăng ký nên phù hợp với quy mô hoạt động và khả năng góp vốn thực tế.
Công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật. Nếu có nhiều người đại diện, điều lệ cần quy định cụ thể chức danh, quyền và nghĩa vụ của từng người.
2. Hồ sơ thành lập công ty gồm những gì?
Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Về cơ bản, hồ sơ đăng ký thành lập công ty có thể gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty, trừ doanh nghiệp tư nhân;
- Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh;
- Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần, nếu có;
- Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, nếu có;
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, người đại diện theo pháp luật và người có liên quan;
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền nếu thành viên hoặc cổ đông là tổ chức;
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp nhà đầu tư nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trước khi thành lập doanh nghiệp;
- Văn bản ủy quyền và giấy tờ kèm theo nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật.
Trong trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh có thể khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu có liên quan, người nộp hồ sơ có thể không phải nộp lại một số giấy tờ đã có dữ liệu theo quy định.
Thông tin về tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn và người đại diện phải thống nhất giữa giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ và các danh sách kèm theo.
Người nộp hồ sơ nên sử dụng đúng biểu mẫu mới nhất trên hệ thống, tránh sử dụng lại những mẫu cũ được ban hành theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
3. Thủ tục thành lập công ty được thực hiện như thế nào?
Quy trình đăng ký thành lập công ty thường được thực hiện qua 05 bước:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin thành lập công ty
Người thành lập cần thống nhất các nội dung: Loại hình doanh nghiệp, tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành, nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thành viên hoặc cổ đông góp vốn, tỷ lệ và loại tài sản góp vốn, người đại diện theo pháp luật, cơ cấu quản lý và nguyên tắc ra quyết định.
Việc xác định rõ những nội dung này ngay từ đầu giúp hạn chế phải sửa đổi hồ sơ hoặc thay đổi đăng ký doanh nghiệp ngay sau khi thành lập.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ
Hồ sơ được chuẩn bị tương ứng với loại hình doanh nghiệp đã lựa chọn. Điều lệ cần quy định rõ quyền và nghĩa vụ của thành viên hoặc cổ đông; cơ cấu tổ chức; thẩm quyền quyết định; nguyên tắc phân chia lợi nhuận; xử lý phần vốn góp và giải quyết tranh chấp nội bộ.
Doanh nghiệp cũng cần xác định và kê khai chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc trường hợp phải kê khai theo quy định.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Người thành lập hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể được nộp bằng một trong các phương thức:
- Nộp trực tiếp;
- Nộp qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp qua mạng thông tin điện tử.
Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ
Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận gửi thông báo bằng văn bản hoặc thông báo điện tử, trong đó nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
- Nếu hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Nhận kết quả và công bố nội dung đăng ký
Kết quả của thủ tục là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong đó ghi nhận các thông tin cơ bản gồm:
- Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ;
- Thông tin người đại diện theo pháp luật.
Doanh nghiệp đồng thời thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia theo quy định.
4. Nộp hồ sơ thành lập công ty ở đâu?
Hồ sơ được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Tên gọi, cơ cấu tổ chức cụ thể được thực hiện theo sự phân công tại từng địa phương.
Người thành lập không phải nộp hồ sơ tại nơi đăng ký thường trú của chủ sở hữu, thành viên hoặc người đại diện theo pháp luật. Ví dụ, cá nhân thường trú tại Thanh Hóa vẫn có thể thành lập công ty tại Hà Nội và nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền tại Hà Nội.
Cần phân biệt:
- Thành lập công ty thuộc thẩm quyền của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, cụ thể là Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính.
- Thành lập hộ kinh doanh thuộc thẩm quyền của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
Người thành lập có thể tra cứu danh sách cơ quan đăng ký kinh doanh và thực hiện đăng ký kinh doanh theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia.
5. Có thể đăng ký thành lập công ty online không?
Có. Người thành lập có thể thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng gồm các giấy tờ theo quy định được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bằng bản giấy, quy trình cơ bản gồm:
- Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử;
- Lựa chọn thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp;
- Kê khai thông tin đăng ký;
- Tải văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử của hồ sơ lên hệ thống;
- Ký số hoặc ký xác thực hồ sơ;
- Thanh toán phí công bố và các khoản phải nộp;
- Gửi hồ sơ và theo dõi tình trạng xử lý;
- Sửa đổi, bổ sung nếu có thông báo;
- Nhận kết quả theo phương thức đăng ký.
Nếu người thực hiện thủ tục được ủy quyền, hồ sơ trực tuyến phải kèm theo giấy tờ chứng minh việc ủy quyền dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử.
Người thành lập có thể truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tra cứu thông tin và thực hiện thủ tục.
6. Thành lập công ty mất bao lâu?
Theo Điều 26 Luật Doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản những nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Thời hạn xử lý hồ sơ được tính lại từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung.
Trên thực tế, tổng thời gian để hoàn thành thủ tục thành lập công ty thường khoảng 04–07 ngày làm việc, bao gồm thời gian: Chuẩn bị và ký hồ sơ, nộp hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét, nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoàn thành công bố nội dung đăng ký.
Thời gian có thể kéo dài nếu tên doanh nghiệp bị trùng, địa chỉ chưa rõ ràng, ngành nghề kê khai chưa phù hợp, thông tin chủ sở hữu hưởng lợi chưa đầy đủ hoặc hồ sơ có yếu tố nước ngoài.
7. Chi phí thành lập công ty bao nhiêu?
Chi phí thành lập công ty gồm các khoản phải nộp cho Nhà nước, chi phí chuẩn bị điều kiện ban đầu và phí dịch vụ nếu doanh nghiệp thuê đơn vị tư vấn.
7.1 Chi phí nhà nước
Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, các khoản cơ bản gồm:
| Khoản chi phí | Mức thu |
|---|---|
| Lệ phí đăng ký doanh nghiệp | 50.000 đồng/lần |
| Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | 100.000 đồng/lần |
| Đăng ký doanh nghiệp qua mạng | Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp |
Như vậy, nếu nộp trực tiếp, tổng lệ phí đăng ký và phí công bố thông thường là 150.000 đồng. Nếu đăng ký qua mạng, người nộp được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp nhưng vẫn phải nộp phí công bố theo quy định.
7.2 Chi phí khác
Sau khi thành lập, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm:
- Chi phí làm biển hiệu;
- Chi phí khắc dấu nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng con dấu;
- Chi phí mua chữ ký số;
- Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử;
- Chi phí kế toán, kê khai thuế;
- Chi phí thuê trụ sở;
- Phí thẩm định hoặc lệ phí cấp giấy phép chuyên ngành;
- Phí dịch vụ tư vấn và đại diện thực hiện thủ tục.
Enterlaw hiện cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp với các gói chi phí từ 599.000 đồng, tùy loại hình, địa phương, ngành nghề và phạm vi công việc khách hàng yêu cầu.
8. Sau khi thành lập công ty cần làm gì?
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa có nghĩa là công ty đã hoàn tất toàn bộ thủ tục pháp lý. Tùy tình trạng hoạt động, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Làm và treo biển hiệu tại trụ sở;
- Quyết định về số lượng, hình thức và việc sử dụng con dấu; khắc dấu nếu có nhu cầu;
- Mở tài khoản thanh toán phục vụ hoạt động kinh doanh;
- Đăng ký chữ ký số và sử dụng hóa đơn điện tử khi phát sinh nghĩa vụ;
- Thực hiện các thủ tục thuế ban đầu;
- Góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn luật định;
- Thiết lập sổ sách kế toán và lưu trữ hồ sơ;
- Ký hợp đồng lao động, tham gia bảo hiểm bắt buộc nếu sử dụng lao động thuộc diện tham gia;
- Xin giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện chuyên ngành trước khi kinh doanh ngành, nghề có điều kiện.
Đối với công ty TNHH và công ty cổ phần, thành viên hoặc cổ đông phải góp đủ phần vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không tính thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn và thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản.
Khi mở rộng hoạt động sang địa phương khác, doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập chi nhánh công ty, thành lập văn phòng đại diện hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh tùy theo chức năng dự kiến.
9. Câu hỏi thường gặp về thủ tục mở công ty
(1) Thủ tục đăng ký kinh doanh và thủ tục thành lập công ty có giống nhau không?
Trong cách sử dụng thông thường, hai cụm từ này thường cùng chỉ việc đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Tuy nhiên, đăng ký kinh doanh có phạm vi rộng hơn, có thể bao gồm thành lập doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh và các thủ tục thay đổi trong quá trình hoạt động.
(2) Đăng ký giấy phép kinh doanh có phải là cách gọi chính xác không?
“Giấy phép kinh doanh” là cách gọi thông thường của người dân đối với giấy tờ cho phép bắt đầu kinh doanh.
Đối với thủ tục thành lập công ty, tên gọi chính xác của kết quả được cấp là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giấy chứng nhận này không thay thế giấy phép chuyên ngành đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
(3) Một người có được thành lập nhiều công ty không?
Về nguyên tắc, một cá nhân có thể thành lập hoặc góp vốn vào nhiều công ty nếu không thuộc trường hợp bị cấm và không bị hạn chế theo quy định riêng của từng loại hình.
Riêng chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh, trừ trường hợp được sự nhất trí của các thành viên hợp danh còn lại. Mỗi cá nhân cũng chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân.
(4) Có bắt buộc phải chứng minh vốn điều lệ không?
Đối với ngành, nghề thông thường, doanh nghiệp không phải nộp tài liệu chứng minh đã có đủ vốn điều lệ khi đăng ký thành lập.
Tuy nhiên, thành viên hoặc cổ đông phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của mức vốn kê khai và phải góp đủ vốn đúng thời hạn. Ngành, nghề có yêu cầu về vốn, ký quỹ hoặc năng lực tài chính có thể phải đáp ứng điều kiện riêng.
(5) Công ty chưa hoạt động có phải góp đủ vốn không?
Có. Nghĩa vụ góp vốn được tính từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không phụ thuộc vào việc công ty đã phát sinh doanh thu hay chưa.
Nếu không góp đủ vốn đúng hạn, công ty và thành viên, cổ đông phải thực hiện thủ tục điều chỉnh vốn, tỷ lệ sở hữu và chịu trách nhiệm theo quy định.
(6) Có nên tự thực hiện thủ tục thành lập công ty không?
Cá nhân, tổ chức có thể tự chuẩn bị và nộp hồ sơ. Tuy nhiên, nên sử dụng dịch vụ tư vấn nếu chưa xác định được loại hình, cơ cấu góp vốn, ngành nghề, quyền quản lý hoặc công ty có thành viên là tổ chức, nhà đầu tư nước ngoài.
Việc tư vấn ngay từ đầu không chỉ giúp hoàn thiện hồ sơ đăng ký mà còn hạn chế tranh chấp giữa các thành viên và rủi ro trong quá trình vận hành.
10. Liên hệ Enterlaw hỗ trợ thành lập công ty
Enterlaw cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc, từ tư vấn loại hình, tên công ty, trụ sở, ngành nghề và vốn điều lệ đến soạn hồ sơ, đại diện nộp và nhận kết quả. Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin và phối hợp ký hồ sơ theo hướng dẫn.
Nếu bạn chưa rõ hồ sơ cần chuẩn bị hoặc thủ tục nào phải thực hiện sau thành lập, hãy liên hệ Enterlaw.vn – Hotline 0903.298.555 để được luật sư tư vấn. Enterlaw đồng thời hỗ trợ tư vấn luật doanh nghiệp và các giấy phép chuyên ngành cần thiết trong quá trình hoạt động.
